档案管理系统的设计与实现

2017-06-06何志海

卷宗 2017年5期

何志海

摘要：随着信息化以及知识经济时代的到来，档案管理成为了每个公司、企事业单位必不可少的重要管理项目，如何予以妥善管理与有效的运用，将是建设现代档案管理制度不可或缺的议题。从这一点出发，有效提高了系统的运行效率和数据的安全性和可靠性。通过将系统分为用户登录模块、学生档案管理模块、学生档案查询管理模块、学生档案类别管理与档案柜资料管理模块、学生档案借用/归还管理模块等五个主要模块进行了系统的详细设计，包括界面的设计和数据库的设计。信息在保存和传输过程中的安全性和可靠性也得到了有效的保障。

关键词：档案管理信息系统；信息安全；数据库系统

1 绪论

1.1 研究背景与意义

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。一直以来人们使用传统人工的方式管理学生档案，这种管理方式存在着许多缺点，譬如：效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。它可以为用户提供丰富的功能，实现操作的自动化，从而大幅度的降低学生档案管理的工作强度，减少了手工操作可能出现的误差，提高档案管理工作的效率。因此，学生信息档案管理的信息化、网络化可以给管理人员以及学校带来显而易现的效果和收益。

档案管理对于管理人员的意义：

（1）档案管理不再费时费力。

（2）检索查询更为方便。

（3）档案的查借阅工作更加可控。

2 关键技术研究

系统开发中应用的关键技术，包括开发系统所使用的Delphi语言技术、增强系统安全性使用的数字签名技术和在工程设计上使用的UML建模技术，作为系统开发所使用的主要技术环境。

2.1 条形码技术

2.1.1 条形码简介

条形码技术是集条码理论、光电技术、计算机技术、通信技术、条码印制技术于一体的综合性技术。由于它具有准确、快速、经济、便于操作等特点，很快便渗透到计算机管理的一些领域。条码的推广和应用给社会和经济带来了很大的效益。条码技术是在计算机的应用实践中产生和发展起来的一种能够实现快速、准确的进行数据采集和自动识别的技术。

2.2 本章小结

系统开发中应用的关键技术，包括开发系统所使用的Delphi语言技术、自动化档案管理所需要的条形码技术、增强系统安全性使用的数字签名技术和在工程设计上使用的UML建模技术，这些技术在后面的系统的实现中都会使用到。

3 档案管理系统的分析与设计

首先进行档案管理业务的需求分析，提出了本系统中档案管理员模块分为档案类别管理、档案柜资料管理、档案信息管理、档案借用管理、档案归还管理、档案查询管理等六大功能，以及用户模块划分为档案查询、档案借阅和档案归还三个功能。并将系统分为三大功能集合，即基本信息管理功能集合、档案借阅及查询功能集合、用户管理及其权限功能的集合，进行分别设计。

3.1 档案管理系统的需求分析

需求分析阶段是学生档案管理信息系统开发的最重要的阶段。首先，我们要了解和澄清客户的需求，然后严格地按照客户的需求给出系统的需求规格说明书。理解需求是在问题及其最终最终解决方案之间架设桥梁的第一步。开发者只有和用户充分的理解了需求之后才能开始设计系统，否则，对需求定义的任何改进，在设计上都必须大量的返工。下面是经过调研后得到的业务需求说明。

（1）系统为档案管理员建立学生信息的档案，用户进入系统前需要身份验证，验证内容包括用户名、密码，只有输入正确后方可进入系统，否则提示错误信息，要求重新输入。

（2）系统需对档案进行分类管理，档案管理员可为不同的部门建立各自的档案资料库。

可将档案管理信息系统的功能相应的划分，并且将这些模块整合为三个功能集合。

①基本信息管理功能集合。该集合包括档案类别管理、档案柜资料管理、档案信息管理三个模块，主要用于提供档案类别、档案柜资料以及档案的基本信息。

②档案借阅及查询功能集合。该集合包括档案借用管理、档案归还管理、档案查询管理三个模块。

③用户管理及其权限功能的集合。该集合包括档案管理人员信息管理和权限控制两个功能模块。

3.2 档案管理系统的总体设计

3.3.1 条形码使用流程

在条码应用系统中，被管理的学生档案的详细信息是以数据库的形式存储在计算机系统中，当条形码识读设备采集到管理对象的条码符号信息后，通过通信线路传输到计算机系统中。在计算机系统中，应用程序根据这个编码到数据库中去匹配相应的记录从而得到对象的详细信息，并在屏幕中显示。

4 档案管理系统的实现

首先明确了系统所使用的开发环境和运行环境，即采用Delphi语言为开发平台，数据库采用SQL Server 2000，而UML图的绘制则是是采用了Rational Rose 2003。通过使用SQL Server 2000软件实现了数据库的表的设计并完成了相关视图的建立，最后详细介绍了存储过程创建和数据库的连接的技术细节，并给出了部分系统界面。

5 总结与展望

5.1 全文总结

首先介绍了系统开发中所使用的关键技术，此后通过对学生档案管理业务的需求分析，进行了系统和总体设计，提出了将系统分为基本信息管理功能集合、档案借阅及查询功能集合、用户管理及其权限功能的集合等三大功能集合，并对系统进行了用例分析和域类分析。综上所述，本文通过对条形码技术、数据库SQL server2000以及Delphy语言对数据库进行操作的相关知识的应用，给出了一个学生档案管理信息系统的开发实例。

5.2 课题展望

由于研究时间和相关条件的限制，本模型研究仍有许多后继工作需要探讨。

（1）在使用SQL构建数据库的时候，只定义了几个能够完成基本操作的存储过程，在以后的使用和维护的过程中，可以根据需要，设计和添加其它的存储过程。我们也可以通过定义其它的视图，以达到简化程序设计的目的。

（2）由于在开发过程中时间的限制，有些界面的开发做的不够细致，界面不够美观，实现的功能不够全面，将在以后的使用过程中，不断的进行完善。

（3）由于现今某些加密算法安全性已受到质疑，采用更先进更安全的信息安全技术也是值得探索的一个问题。

参考文献

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