潘七君

摘 要

在我国科技不断发展的背景下，计算机办公软件在人们的生活和工作中已经变得非常普及，其改变了人们的生活方式和工作方式，使工作变得更加便捷和高效，已经成为了办公室的一种必要办公软件。和传统的办公形式相比，计算机办公软件安全系数高、检索快捷，并且实现了无纸化办公，大大改革了办公形式。本文就计算机办公软件在办公室的应用进行探究，旨在为人们提供一定的参考。

【关键词】计算机办公软件 办公室应用

计算机办公软件是在我国科学技术不断进步的背景下产生的，其改变了人们的办公形式，大大提升了办公效率。计算机办公软件在很多领域和行业都得到了广泛的应用，常见的为政府办公、商务办公和教学科研办公，可以促进办公效率的提升，为政府和企业带来更大的效益。

1 计算机办公软件的应用优势

1.1 控制办公成本

对于企业来说，其经营的目标就是实现经济效益的最大化，因此控制成本对于促进企业发展来说具有重要的作用。而采用计算机软件办公，虽然在前期需要投入计算机设备以及网络线路等资金，但是其代替了原来的办公材料，很多信息的传递和消息的发布都是通过邮件的形式来实现，这就大大节约了纸张的成本。另外，采用计算机办公可以使信息的传递更加便捷，减少了中间的很多环节和过程，这对于企业来说提升了信息的交互，可以增加企业的很多隐性的经济效益。因此从长远来看，采用计算机办公软件办公可以有效节约办公成本。

1.2 优化办公流程

将计算机技术应用到实际办公中，可以优化办公流程。在以往的办公中，很多信息的传递、收集和整理对人的依赖性非常大，都需要人们手工完成，因此这个过程中就要消耗大量的人力和时间。而采用计算机办公软件，很多复杂的信息处理和加工，都可以由软件完成，实现了办公的自动化，使企业不同部门和不同人员之间的沟通不受地点的限制，促进了不同部门之間的合作和交流。因此计算机办公软件还有效优化了办公流程。

1.3 提升办公效率

利用计算机办公软件实现办公最直接的影响就是提升了办公效率。在传统的办公过程中，需要消耗很大的人力和物力，由于很多办公环节都是人们手工完成的，而办公工作内容非常繁琐和复杂，因此办公效率非常低下。而采用计算机办公软件，就可以指定标准化和流程化的系统规划，很多繁杂的工作通过计算机办公软件都可以快速解决，全面提高了办公效率。

2 计算机办公软件在办公室的应用

2.1 文字软件在办公室

计算机办公软件包括很多种类，文字文件、图像处理软件和视频软件等，都在实际的办公中具有广泛的作用。文字软件是办公中的一种最常使用的软件，其中又属Office 软件最常见，包括Excel软件、 Word软件等，其中 Word软件主要是实现对文字的处理，利用Word软件的强大功能就可以实现对各种文档的编辑需求，并且软件的功能一直在不断改善，在办公中得到了人们的青睐，不仅可以有效提升办公效率，同时还能够满足现代化的企业办公需求。而Excel软件是对数字处理的一种软件，可以实现数字的多种运算，包括加减乘除等多种运算，将其应用到办公中，可以实现对各种文字和数字的便捷处理，从而大大提升工作效率。

2.2 视频软件

视频软件也是办公中的一种常见软件，其一般在商务办公中具有重要的作用。现阶段市场的竞争力越来越大，很多企业的工作节奏都非常快，跨地区之间企业的合作也非常普遍。在以往办公中，如果双方需要沟通交流制定共同的发展目标，只能通过面对面的谈判，这样就需要消耗很多时间和精力。而采用视频软件，将视频软件和音频文件有效整合在一起，就可以通过计算机技术来处理和转化信息，以视频的形式呈现出来，还可以进行视频会议，简化了办公的流程和程序，同时带来了更大的效益。

2.3 图像软件

图像处理软件在办公中的应用也非常广泛，主要包括Photoshop 等计算机图像处理软件，在广告和平面设计行业中的应用非常广泛。随着现代社会的不断发展，人们对现代工业也提出了更高的要求，为了符合人们的审美需求，工业设计中也更加注重视觉化，而为了提升工业设计的视觉化效果，在工业企业的产品设计中，也需要充分利用各种图像处理软件来设计出更美观的产品。

3 计算机办公软件在不同办公室的具体应用

3.1 计算机办公软件在商务办公中的应用

在商务办公中，计算机办公软件是一种必不可少的软件，可以有效节约办公的时间，大大提升办公的效率，同时使企业的资源配置更加优化，最终实现企业的最大化利润。现阶段网络贸易变得非常普及，很多产品和行业都可以通过网络来宣传或者销售产品，在这个过程中，就可以充分利用文字处理软件和图片处理软件来呈现图片，让顾客可以足不出户全方位地认识企业的产品，并刺激消费，完成企业的商品销售。在商品的售后服务中，也可以充分利用计算机办公软件来开展售后服务，实现和客户的零距离沟通，从而为客户提供更好的服务。在传统的营销模式中，也可以将计算机软件作为一种辅助的工具实现合同拟定、财务和处理和信息处理等。

3.2 计算机办公软件在政府办公中的应用

计算机办公软件在政府办公中也取得了良好的作用。政府的工作宗旨是为人民服务，因此提升政府办公的效率和质量和人民群众的切身利益具有紧密的联系。在政府部门的办公中充分利用计算机办公软件，可以促进办公效率的提高。利用计算机软件构建信息网络平台，将相关部门的资料和日常活动发布到平台中，民众就可以及时了解相关的信息，促进民众对政府工作的监督。

4 结语

在我国科技不断进步的背景下，计算机技术在很多行业和领域都得到了广泛的应用，将计算机软件应用到政府办公和商务办公中，均可以大大提升办公效率，有效节约办公成本，优化办公流程。在未来的办公中，还应该加强对计算机办公软件的研究和利用，充分发挥计算机办公软件的优势，从而有效提升办公效率和质量。

参考文献

[1]李源.计算机办公软件在办公室的应用[J].电子制作，2015（12）：221.

[2]吴小平.办公室计算机办公软件的应用[J].信息与电脑（理论版），2016（01）：17-18.

[3]林雯.办公室计算机办公软件的应用探讨[J].科技展望，2016（13）：17.

[4]王诗珏.浅谈办公室计算机办公软件的应用[J].城市建设理论研究（电子版），2016（19）：88-90.