韩秀英

（河北广播电视台器材购置服务中心）

摘 要：随着国家对于事业单位的改革不断深入，作为内部管理的重要组成部分，事业单位的档案管理工作不仅与事业单位内部高效运行有着密切的关系，档案管理水平的好坏还是决定事业单位自身发展的重要前提。而面对新的经济环境，要保持事业单位的积极性，就必须关注到事业单位的办公室档案管理。本文分析了事业单位办公室档案管理方法。

关键词：事业单位； 办公室档案；管理方法；

近年来，随着我国经济的飞速发展，人事制度改革的不断深入，人员流动的速度越来越快，做好档案管理工作就显得越来越重要。但是就目前而言，事业单位档案管理工作还存在许多不完善的地方，档案科学化管理比较滞后、档案材料整理不及时。

一、事业单位办公室档案管理问题

1.档案管理工作的重要性未得到应有的重视。受到计划经济的管理模式影响，事业单位的档案管理工作通常都是一些简单的日常程序化工作，例如：档案的保管等。很多现代化的管理理念并没有应用到档案管理工作中。从而给人的印象就是“是个人就能干”，无非就是保证档案不丢失，不泄露档案信息。因此，单位领导以及职工对档案管理工作的重要性并没有充分地认识。以至于档案管理工作模式陈旧，缺乏现代化的管理理念，缺乏创新，其真正的作用并没有充分发挥出来。

2.缺乏完善的管理制度。缺乏完善的档案管理制度是档案管理工作质量不高的重要原因之一。目前，在国内的事业单位档案管理工作中，尽管已经建立了相应的管理制度，但是，从执行效果来看不是很理想。管理制度往往局限于表面化、形式化。例如：在很多事业单位中，档案资源管理混乱，职工的档案保存不完整，有些档案没有及时归档，很多内容并没有及时的补充进去，目前弃档和重新建档的现象时有发生，严重破坏了档案的真实性和完整性，还有一些应该销毁的档案，仍然保留在档案室中，致使档案的查找工作量大幅度增加。不仅如此，有些职工的档案很可能因为管理人员的疏于管理而丢失。在外借档案管理中，管理人员往往并没有严格地遵循相关的外借管理制度进行操作，继而导致个别外借档案有去无回。这些问题都是缺乏完善的档案管理制度引起的。

3.档案为得到有效利用。从本质上讲，档案也是一类重要的社会财富，尽管，其具有一定的特殊性，不能在市场中随意的进行流通。但是，如果能够在恰当的场合对档案信息进行有效利用，一定会对我国社会的可持续发展起到重要的促进作用。但是，在实际的工作中，很多事业单位并没有认识到档案的重要价值，没有充分的运用到管理工作中。这是一种极端浪费的表现，其未能将档案的真正价值体现出来。

二、事业单位办公室档案管理方法

1.充分认识到事业单位档案管理工作的重要性。档案管理改革的有效实施，首先就应该帮助执行者认识到档案管理工作的重要性。对事业单位的有关领导宣传现代化档案管理模式的重要功能以及其能够发挥出的实际功效。使其认识到高质量的档案管理工作能够对本单位的可持续发展起到重要的推动作用。进入对档案管理工作改革给予高度的重视，并真心的支持管理改革，对档案管理工作给予激励措施，为其提供更为顺畅的改革之路。

2.加大信息资源的开发力度。工作人员要有现代的管理观念，坚持科学的工作态度，创新工作方法，加大对信息资源的开发，使得信息资源的利用价值充分发挥出来。首先，事业单位的所有人员要提高工作的主观能动性，针对本单位的实际情况，有效地展开各项工作；其次，抓住工作中心，把握核心内容，正确定位工作方向，围绕工作中心积极展开，并且在工作中不断总结经验；第三，结合现代网络技术，充分发挥其优势作用，提高档案信息的准确性和真实性。

3.完善档案管理制度。建立健全档案工作规章制度，是规范档案工作行为的一项基础建设。在建立健全过程中，要根据单位的工作特点，配合档案管理的需要，講究合理性和可操作性。另外，为了防止单位的上上下下对档案工作的不重视，规章制度中要制定既对单位领导有约束力又要对干部职工有强制性的条款。在制定规章制度过程中，要严格遵照国家标准，在允许的情况下，可根据行政事业单位规模、工作特点的不同，适当、灵活的调整其管理方式与制度规范，实现规范性和灵活性的有机结合。档案部门可根据以往的实践、探索和总结，建立起一套内容全面、结构完整、符合本单位实际的规章制度体系。

4.及时更新档案。事业单位每天都有新的变动， 所以档案管理人员需要及时的跟上脚步， 及时的收集新的档案来充实档案库， 档案变得越来越完善， 那么对于事业单位的发展必将是有很大帮助的， 并且能体现该事业单位对于信息的收集能力之强， 速度之快。对于数据信息要做好备份处理，并且要有专门的人员来管理，同时，操作系统要做好网络安全管理，采用现代化的信息安全技术，切实提高保证信息的准确性和安全性。

随着信息时代的不断发展，对办公室档案管理工作有着更多的要求，相关的事业单位要想让档案管理工作更好地服务于社会，就需要引起档案管理在办公室工作中的重视，利用现代化的信息、技术结合相关管理制度辅助档案的管理，可以有效地推动档案的科学化管理，从而使档案管理工作能够更好地适应社会的发展，有效地提高档案管理在办公室工作中的效率。

参考文献：

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[3]李海珠，都蕾.试论事业单位档案管理的创新思路[J].今日中国论坛，2015，10：185-186.