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党校培训学员档案管理信息化建设

2017-06-16任虹霞

科学与财富 2017年17期
关键词:档案管理信息化

任虹霞

(中共佳木斯市委党校)

摘 要:如何利用现代信息技术改进党校培训学员学籍档案传统的管理模式,实现档案管理信息化是现代档案管理工作的重点,采用科学的思想、组织、方法以及手段,对党校培训学员档案管理工作進行有效管理,使之获得最佳的工作效益。

关键词:培训学员;档案管理;信息化

伴随着信息技术的迅猛发展和电子计算机的普及应用,产生越来越多的电子文件,使党校培训学员学籍档案的传统管理模式也受到了极大的冲击。如何利用现代信息技术改进党校培训学员学籍档案传统的管理模式,实现档案管理信息化是现代档案管理工作的重点,采用科学的思想、组织、方法以及手段,对党校培训学员档案管理工作进行有效管理,使之获得最佳的工作效益。

1 加强党校培训学员档案管理信息化建设是落实大规模培训党员领导干部任务的客观需要

党校培训学员学籍档案是学员从报名、录取、入学到修业期满毕业(结业)全过程的成绩考核、学籍变动、奖励处分、毕业(结业)鉴定、资格审核等环节的真实记录,是学员在校期间的综合素质和具体表现的真实写照和重要依据。在信息化、网络化和培训教育多元化、公务员、党员领导干部大规模培训的新形势下,加强党校学籍档案管理信息化建设,具有重要的现实意义。

2 培训学员档案信息化建设是推进党校信息化建设的具体举措

中央印发的《中国共产党党校工作条例》明确规定:“党校信息化建设是实现教育现代化、提高教学科研质量的重要手段。各级党校应当大力加强和推进信息化建设。”党校培训学员学籍档案管理是我校工作不可缺少的一部分,加强培训学员学籍档案信息化建设,是推进党校信息化建设的题中应有之义。客观地说,我们党校信息化建设起步较早,计算机技术也已广泛运用于办公及教学等诸多领域,但利用现代信息技术管理培训学员学籍档案仍然滞后,迫切加大工作力度,加快培训学员学籍档案信息化建设步伐,实现党校信息化建设全面发展。

3 党校培训学员档案管理现状

近年来,党校学籍档案信息化建设虽然取得了一定进展,但对照《党校工作条例》的有关规定,在实际工作中还存在一些不适应新任务要求的状况,具体表现如下:

3.1 学员档案管理人员思想理念不适应。部分相关工作人员对培训学员档案信息化建设的重要性和紧迫性认识不足,按照信息化的要求收集、整理、保存、传递、利用学籍档案的意识不强。少有人问津,创新不创新关系不大,对培训学员学籍档案信息化建设缺乏积极性、主动性。

3.2 学员档案管理人员能力素质不适应。党校档案管理普遍缺少熟练掌握现代信息技术的复合型档案管理人才,现有管理人员大多没有受过档案管理信息化的专门培训,缺少档案信息化专业知识。计算机技能水平不高,面对日新月异发展的信息技术措手不及,力不从心。同时,档案管理人员是教师兼任培训学员学籍档案管理工作,培训班开学后既要负责档案的收集、整理工作又要担任培训班学员的教学工作,任务重,工作杂,而且完全没有经过档案专业岗位知识培训,档案意识不强。仅靠自身学习和实践摸索,没有过硬的专业知识、能力和管理素质,并不能完全适应档案管理工作。

3.3 培训档案管理制度及工作方法力度不够。党校培训学员的档案管理还没有一个明确制度,在归档范围、内容的形式上均没有得到一个较为确定的规定,也没有一个档案管理的约束机制,主要表现在档案管理手段的规范以及完整参差不齐。对档案管理工作还不够重视,将培训工作的重心都放在了培训质量以及培训对象上,并没有充分认识到培训档案管理的重要性。这就导致了在日常工作中,对培训学员档案的整理,收集以及归档被忽视,甚至还有些材料根本没有得到归档。

