林波

摘要：在信息时代下，图书档案管理工作取得了新的突破，实现应用信息化技术来完成任务。本文针对图书档案信息化存在的问题展开探讨，并对信息化管理系统的建设方法进行论述。总结为转变管理观念、建立有效的指南资料库、完善数据库内容等方面。

关键词：图书；档案；信息化；管理

随着科技的飞速发展和信息时代的到来，使许多传统的工作都受到了巨大的影响，图书档案管理工作也受到了信息时代的冲击。面对社会的变化，我们必须清楚地意识到，信息时代给我们的图书档案管理工作带来的不仅仅是挑战，同样也是机遇和新生。对于如今的图书档案管理工作给我们提出的新要求，我们应该如何应对以及如何有效的利用信息时代的媒介优势来整合传统的图书档案管理方式，更加科学准确化的进行管理是目前我们在信息时代下应该思考和解决的问题。

一、图书馆档案管理工作中存在的问题

1.管理观念和管理模式落后。在管理观念方面，目前图书馆的管理工作都在追求“大而全”，对于部门内部人员，则根据相关的身份证明进行开放，这也是当前我国大部分图书馆的管理观念。首先“大而全”的模式实际上并不利于图书档案资料的学习与查找，同时也降低了图书馆的服务效能。而只对其内部人员开放的管理模式在一定程度上并没有最大化利用图书档案资料，使很多优秀的档案资料不能实现其社会价值，阻碍了图书馆的管理工作；在管理模式方面，随着信息化的到来，大部分图书馆已经应用了计算机的管理，但管理对象都是针对近期文献、图书的资料，而且部分图书不能下载。

2.信息资源网站的建设不够完善。对图书档案进行管理，最重要的一个目的就是方便用户使用。为了方便用户利用各种信息资源，我们应该建立相应的信息资源网站，以集中图书档案等各方面的信息资源。在国外，如美国总统图书馆系统及加拿大国家图书档案馆，其信息资源网站已经发展得比较完善。网站上几乎涵盖了图书、档案以及与之相关的信息，使用户查找利用非常方便。由于对图书档案一体化管理认识不足，以及建设图书档案网络联合平台本身所存在的巨大困难，我国目前的图书档案一体化管理在实践中仍然达不到国外信息网站的管理程度，信息检索和查询不够方便快捷。

3.管理人员素质普遍不高。图书档案管理工作人员是图书馆档案管理工作的主要成员，除了某些高校图书管理人员具有本科以上学历外，大部分图书管理员都是些中专学历，素质不高且没有专业的管理技能并且对图书管理工作不能提出实质性的建议，严重阻碍图书档案管理工作的发展。而且，很多比较老的管理人员对电脑技术不懂，很难运用网络技术和资源，使图书档案管理工作效率降低，很难实现管理创新，并且在一定程度上浪费了相关的资源。

二、图书档案信息化管理建设途径

1.转变现有的管理观念和模式。在信息时代，资源的整合与共享同时也是时代发展的潮流。因此，我们在信息时代下，对于图书档案管理的观念也应该转变。改变以往的封闭式的内部人员借阅标准，而能够进行开放式的管理，让更多的人能够享受到图书馆的信息资源，使图书档案资源得到最大限度的利用。而且，在管理模式上，应该高度重视网络环境下的图书档案建设工作。尽量及时更新信息资源，对于一些过期的资源和文献要进行归类、整合并且加强对图书档案系统的联系和协调。尽量使其形成网络状联系模式。

2.建立专门的资料库。图书馆中拥有大量的书籍刊物，读者查找自己需要的资料时会浪费大量的时间，进行档案管理时，可以对资料进行分类处理，读者在对资料进行查找時。也能有明确的方向。节能时间的同时图书资料的使用效率有明显的提高。图书馆建立信息资料库后，如果在该管内没有读者需要的资料，通过联网搜索也能够明确该图书所在的书店，实现资源共享。可以建立专门的史料汇编、专题文件汇编资料库。该资料库可以通过不断地积累与添加以及应用网络编辑系统，进行异地联合编译，使同一汇编材料不断被充实，能够更加的齐全，从而提高档案的使用效率，节省了大量的检索时间。

3.建立开放档案用户目录数据库。搜索后所显示的内容也需要分析设计，如果显示的是全部图书内容，会浪费大量的内存时间。如果初步显示目录，根据使用需求来点击内容，这样能够减少办公系统运行期间对内存的需求。在系统中还要设定登陆验证环节，工作人员自定义密码，避免系统内部的重要数据被恶意篡改。建立开放档案用户目录数据库在信息化档案管理工作中是非常重要的，它是信息化档案管理工作能够高效有序进行的基础，是开展馆藏档案数字化工作的前提。该数据库的主要任务是对经过确认不合机密的档案信息资料进行汇编，在校园网或其他经授权的信息网络上供人免费查询使用。

4.建立原文影响资料库。该资料库的主要功能是将档案中比较珍贵的，有珍藏价值的手稿、照片、图画通过扫描、压缩、转化等方式转换为图片、声音、影响文件等，并且按照一定的存储方式存储在磁盘阵列、光盘库等大容量的存储介质上，从而实现源文件信息以数字化的形式保存下来，使读者在网上便可以看到这些有价值的资料，也使这些珍贵的资料得到更多一层的保护。它与开放档案目录数据库结合起来，也能满足读者在网上任意查询所需信息的要求。

5.培养和引进综合性人才。在信息网络环境下，要想加强图书档案的管理建设，就必须培养出一支在这方面专业性强的技术人员。而一直以来，阻碍我国图书档案一体化管理实践的一个重要原因就是缺乏一批素质全面的综合性人才。目前高校在培养图书档案人才时，在学科设置、课程设置、教学方式上应该积极探索出一条培养这方面人才的路，以满足社会的需要。比如说图书馆学系在开设图书馆学专业课程之外，还应该以选修或者必修的方式开设情报学、档案学的部分课程。

当今社会是一个信息的社会，任何事物都在朝着信息化的方向去发展，图书档案管理工作在过去是一项十分繁琐的，耗费人力与精力、时间的工作，且还很容易出现差错，但随着信息化的普及，图书档案管理也在向信息化的方向迈进。本文分析了图书档案管理的现状，并由此提出了一些针对目前存在问题的解决和改进措施，旨在使信息化能够更好的应用于档案管理工作，能够发挥其更大的价值。