张军

【摘要】本文详细总结了开展地方志年报编纂工作应注意的工作程序，以及提高编写地方志年报编组质量应该注意的事项等工作经验。

【关键词】地方志资料年报；提高质量；经验体会

地方志资料年报是修志的基础，资料的全面、系统、准确是编修地方志书最基本的要求。本着对事业负责的责任感，我们把好质量关，力求报送的资料准确无误，在资料年报的审核、编纂方面采取以下措施。

一、编辑前期工作

参加培训，尽快熟悉地方志资料年报编写的新要求，研读相关编写示例。

（一）拟定纲目。纲目设置的层次宜三层。按纲目的编写要求，梳理本单位相关年度的工作总结报告所涉及工作任务，根据当年全省行业的工作重点、重要任务的完成情况按三层扁平结构起草纲目的初案。经征求厅机关各处室的意见，确保重大事项不缺漏，进一步完善、细化纲目。召集有经验的经办人员参加讨论，群策群力讨论审查本次的年志资料纲目，形成纲目的送审稿。做到重点突出，有存史价值的事项不遗漏。经单位审查后报省地方志办审核。

（二）广泛搜集、收集资料。在形成纲目送审稿前，进行全省行业的任务部署，广泛发动省、市、县，二级单位、基层单位，行业社会组织报送资料。收集、搜集资料，分类归集，有助于进一步细化纲目，确保完整。我们的做法：一是充分利用档案室资料，收集整理本单位、本系统的档案资料、工作总结、会议纪要、大事件、重大基础设施建设项目及技术资料；厅机关的年度工作报告、重要会议材料、典型经验材料。搜集门户网站发布的新闻稿件。二是组织省直属单位、各地市相关部门提供本行业企事业单位的地方志资料年报。三是通过互联网搜集的资料，挖掘网络媒体对事件的报道，包括调查报告、图片、事件的跟踪等外延资料，特别是重大事件的跟踪报道，经进一步考证后，对上述备选资料的补充。从真实性看，从本单位门户网站收集到的资料比互联网所搜集的资料更可靠。

二、把好编辑关，提高年报质量

地方志资料年报具有存史价值，该项工作既是一种积累，也是一种资料保存，具有不可替代的资政作用。在编写年报时，既要善于使用本部门储藏的行业档案资料，又要增补全省各地市、县有地方特色典型经验资料，使年报范围更完整，内容更丰富、生动。

（一）挖掘、初选资料阶段。在收集档案资料阶段，坚持以“原生态”为基础，按志书资料收集原则——广征博采，全面系统，横不缺项、纵不断线。对重点事件要查准、查全、查实。重要资料是主体，具有典型性代表性和鲜明性，能反映事件发展的规律。其与一般性资料、常规性内容的档案资料互为补充、相得益彰。从各单位报送收集的材料，或是从网络上搜集到的资料，聚集海量的信息。经初步的分类、比选后，对备用的资料进行挖掘工作。主要途径：一是利用档案室资料；二是通知所在单位补充资料信息；三是通过互联网挖掘网络的媒体报道。通过上述途径挖掘，查漏补缺，提高备用资料的准确性、完整性。尽可能地做到信息收集与材料整理同步。将与主题相关材料进行汇集和初步归类、排比，将反映不同方面、不同阶段进行初步排序，入选为初选“资料仓库”。满足年报要求内容翔实，能全面地反映行业特色，保证信息资料收集的规范和完整。

（二）甄别考证阶段。从浩如烟海的档案中筛选出对阐明某一特定主题所需的信息，是整个地方志资料年报编纂工作的中心环节，是决定地方志资料年报质量的关键。在挑选信息的环节，我们重点关注重要的信息、客观的信息、准确的信息、系统的信息。在具体筛选材料的过程中，按去粗取精，去伪存真的原则，把各报送单位的年报资料在分类归集的基础上进行整理、分析、排序、筛选、比较，挑出拟用材料。在材料的考证环节，以档案证实收集资料。我们利用“Z省交通公众信息网站”对选取的材料进行时间、地点、数据、人物和事件的查考。该门户网站平台整合了厅直属单位，全省地市交通、公路部门，全省航道部门等在内的70多个子网站，有助于我们发现矛盾，反复考证，求取结论，切实做到对重点资料查准、查全、查实，达到去伪存真，透过现象看本质的目的。我们利用该平台，通过与本行业政策、标准、动态等信息，以及与年鉴、系统内各类报刊、史志等资料比对，完成对各地市及企业报送的材料校证，經多方核实印证后采用。在分析备用资料时，对第二、三手材料慎重对待，严格把好质量关。一般而言，网络资料只宜作为重点事件资料的追踪及线索，当拟替代采用时，必须经多方核对印证的程序；坚持宁缺勿滥；对一般性资料、常规性内容的档案资料能互为补充、相得益彰。

