牛慧

（宁波二十冶建设有限公司 315800）

摘要：在经济飞速发展的当今社会，我国的基层档案管理工作逐渐凸显出了其重要地位，为切实有效提高基层档案管理工作的质量，就要求对基层档案管理工作的方式与内容进行规范。本文将就时代发展背景下我国基层档案管理工作的现状进行分析，进而以此为依据从制度化的角度出发对基层档案管理工作的方式进行改善来促进我国基层档案管理的质量得到有效提升。

关键词：制度化；基层档案管理工作；现状；对策

基层档案管理是档案管理中最为基础的内容，对我国档案管理的总体质量有最为直接的影响，因此以更加制度化和规范化的手段进行基层档案的管理能有效提高我国档案管理工作的整体质量。所谓制度化具体到基层档案管理工作中指的就是利用更加制度化和规范化的方式来对基层档案管理工作的内容与方式进行协调，促使基层档案管理工作与经济发展背景下档案管理工作的实际需求更加适应，进而从根本上提高我国基层方案管理工作的质量。

一、我国基层档案管理工作的现状

1.未给予基层档案管理工作充足的重视

我国现阶段仍有大多数的基层档案管理工作人员对基层档案管理工作的内容存在错误的认识，导致他们在日常的工作中未能给予基层档案管理充足的重视。因此在实际的基层档案管理工作中，绝大多数工作人员都只进行简单的档案记录与整理，而忽视了对档案的维护与更新，导致基层档案管理工作一直无法得到有效的发展。尤其是对企业而言，基层档案涉及企业内部各环节最为基础重要的信息，如果不能给予其充足的重视就会给企业的经营发展带来不利影响。

2. 档案管理制度与档案管理需求不适应

基层档案管理的制度与现阶段基层档案管理工作的需求不适应也是影响基层档案管理质量的重要原因之一，就现阶段来看，档案管理制度对基层档案管理工作的限制主要表现在以下的三个方面：首先，基层档案管理制度未能就基层档案管理的各内容进行规范影响了工作的有序性；其次，基层档案管理制度在依据国家相关制度法规的同时会因制定者的不同而出现明显的差异性；最后，基层档案管理制度未能根据单位的实际情况对管理工作做出明确的规定。

3. 人力及硬件设备对基层档案管理的制约

首先，因人力因素对基层档案管理工作造成的制约主要表现在基层档案管理工作人员自身的能力及精力无法与现阶段的基层档案管理需求相适应，一方面是因为未能给予基层档案管理工作人员充足的培训，另一方面则是因为部分工作人员不止承担档案管理工作；其次，因硬件设备因素对基层档案管理工作造成的制约主要表现在未能就基层档案管理建设专用的档案室大大降低了基层档案管理的有效性，或为配备完善的档案维护设备造成了档案的损坏等。

4. 传统基层档案管理方式的运用

在网络信息技术不断普及的档案社会，我国仍有大多数单位在基层档案管理中采用传统以纸张为媒介的档案管理方式，这样的方式不仅容易造成档案信息的损毁与丢失，且不利于工作人员对其进行分类整体与档案查找。除此之外，纸质档案的管理维护也相对较为困难，既要注意防潮以免信息失真，又要注意防火以免造成信息丢失，因此往往需要运用大量的人力進行管理，且需要消耗大笔资金构建维护器材等。

二、 以制度化促进基层档案管理工作质量提升的对策

1.从意识角度加强对基层档案管理的重视

从意识角度加强基层档案管理工作人员对基层档案管理工作的重视是提高基层档案管理工作有效性的重要保障之一，这要求各单位的管理者能通过有效的手段转变基层档案管理工作人员对基层档案管理工作的认识来提高他们自身对基层档案管理工作的重视。一方面，要强化基层档案管理工作人员对基层档案管理工作的重视首先就要提高各单位领导者对基层档案管理工作的重视，继而充分发挥领导者在单位的带头作用来对基层档案管理工作人员进行引导；另一方面，各单位应重视基层档案管理工作重要性的宣传，从根本上提高档案管理工作人员对工作重要性的认识。

2. 对基层档案管理工作的制度进行完善

制度化和规范化的基层档案管理是提高基层档案管理工作质量的重要保障，因此各单位也应给予基层档案管理工作制度的完善足够的重视。一方面，基层档案管理制度应就基层档案管理工作的主要内容进行完善，确保制度能对基层档案管理工作的各内容进行规范；另一方面，基层档案管理制度应确保在符合国家相关制度法规的基础上与单位的实际情况相符合以确保单位各基层档案管理之间的统一性。与此同时，针对单位内部各基层档案管理工作还应通过制度制定对其内容及方式进行明确规定，从根本上提高基层档案管理工作的规范性。

3. 以制度化为导向对人力资源和硬件设备进行完善

就单位的人力资源而言，首先，针对单位基层方案管理的工作人员要重视其自身素质能力的培养，确保其自身的工作能力与现阶段的基层档案管理需求相适应；其次，可通过相关激励机制的构建或者是轮岗的工作方式来调动其工作的积极性。就单位基层档案管理的硬件设备而言，首先，为提高基层档案管理的有效性，可谓单位的基层档案构建专门的档案室以更好得对其进行管理；其次，为更好的对基层档案进行保护，各单位应购置充足防火防潮设备及扫描仪、照相机等用于档案备份的设备。

4. 将信息化管理纳入到基层档案的制度化管理中

传统的基层档案管理方式显然已经无法与时代科技发展背景下的基层档案管理工作需求相适应，基于此，针对现阶段的基层档案管理，各单位就应将信息化管理纳入到基层档案的制度化管理中，为信息化基层档案管理的运用制定相应的管理制度以明确信息化基层档案管理的方式进而更加有效地提高单位基层档案管理工作的质量。一方面，信息化管理的运用能有效利用网络信息技术所具备的存储性进行电子档案信息的存储，在扩大档案信息存储量的同时能为单位节省跟多的人力；另一方面，信息化方式的运用也在很大程度上提高了档案管理的安全性。

三、结语

综上所述，基于档案管理工作在国家发展建设中所占据的重要地位，国家及相关部门必须给予其工作管理的强化足够的重视，以制度化为导向为基层档案管理制定相应的管理制度来提高基层档案管理工作的规范性，进而从根本上提高基层档案管理工作的质量与效率。

参考文献：

[1]城建档案.规范化管理评估推动贵州省城建档案工作迈上新台阶[J].2012（04）

[2]吴炜.以制度化促基层档案管理[J].办公室业务.2016（05）