4 加大学员档案管理信息化建设

4.1 提高思想认识,更新管理理念。思想是行动的先导。只有统一思想、更新理念,才能积极主动把数字化、网络化等现代管理手段和方法运用到培训学员学籍档案管理上。为此,要深入学习贯彻《档案法》等档案管理政策法规,进一步提高对学员档案管理信息化建设的重要性和必要性的认识,增强现代化管理意识。要主动适应新形势要求,及时更新管理理念,善于用战略性、系统性和信息化思维来谋划和推动培训学员学籍档案管理工作。要坚持统筹兼顾、协调推进,把学籍档案建设纳入学校整体发展规划,促进培训学员学籍档案信息化建设与学校其他各项工作同部署、同检查、同落实、同发展。

4.2 建立健全管理制度,创新管理模式。制度规范是培训学员学籍档案管理的重要依据和保证。要根据党校特点,研究制定党校培训学员学籍档案电子文档管理办法,为档案规范化、信息化管理提供依据。要建立健全培训学员学籍档案材料定期收集、归档的各项规章制度,完善沟通、协调等工作机制,按照培训学员档案主管部门的统一安排,各部门和人员都要在规定时间、按规定要求保质保量办理或报送有关信息化档案材料。教研、学员管理等涉及档案管理的部门,要进一步明确各自做好培训学员档案管理信息化工作职责和规范要求,在工作中加强沟通协调、密切配合,形成完整有序的信息化培训学员档案链。

4.2.1 建立培训学员学籍档案有关数据库。对涵盖报名、入学注册、学员变动管理、成绩登录、结业证、奖励处罚等方面学籍档案的收集、积累、归档都要采取信息化的办法进行处理,实现学籍档案收集、整理、归档等基础工作的标准化、规范化和数字化,逐步建立健全有效的电子档案管理运行机制。

4.2.2 建立培训学员学籍档案专门网站。对学籍数据的处理“分布。处理与集中管理“相结合的模式。档案信息是学员在校学习期间逐步形成完善的,是动态管理中的工作主要分布在教务、学员管理、教研等多个部门,班主任、教师、学籍管理人员工作相对独立,需要传送数据时经过上传、下载操作自动建立与前置服务器的连接并进行数据包的收发以及解包、归并。学籍档案管理中心端设置一个集中式的服务数据库,存放各种全校数据和分布于各部门的副本。一旦数据更新并上传到前置服务器,归并程序就自动工作,可以确保两端数据的一致性。通过建立专门网站,使学籍管理由分散变为集中,实现学籍档案信息资源网络化、集约化和共建共享。

4.2.3 实行电子注册。这是党校学籍管理手段的更新,也触及学籍管理和教学管理模式的改革。要实行电子注册制度,把学员学籍档案信息输入党校学籍注册库中,使学员学籍信息由原有的单机管理升级为网络管理,实现学员学籍档案管理向校园外的延伸,以便学员个人和社会各界特别是组织人事部门需要时在党校计算机网络中查核干部培训档案信息,维护党校培训工作的严肃性和公正性。

4.2.4 正确处理好档案公开与保密的关系。要通过信息加密、信息认证等技术措施,设置计算机控制修改、调阅等权限,保护学员个人隐私。同时,要加强档案信息安全规范管理,做好电子档案的异地备份,建立健全网络安全体系,注意防毒、杀毒,确保学籍档案安全和保密。

4.3 加大投入力度,注重队伍建设。要根据信息化建设的需要,保证正常的经费投入,加强电脑、电子软件开发等现代基础设施的配备,为学籍档案管理信息化提供物质保障。推进党校学籍档案信息化建设,必须建设一支遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守,具备档案业务知识和现代化管理技能的管理人员队伍。要加强在职教育培训,有计划地组织学籍档案管理人员学习政治理论、档案管理政策法规和业务知识,不断地提高档案管理人员的思想政治素质、计算机技能和学籍档案信息化处理能力。

党校培训学员学籍档案信息化建设是一项复杂的系统工程和长期任务,不能毕其功于一役,只有持之以恒地抓、扎扎实实地抓,学籍档案信息化建设才能取得成效,更好地为新时期党校教学、科研服务,为大规模培训党员领导干部工作服务。endprint

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