陈兆卿

【摘要】档案数字化是档案发展的必然趋势，档案数字化最大的优势便是让档案信息资源能够实现共享，其中档案数字化扫描是整个档案数字化中非常重要的环节，作为档案数字化扫描服务企业，对档案数字化扫描质量与安全进行控制，能够促进档案信息化工作顺利开展、保管、利用，从而更好地完成纸质档案数字化工作。

【关键词】档案；数字化扫描；质量；安全

面对大数据时代的挑战与机遇，必须全面推行档案数字化建设。档案数字化扫描质量与安全控制是档案数字化建设的重要环节，而此项工作是非常复杂的一项工程，需要投入大量的人力与物力。从目前档案数字化扫描工作服务的实际情况来分析，当前还有诸多问题需要及时解决。做好档案数字化扫描质量与安全控制，促进档案数字化建设是目前必须解决的问题。

一、 档案数字化扫描工作前质量控制

档案数字化扫描企业通常采用的是流水作业，根据数字化扫描的工序进行分组，根据不同工序的加工总量对人员进行科学配置，虽然工序较多内容也比较复杂，但是每一道工序都是由技术人员独立操作，在职责上实现分工，便能从每一个细节做好质量控制。

进行档案数字化扫描工作之前需要对纸质档案的原整理情况、破损情况、价值等等方面进行一次梳理，做好归类，然后通过拆卷、修复、整理等等对纸质档案进行扫描前的全面整理。

第一，调卷。通常纸质档案整理以年度为单位，需要档案工作人员从库房将需要进行数字化扫描的档案搬至加工场地，存放到临时库房。专门负责档案数字化扫描的企业要及时安排工作人员对档案材料进行清点、核对、登记。第二，核对。数字化扫描工作人员要对需要扫描的档案材料按照机构、年度、目录号对档案逐页逐件地进行核对，核对过程中发现缺漏需要及时通知档案管理人员，再进行一次交接，清单无误之后才能进行最后的确认。第三，整理。数字化扫描工作人员要对需要扫描档案进行逐页检查，主要目的是对编号进行核对，没有编号的档案需要用黑色签字笔进行重新编号，如果发现有错编或者漏编的要从原来的基础上入手进行改正。还要检查排列是否正确，出现错误的要及时地进行调整，针对纸张破坏会影响到数字化扫描工作开展的需要进行必要的修复，根据扫描进行分页、平整、纠正等等处理。第四，进行目录对接。档案管理系统需要对需要扫描的档案进行目录核对，如果发现有错漏的地方，需要重新进行编制或者根据实际情况在原来的基础上进行添加。

二、档案数字化扫描工作中的质量控制

数字化工作的核心就是扫描工作，主要包括的扫描项目有：纸质档案扫描、图像预处理、图像处理、图像质检等等，为了最大限度保障整个档案数字化工作的质量，要对每一个扫描环节进行质量上的把关。

（一）档案扫描。档案数字化扫描企业在进行档案扫描时，应该先根据纸张的规格、破损程度来明确需要使用扫描仪器的规格型号。如果纸张的状况比较好，通常采用高速扫描仪，如果纸张的状况不好而且年代也比较久远，尤其是破損程度非常严重的，一般加工公司会采取平板扫描仪。无论高速扫描还是快速扫描，必须要保障纸张内容全面，而且要端正无折叠地放在扫描仪中，还要避免前后两张发生重叠。

（二）图像预处理。数字化扫描之后图像要分配给图像处理部分，有专业任务进行图像处理，在处理之前还要对自动的批量的图像实施预处理，加工公司预处理的工序主要是除黑边、杂点、增强文字效果等等。预处理的图像如果倾斜校正率达到了90%以上，需要进行大面积除黑边、杂点工作，要最大限度降低后续工作量，让后续工作能够顺利进行。

（三）图像处理。完成图像预处理之后还要对图像文件逐一检查一次，主要是对图像进行去噪、去网纹、去黑边等等，图像上的信息与内容要与原档案一致，例如：页眉、页脚、手写注释、印章等等方面的内容。扫描过程中会留下一些黑线、指印、阴影部分，这些都要及时的将其清除。对于分开扫描的图像，要根据原档案的内容进行拼接，确保其完整性。

（四）验收。验收过程需要遵循相关标准才能进行，主要内容有：目录录入的准确率、图像质量处理、图像挂接准确率、档案实体的完整性、移交数据完整性等等，按照这些内容与标准进行验收，对于验收合格的要签署“成品数据提交清单”，如果验收不合格需要档案数字化扫描加工企业及时进行修改，直到达到验收标准。

三、档案数字化扫描安全控制

大数据时代档案数字化已经成为必然的趋势，这个过程中会涉及到大量的数据，电子数据不断产生，能够节约很多成本，更加重要的是提高了工作的效率。同时，档案数字化扫描过程中的安全问题必须得到重视，为了保障扫描过程中纸质材料与数据的安全，必须要为其提供良好的软件环境与硬件环境，才能确保档案数字化扫描能够正常地运行。不断加强扫描工作人员的安全意识，加强安全保密教育，要对每一道工序对应的工作人员进行职权划分，加强他们的责任感。另外，还需要根据实际情况逐步建立并完善档案信息安全制度。建立有关电子文件归档管理、档案数字化、档案信息保密等等方面的制度，从制度上加强责任意识，对于忽视档案信息安全、库房安全等等行为进行有效的约束与管制，要将档案数字化扫描工作放到制度保障的环境当中，从而提高档案数字化扫描的安全控制质量。

【参考文献】

[1]李英.档案数字化扫描实践经验[J].治黄科技信息，2013（05）：28-30.

[2]管静.谈谈档案数字化扫描过程中对档案实体的安全管理[J].北京档案，2013（05）：28-29.

[3]徐辉.档案数字化扫描工作问题探讨与安全实施对策[J].黑龙江史志，2015（05）：149.