王莉莉

（哈尔滨市市政工程设计院）

摘 要：设计工作是建筑行业的基础步骤，同时是工程建设的核心环节。在设计过程中通常会涉及到大量的图纸报告等文件，这些基本档案信息资源，是建筑领域信息传递、科学研究以及图文参考的重要依据。在信息网络化的时代，档案管理作为信息收集、贮存和开发利用的一种管理方式，面临着巨大挑战。本研究通过分析建筑设计档案管理现状及特点，加入管理学知识，对档案管理方法进行创新，应用现代化信息管理方法提高档案信息利用率，加快材料变更以及使资源得到更大范围共享。

关键词：建筑设计；档案管理；创新方法

前言

建筑工程在设计工作中经常会涉及图纸资料、设计文件变更以及计算书等复杂的档案文件。这些文件常以项目为单位，每个项目包含资料又较为复杂，需有一套较为完整且适合的整理方法对档案进行归类。档案管理即将零散的、原始的档案文件规范化、条理化、系统化，从而达到資源共享的目的。档案管理的高速运行可提高工作效率，提高信息利用率，加快企业的建设与发展。因此应用现代技术，对原有档案管理方法进行创新，建立切实可靠的档案管理系统具有重要意义。

1 建筑设计单位档案管理方法现状

档案管理单位通过对档案史料的开发利用，促使建筑事业健康发展。但现在档案管理仍处于以基本原始图纸、资料为基础，而计算机处于辅助记录作用，这种管理方法不利于信息资源共享。此外，大多数建筑单位的工作人员在开展工作时获取新资源、新信息、新技术的意识淡薄，处于被动服务状态，导致利息利用率低，工作进展缓慢。因此利用现代化技术，对档案管理方法进行创新，同时对员工进行技术培训，增强管理能力，提高档案管理人员业务素质，使资源得到共享，对于建筑设计行业至关重要。

2 建筑设计单位传统方法存在的问题

2.1 归档内用繁杂，意识薄弱

由于建设工程的特殊性，其建设周期大多超过一年，且涉及企业及主管部门较多，因此所涉及的文档较为繁杂，导致档案资料的整理及归档过程也较为复杂。设计工作人员因常以设计图纸及相关文件为工作核心，且工作量繁重，导致大多设计人员没有过多精力对文档进行整理和归档，这使得档案管理工作与其他工作脱节，极大影响了工作效率和质量。

2.2 档案材料变更快，管理制度不完善

建筑工程涉及大量信息和数据，在设计、施工和质量上都存在一定风险。建筑项目在实施过程中经常需要修改，随之许多数据、信息也都要随之改变，这增加了档案管理的难度及成本。在工程实施时，有时甚至出现工程项目资金不足或政府政策调整等情况，从而导致项目停工。此时，设计单位需及时对相关资料进行收集和补充。设计单位设计工作量较大，从建设项目设计阶段，到施工阶段，再到竣工阶段所涉及的图纸及技术说明，构成了完整的建设项目文件。但在实际档案管理过程中，由于工作量繁重，工作人员技术缺乏，对档案管理重视度不够，导致档案分类粗糙，归档系统性差，这在一定程度上破坏了信息的完整性和系统性。目前许多设计单位在档案管理上仍处于纸质管理层面，这种管理方式不利于资源了循环利用及共享，且纸质数据易丢失、易破坏，存储不便，寻找相关数据繁琐，大大降低工作效率及信息资源利用率，破坏了文件的有效性及实用性。

2.3 落后的管理技术

建筑设计单位所涉及的档案和资料十分的多，是建筑过程中都需要这些资料进行设计、实施和检查，因此，这些资料需要不断的被相关专业人员来查阅，这种频繁的被查阅和使用，不仅对档案资料有一定程度的损坏，而且对于档案管理人员来说也比较繁杂，导致管理人员的工作效率十分的低。同时传统的纸质版建筑图纸或者一些其他的档案资料在存放时也容易损坏或者丢失，不利于建筑信息的保存和利用，建筑企业对于档案管理的轻视也不利于建筑档案管理的优化发展。这些落后的管理制度导致建筑设计相关单位的档案没有得到合理的利用，并且建筑行业的不断发展，建筑工程项目不断的增加，产生的文本、图纸资料等越来越多，为了适应快速发展的需求，对这些档案进行科学的整理和收集就需要完善档案管理技术，高效的储存和管理这些档案就需要先进的管理技术。

