张鉴

（即墨市建筑工程管理处 山东 即墨 266200）

摘 要：人事档案作为人才使用和管理的重要依据，而且在人力资源开发、预测及人力政策制定等方面都具有非常重要的作用。目前越来越多的企业和事业单位开始认识到人事档案工作的重要性，对人事档案管理工作给予了充分重视，这对人力资源管理工作的顺利开展奠定了良好的基础。文中分析了人事档案在人力资源管理中的作用，并进一步对提高人事档案在人力资源管理中作用的策略进行了具体阐述。

关键词：人事档案：人力资源管理；重要作用；策略分析

引语

人力资源管理的发展经历了多个发展阶段。人事档案管理是人力资源管理中最重要的一部分，但是，随着人力资源管理的快速发展，人事档案所具有的作用渐渐的被管理人员所忘却。随着经济全球化和信息全球化时代的发展，所要面对的环境更加的复杂，人员的流动性更大，为了更好的适应复杂多变的社会环境，须对环境中的信息进行搜集、整理和分析。人事档案是社会发展最为宝贵的资源，人事档案的作用渐渐的在人力资源管理中显现出来。

一、人事档案对人力资源管理的重要作用

1.人事档案可以为编制人力资源规划提供重要依据

在当前人力资源管理工作中，对人力资源需求带来影响的因素较多，但通过加强人事档案管理工作可以确保人力资源工作规划制定的更加科学和合理，还能够为人力资源状况进行分析提供重要的参考依据，确保其与改革和发展的要求具有更好的适应性。通过对人事档案信息进行分析，可以更好的实现对组织整体人才储备状况进行总结。而且通常与人事流动的档案信息进行结合，能够更好的对人力资源的需求状况进行预测，制定出科学有效的人力资源规划，从而为组织领导决策提供重要的依据。

2.人事档案可以为制定人才招聘政策提供参考依据

人事档案中真实对人员的相关信息进行记录，是单位进行选人和用人的重要基础依据，通过人事档案可以更好的对人才进行了解，为制定合理的人才招聘政策提供重要的参考，而且还能够为制定合理的选聘标准和编制职位说明书提供重要的依据，确保人尽其才，使人才能够找到与之相适应的岗位，最大限度的将组织内人力资源的效力的发挥出来。

3.人事档案可以促进人力资源的合理配置

在人力资源管理工作中，为了确保人力资源使用效率和使用价值的提高，则可以优化人力资源配置工作，确保人与物能够实现有效的结合。通过人事档案所提供的人员的信息，从而进一步对人力资源的数量、专业素质及文化程度进行深入了解，以便于对其进行科学管理。由于人员能力及特点的不同，所以可以组织内部对人才进行合理配置，充分的将人才的特点发挥出来，确保人才能够合理有序的进行流动，更好的提高人力资源管理的水平。

4.人事档案可以为绩效考核提供重要信息

人事档案中的组织成员绩效考评信息记录，是了解和比较组织成员工作效果的重要信息源。绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等，是收集、分析、评价和传递有关某一个在某工作岗位上的工作行为表现和工作结果方面信息情况的过程。绩效考核是人力资源管理的重要环节，关系着员工的晋升和奖惩。而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的素质、能力、绩效、表现等进行综合分析，作出相应的决策，从而保证组织决策的科学化、合理化。

二、人事档案管理中人力资源开发现状

1.档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置。目前，人事档案在人力资源管理中缺乏真实性。没有真实性的人事档案，也就丧失了其保存的价值。在对人事档案进行管理的过程中，档案管理人员发现，有些人事档案出现涂改的现象，这使得人事档案失去了真实性和权威性，使得人事管理人员在对人员的调配、解聘等计划中无法正确的执行，这对企业今后人力资源的发展造成不利的影响。

2.个人档案材料管理滞后，影响了人事档案作用的发挥。人事档案是记录人员信息的关键部分，但是，长久以来，企业对人事档案缺乏正确的认识和强有力的宣传力度，使得人事档案渐渐的缺失。

3.档案材料不全，降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。人事档案记录一个人在社会中的所有经历，客观的反映一个人在社会中生存的能力和个人的修养。在翻阅人事档案时，直观清晰的了解到人员的信息和社会经历。但是，现阶段的人事档案比较单一，形式比较陈旧，内容比较抽象，在对人员技能的鉴定中，出现空话、假话的现象比较明显，无法体现出人员的特点，从而失去了人员考察的意义，影响了人才的晋升和选拨，大大的降低了员工的积极性，给社会发展造成一定程度的损失。

4.人事档案管理缺专职管理人员，制约了人力资源的开发。现代化的人力资源管理需要建立科学、合理的人事档案管理机制，才能及时的提供各种高技术、高水平、高素质的人才信息。但是，目前我国在人事档案管理方面，档案管理人员缺乏专业化的知识和能力，仍使用的是传统的人事档案管理模式，主要借助人工挑选，档案管理人员缺乏创新意识、缺乏竞争意识，无法更加高效的给人力资源的发展提供服务。

三、改进人事档案管理，为现代人力资源管理服务

1.切實提高档案管理人员的素质。随着经济全球化和信息全球化时代的到来，企业的现代化管理水平也在逐步提高。传统的管理模式已经无法适用于现阶段的人力资源管理模式。因此，应该积极的选拨和引进高素质、高水平、高能力的管理人才到档案管理部门，还需要对招聘的人员进行培训，提高档案管理人员的整体素质和专业水平，让其能够更好的适应信息化时代企业发展的要求

2.加快人事档案工作科学化、现代化进程。随着社会和经济的不断发展，人事档案材料越来越多。传统的档案管理模式已经无法适应信息化时代的要求。因此，需要建立现代化电子化的人事档案管理系统。电子化人事档案系统的建立，可以将内部人员的信息进行联网，借助计算机和互联网进行传递，最大化的实现信息的传递和检索。

3.建立健全合理的人事档案管理制度。在建立人事档案时，需要对社会的发展形势进行分析，根据社会的发展需求和相关的规章制度，建立科学、合理、高效、便捷的人事档案管理体系，使得人事档案工作更加的规范化、具体化和制度化。

四、结语

人事档案是档案管理工作中非常关键的环节，其对于发现人才、使用人才和管理人才具有非常重要的现实意义。近年来，随着人事档案管理机制的不断创新，人事档案在人力资源管理工作中的作用得以更好的体现出来，不仅为人才管理和使用提供优质的服务，而且为促进社会经济的快速发展也奠定了良好的基础。

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