张冬梅

（黑龙江省庆安县党史研究室）

摘 要：档案作为信息资源的载体，记载着企业工作、活动、员工的具有保留价值的真实资料，是企业历史的见证，因此在工作中有着极其重要的作用，但随着科技信息技术的发展与在档案管理工作中的应用，要求管理制度进行转变，使档案管理难度增加，档案管理工作中的问题也显露出来。其中，积压问题就是档案管理工作中的主要问题之一。面对积压问题，需要工作人员寻找问题出现的原因，并探索问题的具体解决措施，以避免积压问题的产生，导致影响档案管理工作的有序性。

关键词：档案管理；积压；对策

档案是企业宝贵的历史记录，能够为企业的追根溯源提供有力支撑，是真实、详细、可靠的资料。随着时间的变化，档案记录变得越来越多，面对大量的档案文件，想要迅速准确地找到所需的档案，就需要对档案进行管理工作，档案的管理工作要求将档案资料按一定的顺序进行整理，以便于档案的查找与使用。但在档案的管理工作中，积压问题的出现会对管理工作造成混乱，增加了档案的查找与使用难度，甚至会使档案丢失。因此，为了使档案充分发挥其效用，保证档案管理工作的水平，提升管理服务质量，需要积极寻找问题的产生原因并提出有效的预防措施与解决办法。

1 積压问题产生原因

管理工作中积压问题的产生原因各种各样，可以依据环境条件将其分为主观因素和客观因素两种类型进行分析。

1.1 主观因素

1.1.1 领导不重视档案的管理工作。许多领导认为档案管理不重要，档案工作就是简单的抄写以及保管保存，因此不将档案部门的工作成绩纳入单位考核，不注重档案管理的经费、场地、人员的落实。甚至将档案部门与其他综合性工作部门合并，工作人员由其他部门人员兼职工作，缺少专门经费，档案管理设施、场地得不到改进升级。

1.1.2 档案管理人员不重视工作。由于领导对档案的管理工作不重视，对管理工作人员要求较低或者让有其他工作的员工兼职，造成档案管理人员专业水准不足，且管理人员自身也忽视档案的管理，员工无心管理工作，使需要整理、归档的档案长期得不到管理，堆放混乱。

1.1.3 缺乏完善的管理制度。管理制度是保障档案管理有序进行的重要因素，但由于对档案管理工作的不重视，对档案的管理制度也缺乏需要完善的思想，没有详细制定对工作人员有约束力的制度，或者虽然建立了制度，但没有落实，使规章制度成为摆设。

1.2 客观因素

1.2.1 在短时间内进行大量的档案资料移交工作或接受大量未经过整理的文件时，就会造成积压问题。

1.2.2 档案存放空间不足。由于社会的飞速发展，档案资料的数量相较以前有着明显的增加，而档案文件的增加并没有带来相应设施的升级，库房面积较小，档案管理存放面积不足以完全放下越来越多的档案。

1.2.3 管理岗位人员调动频繁。由于档案管理人员多数为兼职工作者，会因某些工作要求，频繁进行调动或离职，对档案工作的认识不够，工作交接不清，给档案的管理工作造成混乱，也会产生积压问题。

2 积压问题的预防措施

2.1 提高重视程度，完善管理制度

面对档案的管理工作，领导与工作人员都应提高对其重视程度。做到经费专拨专用，提高任职要求，使用专业的管理人员；档案管理人员要通过不断学习，提升自身专业水平，认真对待档案管理工作。建立完善的档案管理制度，明确管理人员职责，落实规章制度。总得来说，各单位档案管理方面的制度一定是要建立的，要通过一整套的规章制度来确保档案管理工作的规范化、制度化。同时制定的制度要有实际操作性。例如档案管理制度中要明确归档的时间节点与应归档期限，以及逾期归档应采取的措施。这样档案工作就有章可循、有据可依，严格控制归档时间能有效地防范积压等现象。

2.2 增加存放空间，做好交接工作

应该正确认识和妥善做好交接工作，首先，交接双方要对交接工作有一个充分、全面、正确的认识。做到“知无不言，言无不尽”“有疑必问，有漏必查，有缺必补”“不接糊涂账，不接烂摊子”。其次，离任者要做好交接的准备工作，办好交接手续。对工作中未尽事项、在办事项、待办事项等有关重要事项应加以文字说明，列出交接清册。最后，各级档案行政管理部门应加强对档案交接工作的指导和监督。要做到及时知晓，依法监督、指导，对交接失误者应按《档案法》和有关条例之规定追究责任，给予相应处罚。使因交接工作而发生的积压从根本上解决。另外，可以考虑分散或放宽征集、接收期限，避免短时间内接收量猛增。其次，增派人手集中整理，争取在短时间内将接收档案整理完毕。最后，短期的移交量骤增有其规律性，在管理上要有预见和总结，使档案管理工作能够顺利开展。

3 档案积压的解决措施

当档案积压已产生时，可寻求内部集中整理和业务外包方式解决。

3.1 内部整理

首先建立专项整理小组，任命组长，确定直接负责领导。而在选择整理小组成员时，必须有中、高级职称专业人员参与其中。他们的工作重点在组织协调、制定标准、监督检查。针对所要整理的档案，结合实际研究制定出切实可行的整理方案，使整理工作有据可依，有章可循。其次，集中整理能在短时间内将档案整理完毕，人力与财力的投入必不可少。档案部门的人员必须参与其中，其次是相关的部门人员充分参与，共同组织进行。依据整理工作的时间要求、整理规模，核算相应的人力、财力支出，合理制定整理工作计划。第三，由多部门、多岗位人员组成的整理小组，难免专业能力参差不齐。当专项整理工作计划与方案制定后，应对整体参与人员进行岗前培训。旨在通过授课或实际操作演示等方式，向组员阐明将要整理的档案来源、存在问题、整理方案、操作要求，统一整理标准与手法。第四，全局统筹，合理分配。专项整理积压档案工作量极大，所以在组织工作之初就应全局统筹，而后又要合理分配。选定合适人员安排在合适岗位，申请充沛的预算应对必要的支出。

3.2 业务外包

业务外包是指企业整合利用其外部最优势的专业化资源，从而达到降低成本，提高效率，充分发挥自身核心竞争力和增强对环境的迅速应变能力的一种管理模式。但由于档案工作的机密性、安全性特点，档案业务外包的提法还非常谨慎。虽然说目前一些政府机关为了把主要精力集中于核心工作上，将非核心的、次要的、技术含量低的辅助性业务以合约的方式委托给人力资源派遣的业务人员或外部专业中介服务机构办理。

结束语

随着社会的不断进步，需要管理的档案资料逐渐增加，档案的管理工作极为重要，面对其积压问题，需要提高工作人员重视程度，完善管理制度，制定合理有效的解决方案，减少因积压问题给档案管理工作带来的不利影响，不断促进档案管理工作进步，充分发挥档案的利用价值。

参考文献

[1]袁红.档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].黑龙江史志，2012（03）：25-26.

[2]关虹.积存档案整理工作的组织方法[J].档案管理，1997（03）：30.