周宝华

【摘要】本文主要阐述现代档案管理工作发展的四个趋势：一体化、数字化、纸质档案与电子文件的长期并存、由档案实体管理向档案信息组织与管理发展。

【关键词】档案管理；发展趋势

一、档案管理模式的变革——文档管理的一体化和图书、情报、档案管理的一体化

（一）文档管理的一体化。文档管理的一体化是指，从文书和档案工作的全局出發，实现从文件的制发到归档管理的全过程管理，将文件管理和档案管理融为一体。即将现行文件的产生、归档及档案管理纳入一个管理系统，采取统一的工作制度、程序和方法，而不再将文件管理和档案管理视为两个相互独立、界限分明的管理系统，从而有效地减少了重复劳动，提高了文档管理工作的效率。文档一体化具体应包括：

1.文档实体生成一体化。即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直至被销毁为止的整个生命周期进行全面管理。

2.文档管理一体化。从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现。

3.文档信息利用一体化。可直接通过文档检索系统查找所需要的文件或档案。

4.文档规范一体化。文档一体化要求在公文办理和档案管理中实施统一协调的规范和要求。

文件生命周期理论是文档一体化的理论依据。文件生命周期理论认为，文件从其产生到最终销毁或进馆永久保存是一个完整的生命运动过程，档案与文件并没有本质的区别，实质上是同一事物，两者只不过处于不同的生命阶段而已。因此将文件与档案纳入一个统一的管理系统，实行一体化的管理，遵循了文件运动的客观规律。

文档一体化系统是实现电子文件全过程管理和前端控制的重要平台。在文档一体化系统中，可以对电子文件的产生、运转、归档管理或销毁的全过程实施控制和管理，更为重要的是，档案人员可以从系统的设计之初就介入其中，使系统的设计和实施能够体现文件的档案化管理思想，这对于保证电子文件的真实性和完整性极为重要。

（二）图书、情报、档案的一体化管理。图书、情报、档案各有其特点，图书具有比较系统的知识体系，情报是用来消除不确定性的特定信息，档案是记录人们社会活动的原始信息，但三者在功能上可以互补。随着现代信息技术的发展，三者的一体化管理方案将日趋成熟。图书、情报、档案一体化的管理模式具有突出的优势，首先可以提高信息的综合度，充分组织和开发利用各类信息资源，满足生产、生活、领导决策和文化传播综合、集成的信息需要。其次可以优化单位的资源配置，实现资源共享。近年来，许多大型企业在以前图书室、资料室和档案室的基础上进行资源重组，建立了企业信息中心，对图书、情报和档案实施一体化管理，将它们纳入统一的信息管理系统，能够充分利用各类信息资源，实现资源共享。再次，图书、情报、档案的一体化管理适应了社会信息化和数字网络环境对于各类信息综合集成的管理需要和利用需要。在信息网络环境下，图书、情报、档案等各类信息资源将不再是界限分明的孤岛，而是相互渗透、相互连接的信息集成。

所谓纵向，是指向前延伸至文件管理，应熟悉文件管理的理论与方法。所谓横向，是指图书与情报管理。档案作为一种独特的信息资源，与图书、情报之间存在密切的联系，档案工作者应该了解图书、情报工作的原理和方法，为三者的一体化管理奠定基础。

二、档案管理手段的变革——数字化和网络化

20世纪中后期以来发生的以计算机技术为代表的现代信息技术革命，使档案管理的方式发生了变革，由传统的手工管理方式向数字化和网络化方向发展。所谓档案管理的数字化，是指借助计算机技术等现代信息技术，直接生成数字档案信息，或通过数字化技术将存贮在传统介质上的模拟档案信息转换成数字信息，便于档案信息的网络传输和共享。数字化档案的产生主要有两个渠道，一是在数字网络环境下（尤其是在办公自动化环境下）直接产生大量的电子文件，通过在线或离线方式归档以后转化成电子档案。二是通过馆藏数字化将原来存贮在纸张、缩微胶片、唱片、录音带、录像带等载体上的档案信息通过数字化处理后转换成数字信息，形成电子档案。数字化档案是实施档案网络化的必要前提。

三、档案管理对象的变革——纸质档案与电子文件的长期并存

数千年来，档案管理的主要对象一直是纸质的，人们对纸质档案的特征了如指掌，总结出了主要是针对纸质档案的较为全面、成熟的档案整理、鉴定和保管方式，积累了许多管理经验，并将其提升为档案管理的基本理论。而20世纪中后期以来的现代信息技术革命打破了纸质档案一统天下的格局，以计算机技术等数字技术为依赖的电子文件得以产生并大量增长，而且在互联网的普及过程中受到越来越广泛的认同，彻底的无纸化办公时代似乎为期不远了。那么，纸质档案是否会彻底消失，电子文件是否会完全取代纸张文件呢？答案是否定的。

四、档案管理工作内容的深入——由档案实体管理向档案信息组织与管理发展

由于档案原件具有不可替代的凭证性，长期以来，人们对档案实体的收集、整理和保管工作倾注了大量心血和劳动，对组织和管理档案信息资源有所忽略。随着信息社会的来临，社会信息意识的觉醒和加强，档案——这种承载原始信息的文献越来越多地受到了社会的关注，档案的信息资源属性日益彰显。组织、管理和开发档案信息资源，提供档案信息为社会各界服务是当前社会信息化发展的需要，也是档案管理工作为适应信息化环境而促使自身发展的需要。档案管理工作的内容在社会信息化进程中正逐步发生着一个明显的变化，即从对档案实体的管理深入到对档案信息的组织和管理。