康红岩

【摘要】办公室文书档案具有特殊意义，但是由于工作手段陈旧、改革治标不治本使得在其收集和管理的过程中产生了各种问题。对于问题的解决应当运用电子化、数据化的时代手段，提升效率、专人专管、规范管理，由此才可以从根本上进行办公室文书档案收集与管理的路径创新。

【关键词】办公室档案；收集与管理；电子化

办公室是一个变迁着的概念，随着办公室的功能日益增多、细分日益复杂和精密，具有历史意义和见证意义的档案功能也逐步繁冗，达到了需要进行科学化管理的地步。与此同时，办公室档案具有特殊的意义，一方面具有时效性，办公事宜是实时发生的，档案资料随时产生，因此对于档案的筛选、整理和归档提出了时间上的要求，采取事后整理的方式已经被证明是不科学的，因此需要即时整理；另一方面具有复杂性，办公室档案的内容极其庞杂，如果全部加以保存，整个办公空间会受到极大的影响。但是如果不加以保存，相应的客户档案就会有毁损灭失的风险。办公室文书档案是办公室档案的一种，主要内容是在办公过程中，与上级机关、团体、组织等在行政管理、检查、交流等过程中产生的往来文书，并且这些文书经过筛选和过滤重新归档，进而由活动过程中的表层文书文件转换为办公室文书档案。相较于办公室的其他活动，办公室文书档案具有的特征为正式性、公共性、格式性、保存价值性、借鉴性、通行性等，因此进行归档和管理的必要性、重要性和可行性要比一般的办公室档案高。如前文所述，办公室文书档案既然属于办公室档案的一种，其自然也具备两个过程：归档和管理。信息化的时代已经来临，办公室文书档案的归档和管理方式已经具备创新的条件，本文基于此，意图对办公室文书档案的收集与管理进行路径上的创新。

一、办公室文书档案收集与管理路径的既存问题

（一）观念陈旧，改革手段治标不治本。目前对于办公室文书档案收集与管理的观念陈旧，依然是采取在一个办公日程结束后加以归档的方法；尽管存在一些改革方法，如间隔时间收集管理法、分类收集管理法、专人专项收集管理法，却依然治标不治本，产生相近但是形态各不相同的新情况；这是所有办公室文书档案收集与管理问题产生的根源。

（二）保存成本过高。办公室文书档案随着办公室活动的日益增多而变得日益庞杂，陈旧的收集与管理手段已无法对这种繁杂的规模进行整理；相应的，传统的改革方式只是注重不断扩建、增加储存容量、增加相应的人事力量、进行大规模的文书修复工作但是并不注重保存；对办公室文书保存场所的增加、相应工作人员的增加，均使得成本大量增加。

（三）没有形成有力的规范。目前设立专门办公室文书档案的企业、行政部门较少，工作人员的操作并不具有相应的规范性；与此同时，即便是设立了相应的规范，规范要么存在时间较长，较为陈旧，要么规定过于宽泛，无法具体操作；没有规范化的操作，就容易产生档案毁损灭失以及效率低下等问题。

（四）人员素质低。我国档案学已经诞生许久，但是对口的却是图书馆等工作，而在办公室工作的职员却面临着相关知识缺陈、没有相应的意识、理论水平低下、专业素质缺乏等问题；与此同时，办公室作为工作场所，相关的人士较多，因此在具体工作的过程中会有不同程度的破坏文书档案的举动。

二、办公室文书档案收集与管理路径创新

（一）建立文书档案电子化。电子化、数据化是新时代的产物，这不仅仅是工具和手段上的创新，并且在方法论上具有创新的意义；办公室文书档案如果进行数字化整理是一个一劳永逸的工作，首先其仅仅需要对原先没有电子化、数字化的文书进行归档和整理，其次办公室文书档案收集工作会减轻，仅仅需要相应的办公职员进行收入数据库工作即可；办公室文书档案的电子化、数字化成本较低，仅仅需要几台服务器即可。

（二）建立及时淘汰制度。办公室文书档案的繁冗是造成现在问题的主要原因，为了减轻负担必须建立淘汰制度；重点在于淘汰的时点，一般而言，一个文书仅仅具有当时项目的效用，因此在相关项目建构结束之后便可以丢弃，但是有些文书却具有长时间的效用和借鉴效用，因此需要建立相应的分类制度，将二者结合起来。

（三）专人专员负责。由于电子化和数据化的建立使得数据存储空间和办公文书发挥效力空间分离，因此就具有专人专员管制的可行性；通过对该专员的培训提升对于档案管理和收集的能力和效率是一举两得的；专人负责制也可以摆脱不同的人对文书档案造成的损害。

（四）建立完整的制度规范。规范的重要作用不言而喻，因此需要建立及时的、有效的、具体化的、有针对性的、专门的、系统的规范；建立研究工作小组，运用科学的手段对于办公室文书档案收集和管理规范进行编制；建立规范更新制度，并且每年进行评估，从而实现规范的时效性。

文书工作是档案工作的基礎，档案也是文件工作的发展和延续。提高文书档案利用率。就必须建立有效的工作程序和管理制度，搞好文书档案工作的规范衔接，加强各部门之间的协作，并且加入现代信息化的手段，才能实现效率化和规范化。