何柳

[摘 要] 文秘工作，属于单位工作中的重要组成部分之一。随着我国社会经济的快速发展，劳动分工越来越细致具体，文秘工作也开始逐渐专业化、高知化，且越來越多的大型医院逐步设立科室文秘岗位。同济医院作为华中地区具有重要影响力集医疗、教学、科研为一体的大型现代化医院，其综合实力位居国内医院前列。年门诊和急诊量一直保持湖北省第一。近几年来，随着同济医院规模的扩大和管理工作的提升，陆续在各临床科室设立了专职秘书岗位。作为科室秘书，应明确其工作不但具有综合性，且和中介性，同时还具有从属性。应及时收集相关信息，为科室决策提供依据，因而必须不断提升自身的职业道德修养，加强文秘基本功训练，确保科室内部沟通和交流。

[关键词] 大型医院；科室；文秘

[中图分类号] R1 [文献标识码] A [文章编号] 1002-8129（2017）06-0119-04

一、医院设置科室文秘岗位的必要性

同济医院泌尿外科是全国最早成立的泌尿外科专科之一，是国家级重点学科、卫生部临床重点专科。科室不仅在业界拥有较高的学术地位，而且人员队伍也比一般科室要庞大。不但下设有泌尿外科诊断治疗中心、碎石中心、男科疾病诊疗中心、尿控中心、实验室等部门，而且平时要开展肾结石、尿失禁、膀胱癌、肾癌、前列腺癌等所有泌尿外科疾病的诊治和手术。整个科室目前已经有188人，其中正高级职称12人，副高级职称8人，主治医师24人，住院医师12人，另有多个病区的护理团队。科室的平均年门诊量多达12万人次。各专家医师除每日承担大负荷量医疗工作外，还负担科室临床、教学、科研等任务。因而，为不影响到专家们的临床工作，同时保证行政办公事务及时有效地完成，也为了减轻专家及医务人员负担，从而更好地完善科室管理，同济医院泌尿外科特别设置了专职秘书这一岗位。

二、医院科室文秘的具体工作内容

医院科室文秘是连接科室各位医务人员的桥梁和纽带，对确保科室运转效率的提升起着重要作用。具体对于文秘工作从业者，不仅应具备扎实的文秘基础，还必须具有医学专业知识。其具体工作有以下几个方面：及时掌握科室近期工作动态；处理科室文件并及时整理归档；安排学术会议同时做好会议接待和其他会务工作；协助专家填写各种工作申请表并准备相应材料；协助分管教学的领导安排各层次学生课程；安排并参与研究生入学复试、研究生毕业论文答辩工作；传递、编写、整理和筛选科室信息，用于对外交流；代表科室参加各种会议，并及时有效地传达到人；收发信件杂志、接待来客；维护和购置办公设备。可以说大型医院的科室文秘工作不但责任重大，而且沟通协调能力要强，因而在某种意义上讲，是领导的参谋，即为领导的智囊。

三、医院科室文秘人员工作特征和个人素养

（一）明确医院科室文秘工作的特征

大型医院具有科研、教学、医疗以及培训等方面的功能。归结起来，大型医院科室文秘工作具有以下几个方面的特点：其一，综合性。医院的各个临床科室文秘需要协调和沟通多方面的工作，相应的工作涉及后勤保障、行政管理、科研、教学以及医疗等方面的内容。其二，中介性。医院临床科室文秘需要发挥一个传达信息的联络站的功能，医疗质量管理、专家会诊安排、科室宣传报道等相关的行政职能需要通过文秘来传达和汇报相关的信息，并且反馈实际的情况。其三，从属性。文秘是临床科室领导在实际工作中的良好助手，需要根据科主任等领导的具体指示和决定，自主配合相关领导做好医院中的各方面工作。其四，服务性。医院文秘工作具有较强的服务性。所有这些相应内容都离不开服务[1]。

