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中学档案管理信息化建设的有效对策

2017-05-16张彪

卷宗 2017年4期
关键词:信息化管理

张彪

摘 要:随着科学技术的飞速发展,中学教育也更加现代化,而从中学档案管理现状来看,信息化水平还很低,无法满足档案档案管理工作的要求。对此,学校需要提高重视,加大对现代信息技术的应用力度,不断创新档案管理模式,让档案资料得到有效利用。本文将简述中学档案信息化建设的问题,并有针对性提出了解决对策。

关键词:中学档案;信息化;管理

在中学教育改革过程中,办学规模越来越大,招生数量也逐年增多,标志着我国整体教育水平的提升。但是这为档案管理人员带来了沉重的负担,需要管理大量的档案资料,工作压力不断加大,面对繁重的工作任务,必然会出现疏忽的地方,从而对中学档案资料的完整性、真实性带来不利影响。而将先进的信息技术应用到中学档案管理工作中,充分发挥出现代设施设备的优势,可以让学校各种档案资料得到高效管理,为学校的发展服务。

1 中学档案管理信息化建设的问题

(一)思想上不重视

在传统观念的影响下,很多学校只关心学生的成绩,将工作重点放在教学上,忽视了档案管理工作。尤其是在应试教育大环境下,学校更注重升学率,把主要的时间与精力放在教学上,不重视档案管理的信息化建设,缺乏统一的规划。此外,一些学校还受到资金的限制,投入到档案管理工作中的资金很少,也没有及时购置必须的设备[1]。同时个别学校也没有建立专门的管理部门,人员素质与能力偏低,对信息技术应用较少,不利于档案管理的信息化建设。

(二)技术过于落后

当前,国内大部分中学档案管理还处在起步阶段,没有充分发挥出先进信息技术与设备的优势,加之资金的不足,为档案管理信息化建设带来了阻碍。从档案管理人员现状来看,也未能掌握必要的技能,这样不利于档案资料的查询与利用,而在档案的收集、存储和传输过程中,也会出现信息丢失的问题。一些学校对档案管理信息化建设认识不足,认为只需要将纸质信息输入计算机中即可,在档案归类、查阅等工作上,大多通过手工完成。此外,由于停留在单机归档的阶段,信息和档案独立存在,不能实现信息资源的共享。而中学档案信息化建设还缺乏统一的标准,也没有作出科学的规划,显得比较随意和盲目。

2 中学档案管理信息化建设的对策

(一)加强档案基础设施建设

为加快中学档案管理信息化建设步伐,需要在思想上引起足够的重视,将其纳入到学校整体规划里面,重视当前基础设施建设。第一,进一步完善档案管理制度,为档案管理人员提供参考。学校要结合自身实际情况,制定行之有效的制度,从档案的形成、收集、保管到销毁,要实行全过程的监督,尤其是对电子文件档案而言,必须将责任明确的个人。第二,实行自动化办公。档案管理信息化建设需要以计算机为基础,在档案资料收集、审核等过程,都离不开计算机的支持。要利用计算机中的自动检索功能,快速的查找与删改资料,让中学档案管理有更高的效率。第三,做好对电子档案的管理工作。学校应结合实际情况,并以纸质档案为依据,合理设置电子档案,确保信息的真实性与完整性,实现对电子档案形成、整理、鉴定等全过程的管理。当然,还要适当拓宽收集的范围,不断充实中学档案的内容。

(二)提升档案管理数字化水平

数字化也是中学档案管理信息化建设的内容,但是现阶段很多学校仅仅是将纸质信息转化为数字信息[2]。由于大部分学校缺乏足够的资金,专业管理人员也很匮乏,因此为确保档案数字化建设成效,需要优先实现利用率与价值较高的档案的数字化,包括学生学籍、教师考核、课程设置等档案。与以往档案管理方法不一样,在信息化建设过程中,还重视目录与检索的建设,运用文件夹、光盘、音像等形式,实现对数据信息的永久保存。要运用好网络,共享档案信息资源。此外,学校要将档案资料与校园网进行连接,形成完善的数字化系统,提升档案的数字化程度,让其得到更好的利用。

