姚刚

在机关单位常用文书中，通知的使用频率较高，尤其是在向相关单位传达某些重要事项并希望对方加以执行时。但在实际的机关公文写作实践中，通知的写作也会经常出现一些问题。请先阅读一份通知：

关于加强学生节假日期间安全出行

宣传的通知

××交发〔2015〕5号

××学院、××学院、××××大学、××学院：

当前×××国道××段进入紧张的施工阶段，进入夏天，××辖区旅游人数增加，高校学生和居民往返市区人流量较大，由于受当前道路施工和××区公共交通覆盖面的限制，本地居民和学生到市区往返还不方便，在目前公交车难以满足的情况下还依靠搭乘永福、六塘等过境班线车出行，现存在节假日期间出行人流量大，乘车拥挤和交通安全问题较多的情况，现建议贵校加强对学生的出行安全教育，引导学生在节假日期间错峰出行，搭乘正规运输车辆，确保学生安全出行。

联系人：××××（姓名）

××××××××（电话）

××区交通运输局（公章）

二○一五年五月二十八日

阅读之后不难发现，这份通知其实存在不少问题：

一、文种使用不当

根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14號）有关规定，公文标题主要由发文机关名称、事由和文种这三个部分组成。在实际的公文拟制过程中，标题拟制衍生出四种构成形式：完全式标题、省去发文机关的标题、省去事由的标题和只使用文种的标题。在笔者即将评析的这篇公文里，其为求标题精简，省去了发文机关“××区交通运输局”。

笔者认为标题“关于加强学生节假日期间安全出行宣传的通知”文种使用不尽合理，主要基于以下考虑。

其一，公文的行文对象。首先，通读全文即可发现，受文单位中的“××学院”“××××大学”作为教育机构，隶属于教育系统，彼此之间亦是相互平行的关系，同时这些高校更不是××区交通运输局内部单位。由此可见，这篇公文是一篇对外行文。再者，从“××区交通运输局”与“××学院”“××××大学”等教育机构在行政、业务上的工作关系来看，发文单位与受文单位之间既非上下级关系，也非隶属关系，所以，这篇公文归为平行文最为适宜。而所谓“平行”，即公文向发文机关的同级单位或者不相隶属的单位发文。

其二，公文的行文目的。公文标题“关于加强学生节假日期间安全出行宣传的通知”及正文已经明确指出，行文目的就是希望各高校能够在一定程度上加强对学生节假日期间安全出行的宣传教育，更重要的则在于，××区交通运输局需要××区辖区内高校的协助，以便度过当下人流量大、道路通行不畅的困难时期。在这里，发文单位在行文中应当持有一种商洽探讨、谦恭有礼的语气。

在前述的基础之上，笔者再结合误用文种“通知”及应用正确文种“函”的定义来加以佐证。《党政机关公文处理工作条例》认为“通知”适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。对于“函”，则认为其用于不相隶属机关之间商洽工作、询答问题、请求批准和答复审批事项。据此，尽管“通知”并非仅限于对下级单位行文，符合此篇公文行文方向，但与“函”相较，在发文、受文单位间关系及行文用语、商洽事由等细节方面还是不可同日而语。相较而言，用“函”似乎更合适。

二、内容拖沓，语义重复

《党政机关公文处理工作条例》第十九条第三款规定：公文拟制应当“内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练”。

对照例文，全文二百余字，自成一段，只有文末一处句号，文中悉数使用逗号，毫无层次感可言，从格式上看显得十分不严谨。另外，例文正文内容十分繁冗，通读之后发现，例文无非是想表达以下几点意思：人流量大（游客、本地居民及学生），道路施工，公共交通落后，希望高校协助配合引导学生错峰出行、搭乘正规车辆。但在行文中却出现多次语义重复，逻辑混乱，应当加以精简修正。

三、落款格式有误

对于落款中的发文机关署名、成文日期的编排，例文存在明显不当。“××区交通运输局”及成文日期不应右对齐顶格编排，而应该右空四字；同时，成文日期“二○一五年五月二十八日”也不应再沿旧例，需要将其替换成阿拉伯数字“2015年5月28日”。

（摘自《应用写作》）