（二） 收集信息为科室决策提供依据

领导的决策和管理往往是依据于对全局信息的把握和了解，而文秘则担负着信息收集以及归纳总结的重要任务。因而在平时的工作中，应注意及时收集所在科室的医疗科研等多方面信息，在梳理和分析基础上，最好形成文字总结，以便科室领导准确掌握近期存在的问题和不足。以笔者亲身工作经历为例，文秘需要积极和医务处、科研处、统计科等行政职能部门联系，收集科室手术量、门诊量、床位周转率、平均住院日、论文课题等主要业务数据，同时将重要的临床医疗指标信息进行同比和环比的比较，并且定期把这些数据分门别类进行汇总，形成分析报告，定期给科室领导参阅，以便他们准确了解科室工作中的薄弱环节以及亟待解决的问题以便更好地为科室发展做出正确决策。

（三）提升自身的职业道德修养

要做好文秘工作，必须懂得如何做人。如果一个人没有良好的品行，即便拥有很强的能力，也难以做成事。所以，对于一个优秀的科室文秘工作者来说，需要具备一定的职业道德修养，这是立业之基，也是做人之本。作为医护工作者尤其是大型医院的医疗专家工作队伍的从业人员在强调应具备和坚持坚定的政治思想，确保政治方面的敏感性外，还必须时刻关心国家医改政策，提升自身的理论、思想和业务水平。作为文秘人员，应淡泊名利、谦虚谨慎、服务热情、服从领导、忠于职守并且热爱自己的事业，这是做好工作的保证。同时还必须注意工作方法上坚持实事求是，努力做到具体问题具体分析，注意重大问题及时处理，减少不必要的失误。同时，文秘作为贴近领导的工作者必须经受得住诱惑的考验，要具备奉献精神以及任劳任怨的精神，不唯利是图。在此必须强调的是，文秘工作人员应具备严格的保密意识，平时工作中应谨防医院、科室以及专家的重要信息外泄。杜绝将自己摆在“一人之下、万人之上”的地位，更不能错误的把自己当成科主任的化身和代言人，避免借助科室领导的影响力做一些违规的事情。因为越规越线的工作不仅不利于自己的职业发展，而且会影响医院的名声和利益[2]。

（四）加强文秘基本功方面的训练

科室文秘需要持续提升自身的公文处理水平，同时还需要具备良好的文字表达功底。这是成为优秀文秘的重要条件。如果一个科室文秘具有较高的学历，但是文字水平较差，那是难以胜任文秘工作的[3]。而提升自身的文字水平不仅靠背诵简单的写作知识，更需要努力实践积累，在平时应注意请教老师，不断提高写作水平。作为科室文秘全面地掌握和运用公文的写作技巧是十分必要的，譬如对不同公文格式应用要娴熟于心，不能因为马虎大意而造成工作疏漏，影响医院和科室的形象。其次，科室文秘应具备一定的自动化办公技术水平，特别应尝试应用微信这个热门的社交软件平台进行一些任务的处理和事务的通知，提高工作效率。随着科技的发展，目前各项工作的信息化水平都比较高，如果在这种背景下无法正确的使用高效率办公工具，就难以出色完成相应工作。

（五）确保各科室文秘间的内部沟通配合

在当前的医院行政工作中，既要突出“专”，即专人做专事；而且还要讲究“合”，即各个科室文秘在工作中要相互配合，取长补短，共同提高业务水平。可通过在网上建立各部门、各科室秘书间的工作QQ群，形成新老文秘共同进步、新促老、老带新的工作氛围，这样能够确保工作效率的切实提升。在这种模式下，老员工可以发挥自己的经验优势和专业技能优势，能够指导新文秘同事不懂不会的问题，并且促进他们业务水平的快速提升。与此同时，老员工还能够启发新员工的工作思路，能够让他们成长更快，这有利于医院人才资源的可持续性健康发展。

[参考文献]

[1] 叶彤.现代文秘人员的素养与文档工作初探[J].档案与建设.2009，（2）.

[2] 杨丹.医院文书工作与医院档案的关系探讨[J].福建医药杂志，2008，（3）.

[3] 赵敏.网络文化与文秘人员的信息素养[J].科技信息（学术研究），2007，（26）.

[责任编辑：谭晓影]