李敬

【摘要】在电子文件时代，开展高校电子文件档案管理工作，需要对电子文件施行档案化管理，电子文件档案化管理是高校电子文件档案管理工作的必然要求。

【关键词】电子文件；电子文件档案；电子文件档案化管理

一、引言

目前，高校随着电子校务管理系统及办公自动化系统的建立和普及，文件从产生到处理过程可以不再使用繁琐的纸张一步一步的完成，而是由计算机和现代化办公设备取代，故电子文件的数量急剧增加，可以说高校办公已经进入电子文件时代。从高校档案管理角度，随之而来的，就是怎样管理电子文件档案，以及如何管理电子文件档案？电子文件檔案还能够像传统纸质档案那样管理吗？为什么说对高校电子文件施行档案化管理是高校电子文件档案管理的必然选择？本文拟对上述问题谈一下自己的思考。

二、电子文件的含义及特点

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。其特点：①信息的非人工读性。

数字信息在传输、存储中有时会经过压缩、加密等处理，只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，才能人工识读它。②系统依赖性。电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。③信息与特定载体之间的可分离性。电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，却不影响其内容的真实。④信息的易变性。操作的方便性使得文件信息的改动较为容易，另外，电子文件载体性能的不稳定性，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现，都可能导致原有文件信息在读取时产生变化。⑤信息存储的高密度性。电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工识读的信息介质。随着科学技术的进步，数字介质的存储密度还将继续加大。⑥多种信息媒体的集成性。电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，能够更加真实地再现当时的活动情况。

三、为保证电子文件档案的真实性，必须施行前端控制

1.电子文件档案真实性与文件载体

（1）电子文件档案的管理，最重要的是保证其真实性。如果不真实，电子文件档案就不能成为可信的法律证据和历史记忆，其所表达的内容也就没有多少意义。

（2）传统文件档案保证其真实性的关键，是保证其原始载体的真实性。传统上，只要保证文件载体就是文件创建者所使用的原始载体，就能够保证文件的真实性。人们将保存文件原始载体的行为，称之为归档管理。只要将文件的原始载体妥善地归档保存起来，就能够保证传统文件档案的真实性。

（3）电子文件档案只通过保存其所谓原始载体，已无法确认文件的真实性。电子文件的出现对所谓原始载体的概念，以及相应归档保存原始载体的行为，提出了挑战。由于电子文件的特质不同于传统文件，电子文件内容与载体的可分离性、电子文件结构的两重性和电子文件信息的易变性及易逝性，使得所谓原始载体已经无法对文件的真实性起到保证作用了。

（4）正因为电子文件的特质，更具体地说是电子文件载体的特质不同于传统文件：所以要保证电子文件的真实性，就需要在电子文件管理中，通过保存元数据全面记录文件的来源信息和结构，以及文件管理全过程，来保证文件始终是其创建者的真实意思。

2.电子文件档案的真实性与前端控制

（1）根据电子文件的特点，要想保证电子文件的真实性，只注重归档保存电子文件的内容，只在后端归档环节上下功夫是远远不够的。要想保证电子文件的真实性、完整性、有效性，就需要在文件形成的背景信息，以及与文件处理过程有关的信息等前端环节上下功夫，也就是要主动地、有效地、规范地将这些信息记录下来，并且有效地、有计划地保存下来。

（2）即使要求在电子文件归档的同时，也一起归档电子文件的元数据；但是，如果在电子文件形成处理过程中就忽视了对其背景信息的记录，或者没有考虑建立规范、标准的元数据著录系统；那么，所谓“归档元数据”就不可能真正实现：而保证电子文件真实性、完整性、有效性的基本条件也就丧失了。在电子文件档案管理过程中，由于前端控制的缺失，将使得后端归档管理的作用大大缩水。

（3）电子文件管理的前端控制，是指尽可能把一切能够提前进行的保证文件档案真实性的管理措施，尽量提前到文件形成阶段进行，甚至形成之前进行。从而实现从电子文件开始形成时，就采取了保证文件真实性的各项措施：使电子文件在保证其真实性、完整性、有效性的条件下的“归档管理”，成为前端控制成果的接收。

