信息化在高速公路档案管理的应用探究

2017-06-06钟媚

卷宗 2017年6期

摘要：高速公路档案管理是高速公路工程管理的重要组成部分，本文对信息化技术在高速公路工程的档案管理中的应用进行系统介绍，分析档案信息化的特点，对高速公路工程建设项目资料档案管理系统这一信息化档案管理平台的运作步骤进行详细分析和探讨，同时总結信息档案管理中的注意事项。

关键词：高速公路工程；档案管理；信息化技术

高速公路建设工作中的档案管理工作对于高速公路工程的管理具有重要的意义，然而高速公路工程的相关资料及其档案涵盖建设周期的各阶段，卷帙浩繁，给档案管理工作带来不少困难，另外工程档案还将为日后的维修养护和大修改造提供参考，尤其是对于隐蔽工程和不易检测的构件具有重要意义，因此档案的完整和准确度是档案工作的重点，近年来由于信息化技术的发展，信息化不断应用于高速公路工程的档案管理工作中，有效提高档案归档效率，保证档案信息的完整程度和准确程度。本文对高速公路建设信息化的相关内容进行分析，为类似问题提供参考。

1 档案信息化的特点分析

传统的高速公路建设项目的档案大多是采用纸质版，纸质档案的缺点较多，主要是：纸质档案需要耗费较多的人力和时间进行编制，纸质档案涉及整个建设周期，内容较多、数量庞大，如要存储，需要大量的空间和配套的档案柜等设备，保管和利用成本都比较大，查找效率低，不便于查找。

随着信息技术的发展，信息技术不断应用于档案管理中，纸质档案的上述缺点可以得到解决和改善。目前高速公路工程项目除在建设单位留存一份完整档案外，其他信息可通过其他载体保留档案，以便减少存档的空间和设备，减少库房的使用，另外通过电子信息查档，可以更为快捷地提高档案的检索效率，实现远程实时查询。目前的技术手段，主要是采用先进快捷的现代化网络技术及通信技术管理所有档案的资料和文件信息，从而改变以往的纸质化管理，提高档案管理效率和逐渐实现档案管理信息化。

新的技术手段在档案管理工作中的应用，经常结合高速公路工程的特点作为依据及基础，将开发成基于高速公路工程项目的档案管理系统，即形成以集项目化办公为一体的系统，将建设单位、设计单位、施工承包商之间的业务统一到管理软件中，各方收集各自的档案，各自按规范归档至系统中，数据可共享，这是档案信息化的重要一个优势。信息化的档案管理系统执行的标准和规范应与国家和地方标准的相关内容相一致，依据工程建设标准化建设工程档案，保证其符合各项要求。

高速公路工程建设的资料和信息具有原始性，另外还要求具有法律效力，这些都对档案管理提出较高要求，同时出于保密性的要求，对于系统安全的防护性能，防泄漏防黑客等有特殊要求和规定。在网络信息中，将采取更为先进的加密软件，严格限制用户权限，防止被盗用，从而保证网络管理中资料的安全。同时无论是网络信息系统还是管理软件都应安排专业人员定时进行系统的维护和管理，保证系统的畅通无阻。此外，在实践中，还应建立和健全信息化管理系统中与现行高速公路工程资料管理相匹配的管理制度，主要在于以档案管理系统有目的、有针对性的对各施工过程进行检查，从而保证相关的工程资料不漏做，真实、可靠以及全面。

2 信息化在高速公路工程中的应用

2.1 信息化平台

高速公路工程施工过程中的相关资料和文件应和建设周期同步，且各项资料都应进行及时的管理，纸质版的档案管理常常出现资料后补，更新慢等问题。而信息化手段则可以解决这种弊端，本文以“高速公路工程建设项目资料档案管理系统”这一信息化档案管理平台为例，介绍信息化在档案管理中的应用。

该信息化管理平台是基于整个项目的建设周期，且执行国家相关档案管理的要求和规定。整个平台采用C/S及B/S的管理结构，支持客户端到服务器和浏览器到服务器的这两种执行模式，目前建设单位通常采用前者，而施工承包单位则采用后者，查询功能通过B/S模式执行，有利于提高检索效率和提高通用性。平台的设计可分为三个层次，第一层主要提供平台介绍用户指令，第二层将接受的指令转化为计算机语言，第三层是数据储存平台，专门存储数据，以便支持用户访问和定期的维护。

平台还配备数字化处理系统，可处理资料扫描、处理图像的切黑边、纠偏等。另外支持DWG、PDF、JPEG、BMP等多种类型，方便数据的引用，通过项目信息的检索可快速搜索出相应文件及相关资料。

2.2 平台做法具体步骤

（1）高速公路工程的划分及项目信息录入，根据相关规范和要求，建立存档分类。

（2）根据分类及标准，以竣工文件分类方案、参建单位及单位工程、分部分项工程等建立结构树，建立相关的目录，为索引及材料上传和扫描做准备，档案的分类及相关进度紧密配合，满足高速公路工程的档案使用。

（3）按目录收集项目的相关技术资料和文件，将资料和文件上传到服务器。

（4）整理文档，根据目录，将收集的文件和资料进行编号和整理。

（5）图像整理，通过内置的软件，对文件、资料等进行文件图像扫描及处理，处理完成后进行编号整理排序。工程的原始资料可采用平台支持的TIFF格式的文件，而相关图纸及告诉公路工程监管的照片则可以使用平台支持的图像文件DWG和JPEG。

（6）索引。扫描完成的文件与前面所建立的目录进行挂钩链接。

（7）录入平台。将信息录入平台中，检查文件链接、文件名的正确性和匹配性。

（8）组卷。平台可以自动组卷和多方块组卷，组卷速度每小时可达1500卷，从而大大提高高速公路工程档案的组卷编制效率。

（9）制作光盘。对于已经完成的高速公路工程的档案，将所有信息等资料制作成能独立检索的高速公路工程的现场档案光盘。

3 高速公路工程信息档案管理中的注意事项