肖秀梅

目前，民政档案管理存在一些问题，民政档案管理需要遵循哪些原则，如何提高民政档案管理效率，是民政档案管理亟待解决的问题。

一、当前民政档案管理存在的问题

（一）民政档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（二）民政档案管理不够规范，管理制度不健全。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。如档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了民政档案的真实性和利用价值。

（三）民政档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

（四）档案硬件投入及经费不足。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的民政单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。与此同时，在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个人来编研，使编研产品层次低、质量差、实用性不大，利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。

二、民政专业档案管理应遵循的原则

“统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”是我国档案工作基本原则。民政专业档案管理原则与方法的设定应具体体现出以下几点：

1、统一领导。在国家档案局的统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导下，民政部统一领导全国民政专业档案工作，民政部档案馆负责制定各类专业档案的管理规定、技术标准和业务规范，并对全国民政专业档案工作进行指导、监督、检查。

2、分级分专业管理。县级以上各级地方人民政府民政部门负责制定本级各种民政专业档案管理的规章制度，指导、监督、检查辖区内的民政专业档案工作。县级以上各级人民政府民政部门、乡镇人民政府（街道办事处）以及有关事业单位设立档案机构或设专兼职档案工作岗位，统一管理本机关的各种专业档案，指导本机关业务部门专业档案的形成、积累和归档工作。

3、档案资源完整与安全。维护档案的完整与安全是档案管理的最基本要求，民政专业档案文件材料的归档范围、归档时间和归档要求以及档案保管条件的设计、档案保管期限的确定都应以是否有利于专业档案资源完整与安全为出发点，以便为专业档案工作提供必要的物质基础。

4、档案整理要便于保管和利用。整理是专业档案区别于文书档案的核心内容，各类专业档案材料的形成有不同的特点，其利用需求也不同，因此，整理方法的设计要以便于档案的保管和利用为标准，特别是城乡低保、伤残抚恤人员、社会组织登记档案等动态管理的档案，其整理原则与方法的设计更要体现出这一目的。

三、提高民政档案管理效率的对策

改观目前民政档案管理工作状况，提高民政档案管理效率，实现民政档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要注意的问题解决的问题主要有：

（一）提高民政档案管理的认识。

要充分认识档案工作对促进民政事业发展的重要作用，切实增强做好民政档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证，更是做好民政档案工作的基础。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。

（二）提高民政档案工作人员专业技能和素质。

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（三）调动民政档案管理人员工作积极性。

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于社会，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使民政档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

1、增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使民政档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使民政档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

2、更新观念，实现自我价值。有时搞档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视了总结自己对社会的影响。这要求相关领导人员做好档案管理工作的宣传和教育工作，使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，有为才能有位，使檔案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。