(三)制定档案管理的规范与标准

对中学档案而言,涉及内容较多,也比较分散,每天都会形成大量的档案资料,管理起来难度极大,需要统一做好收集、整理与利用工作。对此,在中學档案管理中,要不断提升信息化水平,采用集中统一管理的模式,确保档案管理工作更加规范。学校要将档案管理信息化建设的标准明确下来,这样才有利于对其的开发与利用,让学校教学、科研等活动提供准确的档案信息。此外,在中学档案管理信息化建设过程中,通过将相应的规范与标准明确下来,能够更好的共享档案信息资源,减少人力、物力和财力的浪费,并促进学校整体教育教学水平的提升。

(四)加强对档案资料的安全保护

在中学档案管理信息化建设过程中,必然会遇到安全问题,这点也要引起重视,否则会造成档案信息的丢失与泄露。而人工操作失误、计算机故障、计算机病毒与黑客入侵等,也会损坏计算机中的文件资料,为学校带来不可估量的损失。对于中学档案资料而言,有的可以对外公开,有的则非常机密的,若是保密工作做的不到位,将出现信息泄露与丢失的问题[3]。对此,档案管理人员应该切实增强自身的职业道德感,在档案管理中规范操作,减少失误,避免文件资料出现损坏。要制定健全的安全管理制度,让信息系统的运行更加安全和高效,同时为避免受到病毒与黑客的入侵,要将网络安全措施做到位,增强信息系统的抵御网络攻击的能力。并重视备份工作,这样在发生意外事件以后,能够第一时间使用备份文件,对档案信息进行恢复,防止重复劳动,造成浪费。

(五)重视档案管理人员培养

中学档案的信息化管理工作,需要将计算机网络技术应用好,这对档案管理人员提出了很高的要求,不仅要具备丰富的管理经验,还要掌握数据库管理、网络建设、计算机操作等技能[4]。对此,学校要为档案管理人员提供更多的学习机会,让他们掌握计算机技术、网络技术、信息管理技术等方面的知识,从而实现计算机应用能力的提升,真正成为懂技术、懂管理的复合型人才。同时还要定期开展对档案管理人员的培训工作,加大对其考核的力度,确保他们的知识结构尽快得到更新,掌握更多的专业技能,满足当前中学档案信息化管理的要求。档案管理不同于学校其他工作,需要档案管理人员具备较高的职业道德素质,有责任心,这样在面对机密档案资料时,才能避免对其的非法利用。学校要在思想、行动上加强对档案管理人员的教育,确保其思想政治觉悟得到提升率,具备更高的鉴别能力。只有学校打造一支素质高、能力强的档案管理队伍,才能为档案管理信息化建设打下坚实基础。

3 结语

总之,加快中学档案管理信息化建设具有重要意义,不仅可以从整体上提升学校的教学管理水平,还能让档案资料得到充分的利用。中学档案直接反映了学校的教育教学水平,需要提高重视,要加大对现代信息技术的应用,不断改进工作方法,解决管理中存在的问题。学校要投入足够的资金,将各种现代化信息设备配置齐全,同时重视人才培养工作,确保中学档案管理信息化建设能够顺利进行。

参考文献

[1]陈传荣.中学档案信息化建设面临的问题及对策[J].才智,2016,(16):65.

[2]冯凯.档案管理信息化建设的问题与对策[J].山东工业技术,2015,(23):211.

[3]杨秋苑.谈中学档案管理信息化建设的有效策略[J].黑龙江史志,2015,(03):95.

[4]包晓红.谈中学档案管理信息化建设的有效策略[J].办公室业务,2013,(15):151.

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