李峥

摘要：档案信息化管理是指将信息化技术运用到档案管理工作中，有效的提升档案管理的工作效率、节约成本。本文通过分析当前企事业单位中数字化档案管理的现状，提出如何做好数字化档案管理的相关措施，为企事业单位档案管理人员提供参考。

关键词：企事业；档案管理；数字化；问题；建议

一、档案管理系统建设现状

某企业设计项目档案管理系统是于2009年1月建设完成并投入使用，2016年4月进行了第1次升级改造。该系统是在网络建设和数据库建设的基础上，实现了实体档案和电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁全流程信息化管理。将电子档案作为工作的重点，对其进行处理上传至服务器，实现网络应用的目的，具体功能有3部分。

（一）文件信息管理部分

档案管理系统通过数据一体化接口，按照档案信息采集流程要求，将业务系统中的待归档信息直接采集至档案管理信息系统中。截至目前的档案管理系统是与运行的生产管理系统建立了无缝接口，实现设计产品电子文件从计划——生产——质量控制——归档的全生命周期的管理。

（二）档案管理部分

主要是完成日常的档案管理工作。包括：1.验收整编、档案管理；2.鉴定销毁；3.档案统计。验收整编和档案管理主要完成对数据的管理，包括对各类档案进行整编、著录、形成电子脊背，打印之后贴在案卷盒上即可。同时还可以对电子条目进行维护，提高电子档案的准确性和完整性。鉴定销毁主要完成档案的鉴定工作和档案的销毁管理工作。档案统计主要完成与档案管理工作相关的各种统计工作：可以进行档案库统计和借阅库统计的工作，具体细化为归档率、馆藏量、出图费用、借阅统计等。

（三）检索利用部分

档案查询是通过网络提供各种方式的检索和利用，包括：普通检索、分类检索等多种网上信息检索利用方式，实现在线浏览、查询的功能，达到资源共享。档案的借阅管理主要包括：1.在线办理借阅审批手续；2.查看登记的在借用户、待借用户、催还用户的信息。及时了解档案借阅和出库情况，各借阅用户还可在其计算机上查询到本用户借阅内容情况，及时掌握本用户在借档案，确保档案的及时归还。

二、信息化档案管理系统产生的效益

（一）实现了电子文件全过程管理

由于某企业的生产管理系统与档案管理系统高度集成化，无缝对接，没有任何数据接口问题产生，工程设计资料在设计过程中进行收集，经过完成全质量流程的生产作业环境，实现一键式移交，在系统内自动生成PDF文件长久保存，电子文件真实、准确、完整、系统。因此，实现了设计项目电子档案100%归档，档案完全来自设计流程，同时也确保了电子档案与实物档案内容、版本的一致性。

（二）优化了档案管理流程

真正改变了传统的档案工作模式，将档案管理前置到打印出版阶段，原有的档案整编模式进一步整合并减少工作环节，改变了传统的以案卷为单位的粗放型管理整编模式，优化为包含电子文件在内以件为保管单位而进行的3个层级的管理。由于电子文件处理过程高效、结果精确，有效地减少了档案人员的人工工作量，从而避免了人工操作误差，提高了工作效率。

（三）提高了档案利用效率

在工程设计资料利用上，以电子档案为主，在线浏览取代了实体档案借阅，生产人员可直接查询、借阅电子档案，提高了电子档案利用率。另外，电子档案也不再受到“孤本”的限制、不再受到地域、时间的限制，可以方便地通过网络，进行随时随地多人同時共享利用。便利的知识利用环境和丰富的电子档案资源，促进了生产设计人员的学习、使用电子档案的积极性，方便了各级人员深入利用信息和知识资源，档案资源得以充分利用。

（四）有利于原始档案的保存

档案在长期保存过程中，不可避免地因为种种原因而受损。如反复利用对于实体档案的破坏，实体档案调阅出库存在的遗失风险等。所以，纸质档案转换为电子文件后，电子文件可以代替原件使用，纸质档案的利用频率将大幅度降低，实体档案可以保存起来，减少人为接触，降低在纸质档案利用过程中受到磨损和外力损坏的几率，从而得到有效保护。

（五）电子档案的备份方式灵活

通过利用磁盘和磁带等载体，使得电子档案的备份方式更加灵活，实现完全备份和差异备份的可行性远高于实体档案，有效地降低了在突发事件中档案的安全风险，为企业信息化建设打下坚实的基础。

三、企事业单位做好信息化档案管理的建议

（一）完善档案信息化管理体系

除传统的设计项目档案已实现信息化管理外，多门类综合性档案管理的信息化管理系统尚未健全，距离“数字化档案室”的要求尚远。目前的档案信息系统对于文书档案、声像档案等其他类型档案的电子文件仍无法进行全生命周期的管理，与其相对应的管理模式和管理水平已严重滞后于设计项目档案。此外，企业发展转型所开拓的新业务类型的档案也未能在系统中实现信息化管理。因此，需要在今后的档案系统建设中整合、完善企业各类型档案的信息化建设，从而丰富信息系统的档案资源。

（二）应推进档案信息系统集成化建设

目前的业务系统中仅有生产管理系统与档案管理系统高度集成，而其他类型档案仍停滞人工管理方式，从而影响了档案信息资源的收集与利用。因此，企业档案信息化建设需要纳入企业信息化建设的总体发展规划之内，实现档案信息化建设与企业信息化建设的同步发展。

（三）标准化、规范化工作有待提高

档案管理信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。在信息化条件下，档案管理工作比传统的档案管理工作更需要标准化、规范化，需要有统一的档案信息采集标准，统一的规范化数据类型。实行科学管理、统一技术标准、建立完善的档案信息资源开发系统，快捷、有效、有序地把档案信息资源数字化，大幅度地提高档案数据库的信息量。搞好企业各类档案基础业务的标准化、规范化建设是加强档案信息化管理的前提和基础。

四、结语

随着企业的转型升级，对档案管理工作的要求也不断的提高。加强企业档案信息化建设，逐步完善档案管理系统，对档案集中、有序地科学管理，并使其数字化、信息化，提升档案管理的服务工作水平，才能为企业各项业务的决策、运营和管理提供有力保障，提高其运营质量和效益，提升其在社会中的竞争力。

参考文献：

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