（三）材料编纂组织阶段。在选择地方志资料年报典型材料时，我们通过对备选材料耐心细致的分析，将有实质性内容材料的关系厘清，发掘出反映主题的典型材料，舍弃基本雷同的材料。一般而言，事件的发生，从其酝酿、发生、发展到最后结束都有一定的过程，事件才完整。此外，将没有实质性内容的材料、基本雷同的材料舍弃，集中存放。注重本行业特色。根据《Z省地方志年报编写要求》，我们结合省档案部门“三个体系”的要求，着眼于建立高效、方便、快捷的档案利用体系，推动档案资源建设，努力做到将档案库变成“记忆库”“思想库”。交通运输是政府的一个经济建设部门，既有公路、客货运站、码头港口等基础设施建设，又有水路、运输服务，行业特点明显。在总纲目基本不变的前提下，求特、求实，以真实性和客观性为基本原则，如实反映Z省交通运输工作的重点职能的履行，编纂交通人的“记忆库”。承传Z省交通人“实干”“创新”精神与智慧，地方志资料年报以“主题内容、行业特色，形式风格、系统性等方面被行业认可”为标准进行编纂，材料源于客观事实，做到论而不论，寓论于记叙之中的特点；避免无意义的资料排列；做到观点正确，选用资料满足行业专业要求，叙述事实数据准确。资料年报的结构做到严谨，内容编排、文字叙述要合乎逻辑。例如，Z省农村公路硬底化建设内容编纂从1994年至2012年，时间跨度长；涉及全省16个地级市。2015年4月，按照编纂委员会的新要求，以丰富、详尽的档案记录为佐证材料，进一步完善交通建设，范围从原来狭义的“农村公路”延伸到与农村公路相关广义的交通基础设施建设和运输服务；在写作方面，由原来重点突出改为全面详述。在编纂过程中，我们查阅了相关材料，对材料从多角度进行分析性研究，把握事实的总和，考查其对客观事物及其规律的记载与反映上的全面程度、深化程度、时效程度等。

（四）校核阶段。在初稿校核时，严格把好入选材料质量关，决不能凑数、不采用内容材料广度、深度不够或重要事项头尾不完整、不匹配等。对确需采用的材料进行重新补齐。按年报资料的全面性、系统、准确性要求，我们充分利用本单位档案馆的资源，进一步查漏补缺各板块材料。利用“档案管理信息系统”为地方志资料年报工作中的考证、辨伪、正误的工作流程提供极大便利条件。由此，我们具体辨别出其因果关系、主从关系、点面关系、相补关系、互证关系、重复关系等，把握一份材料的信息对阐明主题的特定角度和特定作用。

（五）挑选图片。图片具有直观反映本行业基本面貌、发展变化以及时代特色、地方特色和行业特色，具有存史价值的作用。

广泛收录，直观地反映行业的特色、有重要存史价值的图片是收集地方志资料年报工作之一。我们的做法：一是严格按照要求甄选图片，做到报送的图片突出行业特色。二是图片文字说明中有明确的时间、地点、人物、事件等要素，且要素齐全。

（六）对照规范，编辑资料长编。资料长编是资料年报的细胞，是从原始资料到编写志稿的过渡。资料年报工作要为修志服务，为便于使用资料年报，资料长编按统一的格式规范撰写。资料长编作为一个单元的资料具备三个要素：标题、内容、出处，这三个要素相辅相承，必不可少的。在获取原始资料后，每个资料长编审查要点，一是先查证资料的来源是否明确，做到有据可依。二是对原始资料进行全篇审读，补充明确的时间点。三是围绕资料长编的主题，删节不相关、冗长的内容，力求做到每个资料长编简洁切题。