3 建筑设计单位档案管理方法创新

3.1 优化档案管理制度

传统的档案管理方法主要是对文件资料进行归类管理，但是随着建筑行业的不断发展，建筑设计的相关档案管理的工作量加大，需要在传统的管理方法上进行创新，并且档案管理也要满足社会发展的需求，人性化、信息化、服务化的理念为档案管理提出更高的要求，因此必须对档案管理进行优化、创新，以适应需求。为了提高档案管理的工作效率，需要对档案管理制度进行进一步的完善，运用科学的档案管理方法对各个任务进行分工，条理清晰的划分各个职责，以保证档案管理工作的顺利、高效的完成，使档案管理人员做到权责分明，保证管理人员的工作效率。对于建筑设计单位相关的项目文件要进行合理有序的进行分类，保证使用人员能够快速的检索到所需要的信息，这就需要档案管理人员对保管档案的计算机软件以及硬件不断的完善，制定严格的档案管理制度并且严格执行，对相关的软硬件设施也要进行定期的检查和完善，避免出现因计算机故障而丢失信息的现象发生。

3.2 科学运用现代化技术

计算机技术的发展为档案管理提供了很大的方便，现代社会是一个信息社会，用计算机来承载信息、传递信息十分的方便，因此合理的利用现代化技术可以提高建筑设计单位相关档案的信息化、共享化、自动化管理。利用先进的计算机技术就需要引进相关的计算机人才来促进档案的管理，可以建立相应的档案信息管理的网络平台以方便对档案的管理和检索，同时对于一些传统的文书档案还可以扫描成电子版，以供电子查阅，同时还降低了对纸质版文件的磨损，对于一些重要的有价值的资料，档案管理人员可以将其收集整理上传到档案管理平台上，以供相关专业的人员进行查询和借鉴，还可以利用计算机设计电子签名来代替传统的手工签名，方便了信息的传递。总之，计算机的发展使建筑设计单位的档案管理更加的便利、现代化。

3.3 提高管理人员的工作能力

信息化发展的社会对档案管理人员提出了更高的要求，在新的档案管理模式下，档案管理人员的管理能力需要不断的提高。档案的管理是为了更好的服务于使用者，促进建筑设计行业的信息交流，因此，需要管理人员对建筑相关的信息进行充分的收集、整理，形成系统、全面的知识库。档案管理人员需要不断的学习相关的专业知识，提高管理技术和能力，结合相关的科学知识和管理方法，不断的学习和完善自己的工作能力，充分利用现代化的信息共享平台对档案进行管理。同时，档案管理人员还要女里提高自己的业务素质，档案管理工作属于服务型工作，管理人员不仅要提高自己对档案分类、管理的工作能力还要提高自己的服务水平，尽可能的为相关使用人员提供快捷方便的建筑档案查询服务。

结束语

建筑设计单位的档案文书对于建筑行业的发展十分的重要，因此对相关单位档案的管理有助于促进建筑行业信息的传播、共享，完善建筑单位档案的管理有助于提高建筑设计工作的高效性和准确率。建筑设计档案管理仍然存在着很多的弊端，目前对建设设计档案的管理方法主要立足于提高档案管理的全面性、促进档案知识的利用、以及提高档案管理的效率。计算机技术的应用可以提高档案管理的现代化、信息化、共享化，优化档案管理制度可以保证档案管理高效的运行，提高档案管理人员的工作能力时促进档案管理更加高效的最关键点。因此要完善管理制度，利用科学手段，督促管理人员不断提高自己的工作能力。

参考文献

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