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在OA系统上进行审批签章的法律效力

2017-04-15杨强达

青春岁月 2016年24期
关键词:OA系统法律效力

【摘要】OA系统通过实现数字化办公,优化企业的管理组织结构,在工作审批、公文管理、系统集成等方面提高了企业的办公效率。然而,企业对于在OA系统上进行工作审批电子签章的法律效力、工作审批行为的法律效力及其相应文件资料作为证据的证明力问题等事宜仍存有疑虑。

【关键词】OA系统;法律效力;电子签章;证明力

一、引言

目前中国相当比例的企业采用了现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式——办公自动化系统,即常说的“OA系统”,英文全称为“Office Automation System”。OA系统通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。企业在OA系统上进行办公,包括:工作审批、协同工作、公文管理、沟通工具、文档管理、信息中心、系统集成等。然而,企业管理层对于在OA系统上进行工作审批电子签章的法律效力、工作审批行为的法律效力及其相应文件资料作为证据的证明力问题等事宜仍存有疑虑。

二、在OA系统上进行工作审批签章的法律效力问题。

根据《电子签名法》第二条、第十三条、第十四条的规定,电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据;企业在OA系统上进行工作审批的电子签章同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:1、电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;2、签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;3、签署后对电子签名的任何改动能够被发现;4、签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

但是,下列事项所涉及的文书不得适用于电子签名:1、涉及婚姻、收养、继承等具有人身关系的文书;2、涉及土地、房屋等不动产权益转让的文书;3、涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的文书;4、法律、行政法规规定的其他不适用电子文书的情形。

若企业在OA系统上的签章符合上述可靠电子签名条件的,企业利用电子签章进行工作审批的文件资料与手写签名或者盖章的文件资料具有同等的法律效力,对于企业内部或者外部都具有同等的法律效力。若企业在OA系统上的签章不符合可靠电子签名的条件时,对于企业内部而言,依据企业的规章制度或者企业审签人员的权限和职责,企业或企业签人员的电子签章仍可对企业内部产生约束力;对于企业外部而言,根据现行相关法律法规的规定,企业或企业审签人员的电子签章则可能因其不符合可靠的电子签名条件而不被认可,在法律上存在瑕疵,无法与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

三、在OA系统上进行工作审批行为的法律效力问题

企业规章制度和章程的制定是企业的一种内部“立法”行为,这是法律赋予企业的一项重大权利,企业在不违背法律法规强制性规定的前提下,可以自行制定企业的工作审批制度。企业可以通过制定或修改企业章程、规章制度的方式,将OA系统的使用以及在OA系统上进行相关事项的审批作为企业的规章制度,在实际工作开展过程中予以应用,但是企业规章制度和章程的内容、制定程序、公示程序等必须符合法律法规的规定。

企业按照企业章程、规章制度确定的工作审批制度,在OA系统上进行工作审批的,该审批行为对企业内部产生约束力。但是,在OA上进行审批的事项范围以及各自的审批权限不得违背法律法规以及企业章程对于企业各组织机构、权利人的职权范围和议事程序的规定。

然而,如果企业OA系统的使用尚未在企业章程或规章制度中予以明确、合法化的,则企业在OA系统上进行相关事项的审批,可能因与企业现有章程、规章制度规定的议事规则、审批程序、审批权限等不符,从而导致审批结果违法甚至无效的可能。

四、在OA系统上签章的文件资料作为证据的证明力问题

我国《民事诉讼法》中未将电子证据作为独立的证据种类,而根据电子证据的特征,OA系统中形成的文件资料作为电子证据在实践中的主流观点被认为是书证的范畴。根据《民事诉讼法》第七十条的规定,书证应当提交原件。同时,根据我国法律传统的证据原件的定义,OA系统中文件资料的打印件属于复制件。在实践中,对于证据的认定,证据材料为复制件的,在诉讼中一般不得单独作为认定事实的根据。企业在OA系统上进行审批签章形成的文件资料属于书证的范畴,并且,该文件资料的打印件属于复制件。因此,企业使用电子签章形成的文件资料作为证据时可能被归类为复印件范畴的书证,不得作为认定事实的根据。

但是,根据《电子签名法》第五条的规定,企业在OA系统上进行审批签章形成的文件资料符合下列条件,视为满足法律、法规规定的原件形式要求:1、能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;2、能够可靠地保证自最终形成时起,内容保持完整、未被更改。因此,若企业审签人员使用电子签章的文件资料满足上述条件时,可被视为原件范畴的书证,在诉讼中可作为认定事实的证据。

除此之外,根据最高人民法院《关于民事诉讼证据规则的若干规定》第七十七条第二款的规定,物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或者经过公证、登记的书证,其证明力一般大于其他书证、视听资料和证人证言;最高人民法院《关于行政诉讼证据若干问题的规定》第六十四条的规定“以有形载体固定或者显示的电子数据交换、电子邮件以及其他数据资料,其制作情况和真实性经对方当事人确认,或者以公证等其他有效方式予以证明的,与原件具有同等的证明效力。”因此,作为书证范畴的数据电文,除应尽量符合上述关于原件形式的要求外,企业还可通过公证机关取证,并制作公证文书,或者申请法院进行证据保全,有利于法官对证据的真实性审查,增强证据的证明力。

五、结论

企业在OA系统上进行审批签章时,若符合相关的法律规定,可被视为可靠的电子签名,使用电子签章形成的文件资料与与手写签名或者盖章具有同等的法律效力;若不符合可靠的电子签名的条件的,使用电子签章形成的文件资料法律效力存在瑕疵。企业在OA系统上进行工作审批的,如果企业章程、规章制度等确定了使用OA系统进行工作审批的相关制度,则律师认为该审批行为对企业内部产生约束力。但是,如果企业OA系统的使用尚未在企业章程或规章制度中予以明确、合法化的,则企业在OA系统上进行相关事项的审批,可能因与企业现有章程、规章制度规定的议事规则、审批程序、审批权限等不符,从而导致审批结果违法甚至无效的可能。贵公司在OA系统上进行审批签章形成的文件资料,作为证据时,满足相关的法律规定,被视为原件形式的书证,在诉讼中可作为认定事实的证据,反之,该证据则可能被认定为复制件,无法作为认定事实的根据。

鉴于企业的办公人員长期使用OA系统进行数字化办公,企业可制定关于OA系统相关的规章制度,或者将OA系统的使用纳入企业的企业章程中,使其成为一套有效、便捷、高效、合法的管理程序模式,优化企业现有的组织管理结构,同时确保OA审批的效力。

【作者简介】

杨强达(1991—),男,汉族,福建南安人,中共党员,四川大学法学院2014级法律硕士(非法学)。

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