三、后期的编辑工作

（一）统稿及自审。包括如下3点：

1.各项材料齐备，纲目层次清晰且保持一致。地方志资料年报由概况资料、大事记、专题资料、人物资料、文献资料、图片资料六大部分组成一个整体，同一事件的基本要素在不同部分、不同体裁的表述要保持一致。一是，突出了概况资料的主体地位。正确处理好概况资料与专题资料的关系，概况资料是未来修志时主要用于总述（或概述）与分志使用的，专题资料主要是用于专记的，不能将概况资料和专题资料混为一谈，或者将专题资料当成概况资料来处理，否则，会出现概况资料内容很少，而专题资料并不专题，也不是特别重大的事项等情况。二是，材料层次设置简明清晰。层次的设置，应视事物涵盖的复杂性及当年发生的实际情况而定。按照规范，纲目层次以三个层次为宜，层次过多，将会造成资料的收集工作量增加，易造成重复。年报资料与志稿的层次设置互有相应关系，年报资料的层次设置过多，也将会影响到志书层次设置。三是，按实际情况设置条目内容。根据年报资料的纲目框架规范，具体内容的设置，本单位的实际情况来撰写。例如，关于本单位“基本情况”，概括了本单位的由来、性质、机关内设机构、直属机构、人员设备、管辖职责。层次分明，文字简练。但其直属机构规模有大有小，甚至有的是全省垂直管理的机构，像这样比较重要机构的基本情况应作记述，因而上述“基本情况”宜改成“2013年度工作基本情况的概括”。如例：2013年xx局机关设8个正处级处室；全省按水系兼顾行政区域的原则下设东江、西江、北江等xx个水系（区域）xx局，为正处级行政类事业单位；xx个水系（区域）xx局共下设xx个测绘所。此外，还设有省xx测绘中心1个直属单位。经省编办批准，设立了Z省xxx运营管理中心；Z省xx利用外资项目管理办公室到期撤销。四是，注意关键性的节点。在总括性记述中，应重视对年度性关键节点的来龙去脉交代清楚。以2009年1月1日起取消公路养路费等五项交通收费的情况编写为例。在《Z省交通运输厅2009年至2011年地方志资料年报》大事记中，明确阐述如下：“为贯彻《国务院关于实施成品油价格和税费改革的通知》，全省各地市级交通部门按照国家规定，从2009年1月1日零时起，停止征收公路养路费、公路建设基金、航道养护费、公路运输管理费、水路运输管理费五项交通规费类行政事业性收费。”此条大事记为今后不再记述该内容埋下伏笔。

2.内容概括得当，显示年度情况。从年度的角度对当年发生的情况作概括性记述，不空言，少议论。例如某市提供的材料：某市在开展超限超载运输车辆整治期间，累计检查车辆1.1万辆次，检测出超限车辆3072辆。通过依法治理超载超限车辆，公路超限车辆明显下降，大吨位超限车辆得到遏制，有效减轻了超限运输车辆对路面的破坏，因超载引发的道路交通事故明显下降。该年报资料仅反映检查的结果，欠缺处理结果，失去使用的价值。基层单位报送的资料常有这类“记述只有情况没有实际结果”的通病。又例如，类似上例内容：坚持做好治超执法工作。2009年，全省公路系统坚持做好治超工作，全省有13个市公路局接受交通主管部门的委托实施治超，没有接受委托的市公路局也积极做好配合、协助工作。据统计，2009年共检查车辆18.1万辆，查获超限超载车辆2.6万辆，卸载车辆2.4万辆，卸货累计总重42.2万吨。道路交通安全事故次數、死亡人数、受伤人数、经济损失四项指标比2008年同期分别下降17.62%、8.91%、17.91%、14.82%。对比以上两个例子，对年度内实际情况的表述，差异迥然。

3.形式符合规范、文字简洁严谨。资料长编的出处，应根据不同来源（诸如报刊、采访、书籍、档案等）有不同的要求，但共同之处就是将来编写志稿如有需要能据此找到资料出处进行核对。例如以下2个资料来源：“《Z厅XX年度工作报告》、公文的文号（如，粤交XX函〔2009〕XX号文）”。显然，“粤交XX函〔2009〕XX号文”出处是可以在需要时找到原件进行校核的，且来源正式。在文字方面，应做到言之有物，少用、慎用评论性语言。志书的功能在于记述事物的历史和现状，年报资料要提供的资料是为此功能服务的，我们只要用历史与现状的尺子衡量一下。

（二）组织审查、征求业内意见。按流程做好送审材料的复核关。在年志资料送审稿的报送前，组织机关业务处室进行审查。厅办公室在校对审核的过程中，本着认真负责的态度，对稿件中每条信息的来源进行核查；对文字的表述、用词进行逐一校对；此外，又组织业务处（室、局）的负责人进行认真细致的研读，从内容和形式上双重把关。最后，经厅领导审定，形成年度交通行业地方志资料年报。

四、工作体会

（一）指定专人，关注行业发展。根据《全国地方志事业发展规划纲要（2015-2020年）》要求，落实经费、指定人员，从事专（兼）职负责年志工作。地方志资料年报的第一属性是资料性，做好年报工作必须具有丰富可靠的信息资料，搜集、收集资料应始于日常工作之中，由专人及时跟踪了解行业开展的一些重大事项、活动和事件的进展情况及时收集资料信息，做到勤收集、收藏，要事不漏，提高年志编纂的质量和效率，缩短编纂周期。

（二）全员重视地方志资料年报的生命价值。入志资料的价值在于资料的可利用性，服务于当代，有较大影响，具有存史、资政、教育和查考价值；在于入志资料所包含的信息量，为今后编纂志书的篇、章、节、目的文字篇幅能提供给读者多少有用的东西。我们应该从资料的可利用性谈志书质量，站在读者和使用者的立场， 从志书的存史、利用的角度谈志书价值。

（三）编写人员要有高度的责任心。有不怕苦不怕累，不厌其烦的敬业精神；有“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的职业精神，做好地方志资料年报编纂工作，才会有“前人栽树，后人乘凉”的局面。