（4）如果认为电子文件管理可以在后端归档时，补充记录背景信息等元数据，那是不符合实际的设想。因为补充记录，不是实时记录，往往不可能记录齐全，会有很多漏记的信息，文件的真实性就得不到可靠地保证。补充记录最多只能作为临时补救措施使用，前端控制才是基本的、主要的措施。

四、为保证高校电子文件档案管理工作得到有效实施，必须对电子文件施行档案化管理

1.电子文件档案化管理是科学有效归档的前提

（1）所谓电子文件档案化管理，是指从档案管理需要出发对电子文件从形成开始的整个运动的全过程，实行连续的、整体的、一体化的全程管理：确保并且能够证明文件的真实性、完整性、有效性，使文件可以作为档案保存和证据使用：文件不再区分为“文件管理”和“档案管理”两个阶段。

（2）电子文件的“档案化管理”与“归档管理”是两种不同的管理措施。“档案化管理”是使电子文件具备成为档案和法律证据的能力。具备了这种能力的电子文件，才有可能被归档，成为电子文件档案。所以“档案化管理”是为使电子文件档案化而采取的管理措施，比如在电子文件形成开始阶段就建立元数据著录机制等。而“归档管理”则是在电子文件形成后，把文件认定为档案，再移交档案部门管理。

（3）电子文件如果还像传统文件那样只在文件形成“后端”施行“归档管理”，那么电子文件归档以前的真实性无法得到保证。因为，传统文件的真实性可以通过确保载体的原始性来得到证明，因而可以在文件管理“后端”施行“归档管理”，但电子文件却不能。所以，對于电子文件而言，不能用“归档管理”来代替“档案化管理”。“归档管理”实际上强调的是“后端控制”，而非“前端控制”。从档案管理角度，对于电子文件而言，需要强调的恰恰是“前端控制”和“全程控制”。而对电子文件施行“档案化管理”，才能使“前端控制”和“全程控制”真正落到实处。电子文件“档案化管理”的重要意义在于，它是电子文件科学有效归档的前提；只有在此基础之上，才可能科学而有效地实现对所有各种类型电子文件的“归档管理”。

2.电子文件档案化管理是高校电子文件档案管理工作的必然要求

（1）由于电子文件内容和载体可分离等可变性特点，客观上要求，高校档案管理工作必须向前延伸到对电子文件本身的管理，进而必须再向前延伸到对电子文件开始形成阶段的管理，甚至延伸到未形成阶段的管理；也就是由事后的“后端控制”，变为适时的“前端控制”和“全程控制”，甚至是“超前控制”。

（2）从实际需要角度看，电子文件在形成过程中，不管实际运动到何种阶段，不管文书处理程序有否已经完毕，也不管文件价值大小，只要有客观需要，电子文件就可以随时被认定为档案或作为档案使用。所以，在电子文件管理工作中，重要的是，对电子文件从一开始就要进行档案化管理，从而保证电子文件随时可以被认定为档案或作为档案使用。鉴于此种情况，电子文件只有在“后端控制”阶段才能被认定成档案，才能进行归档管理的传统管理模式，显然既不适应客观实际需要，也不太重要了。

（3）电子文件从形成到归档保存或销毁是一个完整的运动过程。在电子文件运动过程中，档案管理工作应从文件形成开始阶段就提早、主动介入，从源头开始控制文件的状态与质量，把需要在文件运动过程中实现的档案管理功能尽量在文件运动过程各个阶段实现。提早、主动介入不仅是确保电子文件真实性、完整性、有效性的有效措施，而且能够优化档案管理功能，提高档案管理效率。

（4）对高校电子文件施行全程控制和前端控制，即从一开始就对电子文件的形成、积累和管理机制施行档案化管理，是高校档案管理工作的必然选择。

总之，电子文件是档案管理的一个新生事物，是档案管理的一次重要变革。在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件自身特点，采用先进的计算机和网络技术对电子文件实行档案化管理是必要的。