杨冬美

【摘要】随着我国社会主义市场经济的持续发展，社会发展呈现多样化，各行各业以及各种各样的建设过程中，会形成大量的文档材料，这些文档材料全面反映了社会发展过程中各个行业的详细情况，具有重要的价值。因此，如何做好新时期的档案管理工作是值得我们认真思考的议题。

【关键词】档案管理；信息化；安全

档案管理工作由来已久，从最初的纸质记录到现在的网络平台，人们已经充分认识到了档案的重要性。在新形势下，做好档案管理工作应该先满足以下几点要求：

一、人员规范化

档案管理的优劣，在很大程度上取决于档案工作人員。在现阶段的档案管理工作中，档案工作人员方面有诸多的不足之处：

第一，没有专业的档案管理人员。长期以来，很大的一部分人员包括一些领导干部都对档案工作有一些误解，他们认为档案工作只是负责一些材料的保管，至多是分分类，整理一下就行，也不是单位的主要工作，只要在相关检查部门调研或查档时能找到，保证不丢失就行了。当然，这样的工作不需要什么专业人员，普通的人员都可以胜任。这种对档案工作缺乏了解，轻视档案工作的思想，导致了很多部门都没有专业的档案管理人员。普通的员工又大多在没有经过专业的档案知识培训前提下从事档案工作，他们对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且好多部门的档案人员只是兼职管理档案，对档案工作精力投入不足，往往只是将材料简单放置，不能做到及时整理归档，影响了档案管理的时效性。

第二，档案管理人员素质偏低。由于一些人对档案管理的认识不足，重视程度不够，很多单位在人员规模日益扩大、档案数量逐渐增多、档案管理难度增大的情况下，对管理人员的素质培养上缺乏相应的措施。提高档案管理人员的自身素质和业务素质已经是现今各部门应该重视起来的关键点，提高档案管理人员的业务素质和知识水平，让档案管理跟得上社会经济发展进步，要努力培养业务精练、水平过关、负责任的档案工作人员。

第三，缺乏专业的档案管理人员。社会竞争压力加剧导致很多考生和家长在高考填报志愿时，不约而同地选择那些社会热门、工资待遇优厚的相关专业。档案管理工作在很多年轻人眼中是枯燥乏味的，是没有前途的一项工作，所以这项工作在源头上很难得到大批优秀的青年人青睐，这些都是我们缺乏专业的档案管理人员的主要原因。

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，它需要一群志同道合者密切合作，需要耐心、素质、经验、责任这些条件并重，要想切实做好档案管理工作，首先要做的就是重视人员的选拔，加大对档案管理工作专业人员的重视，补充大量专业的档案管理人员，转变人们对档案管理工作的传统狭隘认识，充分认识档案管理工作的重要性。所以，新形势下，做好档案管理工作首要的就是保证档案管理人员的规范化。

二、管理信息化

加强信息化建设，实现档案管理的现代化进程。档案管理要跟上时代的步伐，上个世纪末期互联网家喻户晓，给档案管理工作也带来了新生。

首先，衍生了大量的实用管理软件。为了提高档案管理效果和工作效率，很多方便快捷的档案信息化管理软件应运而生，为推进档案管理信息化建设创造了先决条件。我们可以用这些应用软件对纸质表格档案实行管理，逐渐形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，利用一些应用软件的强大功能建立科学的检索方式，从而大幅度地提高了工作效率。

其次，建立专门的实用性档案管理系统。为了提高档案管理水平，科学、准确、有效地掌握各种信息，档案管理与需要建立了专门的信息系统。并定期对整改后的档案进行更新，确保为下一步工作提供最有效的第一手信息材料，从而真正地提高工作效率，做到资源利用的最大化。

三、档案安全化

作为各种资料的备份和记录，档案中的许多内容涉及个人隐私。现代化的网络环境在改变档案信息收集、整理、贮存、传递、利用的传统模式的同时，也使隐私权保护呈现出新的特点，档案工作和隐私权保护有着必然的联系。如何克服信息化管理中档案安全性问题是一个亟待解决的难点。

第一，档案管理部门要加强管理。《档案法》等有关法律法规，对档案开放时限、内容控制范围、服务对象、内外有别等都作了详细规定。在实际工作中，尤其在档案信息服务过程中绝不能忽视或轻视隐私权的保护，要加大宣传贯彻档案的法制原则，由于档案信息具有一定的机密性，所以在档案信息资源开发利用中必须设定严格的限制，保证档案的安全性。不断加强档案信息隐私权保护方面的教育，只有管理机制的进一步科学化和规范化，档案的安全性、完整性和保密性才能得到最有效的保证。

第二，要加强对档案工作人员职业道德的规范和约束，强调对服务对象隐私的保护。当然，作为档案工作者首先要做到自律，档案工作者更容易了解到档案中所涉及的他人隐私。不能因任何原因把档案中涉及个人隐私的内容泄露于众，这样做既是不道德的，也是法律所不允许的。档案工作者要时刻遵循法制原则，在开发利用档案的工作中要时刻以法律为基准，既要保证档案信息的充分合理利用，又要严格坚持保密原则。

四、结语

档案管理工作对现代社会经济的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须在人员、信息、安全等多方面着手整合和改进，使档案信息能够健康、安全地服务于社会，服务于我们的生活。

【参考文献】

[1]李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[D]，安徽大学，2005.

[2]张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005.