李敬

【摘要】在电子文件时代，开展高校电子文件档案管理工作，需要对电子文件施行档案化管理，电子文件档案化管理是高校电子文件档案管理工作的必然要求。

【关键词】电子文件；电子文件档案；电子文件档案化管理

一、引言

目前，高校随着电子校务管理系统及办公自动化系统的建立和普及，文件从产生到处理过程可以不再使用繁琐的纸张一步一步的完成，而是由计算机和现代化办公设备取代，故电子文件的数量急剧增加，可以说高校办公已经进入电子文件时代。从高校档案管理角度，随之而来的，就是怎样管理电子文件档案，以及如何管理电子文件档案？电子文件檔案还能够像传统纸质档案那样管理吗？为什么说对高校电子文件施行档案化管理是高校电子文件档案管理的必然选择？本文拟对上述问题谈一下自己的思考。

二、电子文件的含义及特点

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。其特点：①信息的非人工读性。

数字信息在传输、存储中有时会经过压缩、加密等处理，只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，才能人工识读它。②系统依赖性。电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。③信息与特定载体之间的可分离性。电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，却不影响其内容的真实。……