孟凡瑜

摘要：随着企业的不断发展和规模的壮大，其运营效率也受到极大的考验，为保持和提升企业在市场上的竞争力，各个企业开始了信息化建设。OA系统作为内部协同的最基本工具被各个企业所重视，而工作流是OA系统中很重要的模块，文章从阐述企业信息管理中工作流的应用及管理入手，对工作流进行了详细分析。

关键词：OA系统；工作流；信息化管理

1概述

企业的信息化建设是国发的发展战略，企业通过部署OA系统，发展了信息化管理，增强了企业的办公自动化，把企业信息化管理进行了改革。通过OA系统的使用，企业所有的事务在管理过程中增加协同办公能力，形成信息网络集成，使得企业所有人员都能在信息网络中进行工作和交流，改变了传统的信息传递模式与传统的交流方式，让信息的传播横向化，使企业信息管理加强，企业决策的一致性增强，最后实现提高企业运营效率的目的。

工作流是OA系统中必不可少的一个主要功能模块，它可以把企业内的结构化流程在OA系统中进行设置并自动流转。这种方式这样相对传统的流程审批过程，可以减少行政成本，提升决策速度和工作效率，可以将流程设计与企业内部的规章、政策等结合起来，使各种流程的运行和企业的制度保持一致。通过工作流将客户、项目、原材料、员工、财务、文档等集成起来，把整个企业紧密地关联在一起，协同办公。

2企业OA工作流的应用

1）OA中工作流的基本概念

工作流（Work Flow）是OA中一个常用术语。简单来说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务流动或任务，是针对工作中具有固定程序的常规流动而提出的一个概念。办公自动化中几乎所有的业务流程都是工作流。

2）工作流在企业中的应用

下面以某企业的采购合同审批流程为例说明工作流在企业应用。

传统的方式是采用纸档，人员进行跑签的方式，逐个部门审批，领导一级一级签字，效率低下，若参评人员或者领导不在单位则无法继续审批，而且还会应为跑签人员不熟悉审批过程而造成审批人员遗漏。而采用OA系统的合同审批流程，流程发起人只需在提交合同节点的表单中填写相关信息，流程则会根据事先定义的好的条件自动传递，流程依据不同条件传递到不同部门评审，根据采购合同金额的大小传递到不同领导审批，即使评审人员不在单位也可以通过VPN登录OA系统进行流程审批，相关部门人员可以随时监控流程的进展情况及各部门的审批时间，审批流程结束可以打印出纸质文档进行存档，同时还可以形成流程编号和报表，供相关人员查找和做数据统计。

OA工作流合同审批流程图如下：

3OA工作流对企业管理者和员工的意义

在系统的实际运用中，流程模块对企业的管理层和员工来说具有不一样的意义，对于开展和实施，运用流程化和自动化的方式落实管理理念具有有效和直接的帮助，与此同时还可以让不同级别的员工通过OA系统，可以简单轻松的办公，更高效地完成工作，而且由于方便的在线督办和查询，能让员工在完成工作的过程中更加注重完成质量，从而在工作效率和完成质量上都有了大幅度的提升。

1）对于企业的高层管理者

通过OA工作流的使用，可以让管理者简单明了低查询企业在运作中的各类详细记录，根据对这些记录的统计报表分析归类，为下一步的决策和管理进行了详细和准确的依据。OA系统是企业除生产管理控制以外的信息处理的综合平台，在这里集合了日常办公与其他业务管理的详细信息，这些清晰而完整的纪录就是企业管理过程的记录，当企业管理层需要对以往的管理利弊进行分析的时候，OA工作流就能显现出其重大的作用，企业的高层管理者就可以从中获得第一手的决策依据。

2）对于企业的中层管理者

通过对OA工作流的使用，中层管理者可以对下属工作的执行情况详细掌握，能及时了解工作完成进度和情况，对员工的考核有了重要的依据。同时，通过工作流的应用，可以快捷实现信息沟通，快速发布信息。通过对工作流各个环节的监控与分析，中层管理者可以随时地对工作数据和记录进行分析研究，從而提炼出对管理有用的信息，掌握工作进度，监督执行情况，减少可能存在的问题以及风险，提高管理效率。

3）对于一般的企业员工

企业员工通过OA工作流使用，就是一种流程清晰、职责明确的工作处理方式，它不仅帮助员工从以往繁杂、低效的传统人工业务处理模式中解脱出来，从以往的纸质办公和人工跑签的方式变为无纸化、自动化办公，让工作的效率大大提升，而且还可以快速了解工作的进程以及完成情况，完全避免了以往纸质办公模式下可能发生的工作遗漏或者文件丢失的情况。无纸化、自动化的办公可以减轻员工的工作压力，提升工作效率，使员工能享受到良好的办公方法和环境，从而使其能更加轻松、高效、准确地完成工作。

4OA系统的工作流管理

要做好OA系统中的工作流管理，首先要对OA流程做全面的规划，根据目前现有的流程，采取适合企业本身实际情况的方案，建立一个在企业内部的规范、高效的流程管理体系。

1）加强对流程的优化

企业应对各个业务流程做一个梳理工作，把流程管理中存在的问题进行全面分析，结合企业的业务规范及工作模式，把现有的流程进行整合优化。根据企业的工作分配，可以由具有权限的人员对工作流进行维护和督办，通过流程的提醒及督办等达到工作流高效运行和管控的目的。

2）增加工作流的合理性

工作流编制是否易操作，是否合理，是提高OA工作流流转效率的关键。工作流的编制一定要贴近企业的规范，表单设计符合质量体系要求，流程涉及的部门要合理，这样才能保证工作流的顺流转。

3）加强对工作流的推广

OA工作流使用的目的就是让公司的业务标准化，可控化。工作流不仅可以让员工有了工作规范的参考依据，还让管理者可以建立统一的业务运作方式，因此工作流的实施不仅仅是某部门或某个业务的事情，需要企业管理者的高度重视和各个部门的充分沟通中实施，这样才能发挥工作流的更大意义。

5结论

OA工作流的应用，使企业中人员对办公自动化系统的应用从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，使日常的管理与办公更加高效率，而且更为重要的是，它能为企业留存每一次的业务流程记录和管理记录，使得企业在需要的时候可以随时对过去的管理进行分析总结。企业积极地利用工作流可以充分的发挥协调体统的作用，同时能更大程度的增加企业的管理水平和生产效率，提高企业的核心竞争力。