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试论发挥档案的服务作用

2017-07-19李世娇

卷宗 2017年11期
关键词:规范化档案管理人员

李世娇

档案是历史的见证,是国家的一种宝贵财富,是一种重要的信息资源。档案的服务作用发挥得如何,直接关系到党的路线、方针、政策的贯彻落实,关系到领导活动的效率,影响到整个工作的全局。如何充分档案的服务作用,更好地为贯彻落实党的路线、方针、政策服务,为深化改革、扩大开放、加快现代化建设服务,为党委和机关工作服务,是摆在档案管理工作者面前的一个重要课题。本文试就发挥档案的服务作用谈几点认识。

1 档案收集是发挥档案服务作用的基本前提

首先,收集工作面对的是档案材料的形成组织及个人。在开展收集工作时,除严格执行档案工作法规外,还必须考虑有关组织人员的需要、愿望和困难。使档案接收人员与移交人员更好地进行交流和沟通、相互理解、彼此协调、及时化解各种矛盾,促进接收工作顺利进行。

其次,在档案收集中工作中还应注意,在现实工作中,我们经常有许多应当收集的档案未收集,或者已收集的档案由于保管不善而受到损坏和丢失,因此造成档案不完整。这就给各项工作造成损失。所以在收集文书档案的同时,应广泛收集各种门类的档案,如科技档案、照片档案、录音、录像档案、实物档案等。

最后,档案部门要做好档案的收集工作,就必须树立较强的社会责任意识。充分认识到档案收集,实现档案的集中管理,是为了更好地发挥档案的作用,是实现档案为全社会服务的先决条件。

档案收集工作是一项政策性强、涉及面广,周期性长的工作,要求档案收集具有高度的责任感 、广博的知识面和较强的对外协调能力。档案收集人员要有强烈的主人公意识。要经常组织业务培训,提高档案工作人员的业务素质,促进档案工作规范化。

档案收集工作是一项与社会打交道的工作,要求档案人员根据不同的收集对象制定有针对性收集的政策,采取行之有效的方法,做好每一次的档案收集工作。

2 有效利用是发挥档案服务作用的关键环节

实践证明,有效利用是全部档案管理工作的主题,是发挥档案服务作用的关键环节。

第一,它是实现档案本身价值的需要。每份文件,不论其内容是涉及政治的还是经济的,也不论是上传还是下达,都包含一定的信息,因而也都有其自身的价值。而文件价值的实现,取决于人们对文件的利用,利用是实现文件价值的必要途径。近几年,一些地方总结经济发展的经验时,其中重要的一条经验就是用足用活用好政策,讲的就是充分利用档案的问题,说明了文件得到充分利用,能够创造巨大经济效益和社会效益。

第二,它是领导科学决策的需要。领导者进行决策,首先要吃透上情,了解下情,然后经过深思熟虑,形成既体现上级指示精神,又适合本地实际的决断。而上情下达,下情上传,文件是重要的媒介。吃透上情,实际是吃透文件精神,了解下情,除了深入实际调查研究外,也主要是通过阅读文件材料获得的。可以说,如果没有大量的具有动态性、时效性、广泛性的档案文件作依据,领导者的决策就会陷入空想,成为无源之水,无本之木。

第三,它是现代化建设的需要。当前,我国的社会主义现代化建议进入了一个非常关键时期,坚持党的“一个中心,两个基本点“的基本路线,进一步深化改革,扩大开放,加快经济建设步伐,实现第二步战略目标,把建设有中国特色的社会主义事业推向前进,是全党的中心任务。文件作为传达贯彻党的路线、方针、政策,实施党和国家领导的重要工具,在现代化建设中具有特别重要的地位。现代化建设一时一刻离不开文件和档案管理工作为之服务。现代化建设任务越繁重,档案管理工作就越要加强,以更好地发挥档案的服务作用。

3 规范化管理是发挥档案服务作用的重要手段

规范化管理则是充分发挥档案服务作用的一个重要手段。规范化管理工作抓好了,文件的有效利用就得到了保障,档案的服务作用就得到充分发挥,因此,必须切实抓好档案的规范化管理。

要建立健全规范化的规章制度。制度是实践经验的总结,是工作行为的规范。没有制度就没有标准,人们就无所遵循。档案管理的每个环节都要建立健全规章制度。这些制度主要应包括如下几项:(一)档案管理人员方面:档案管理人员必须具备的条件、档案管理人员工作守则、档案管理人员管理规定等。(二)单位方面:主要是文件档案室、文件柜等基础设施的配备标准和領导分工及管理措施情况。(三)档案运转方面:主要应有收文、发文、传阅、借阅、保管、立卷归档,清退销毁以及保密等制度。同时,要通过加强学习,张贴上墙等形式,使制度了然于目,牢记于心,落实于行。

要建立健全规范化的档案管理程序。档案的传递办理过程如同编好程序的计算机,必须按规定的程序进行操作和运转,才能保证有条不紊,忙而不乱。档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。归档文件均应制定具体的办理程序和标准要求,为了使文件处理程序了然于目,还可把上述程序归纳制成示意图,以便遵照执行。

建立健全规范化的责任考核机制。这是调动档案管理人员工作积极性,促使档案管理人员严格执行制度、严格按程序办文的关键一环。没有考核这一环,就分不清好与差、勤与懒,也就产生不了动力和压力。档案管理工作目标责任考核一般应包括以下几项(一)考核内容,重要考核制度和规范执行情况、文件清退、归档、销毁等安全保密和有效利用情况,业余培训与学习情况,领导重视与基础设施建立情况等等。(二)考核办法:制订统一的考核标准,标准要尽量量化。(三)奖惩兑现。检查考核的结果要予以公布,对好的单位通报表扬,差的单位通报批评,有条件的单位还要与个人经济利益挂钩,形成一年奖优罚劣的激励机制。

4 树立良好的服务意识

我们常常感叹社会的档案意识不强,影响了档案工作的开展,可很少有人去反省我们自身的社会意识如何,服务公众的意识、社会的档案意识是相互依存、相互制约的,档案部门只有树立起良好的社会服务意识,才能做好档案开发利用工作效果的全程服务,实现档案开发利用工作的价值。及时总结、归纳、汇集和分析各种利用效果的数据,从中发现问题,找出规律,做好服务。重点要看档案开发利用工作到底为业务工作提供了哪些服务,解决了什么问题,取得了哪些社会和经济效益;看档案工作自身存在哪些薄弱环节和不足之处,如档案材料收集是否齐全,整理是否系统,组卷是否合理,鉴定是否准确,检索工具是否实用等。树立档案在公众中的形象,从而激发广大群众现有和潜在的各种利用需求,才能达到充分发挥档案价值的目的。

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