张鸿鹏

摘要：随着科学科技的发展，档案管理变得越来越重要，特别是使用计算机网络开展的档案管理更是越来越有着举足轻重的地位。在我们的日常工作中，计算机档案管理是给我们查询资料，查找信息都带来了相当多的便利，但是同时也存有一定的问题。身为计算机档案管理人员我们必须要更进一步的认识到档案管理的重要性，并合理利用好管理模式及科技手段，做好计算机档案管理工作。

关键词：计算机档案管理；完整性；电子档案；信息安全；保护；防御技术

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）32-0037-03

计算机档案安全管理是利用数据库的管理，通过数据库来实现档案信息的存储，调用，查询等操作。数据库安全在档案信息安全中起着举足轻重的作用。所以计算机档案管理安全保护过程中对数据库系统的加强和保护是非常重要的，这样我们才可能防止档案信息的毁坏、遗失和泄露等问题的产生。

1 计算机档案管理的重要地位

依据相关法规，《档案法》是针对档案管理的最高法则。“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、权利组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家社会有保存价值的各种文字，图表、声像等不同形式的历史记录”这是档案法的第一条规定[1]。从这里面，以图像图标和其他形式的历史形态我们可归纳出档案的三个基本特征：直接形式；有保存价值；历史记录。根据《档案法》，电子文件纳入档案的这种可能性，我们不必怀疑。

随着计算机应用和办公自动化的日益发展和普及，计算机技术大大地提高了各单位的办公效率，与此同时随着信息系统的日益完善，这更加给传统的管理模式的带来了巨大的颠覆，这让各单位走向了高效、科学的管理道路。单位的管理者，更加体会到计算机带来的便捷、高效服务。作为企业单位信息系统上程的部分，在档案管理中，从基本数据的集合，到数据的整理、汇总，以及数据的调用，无不反映了快速、完整、科学、规范的优势，使人们不得不逐渐放弃旧的管理模式。

2 高校计算机档案管理中需要解决的问题

2.1 网络安全将成为影响计算机档案管理的主要问题

随着计算机网络的发展，网络管理的信息及其安全、可靠性等问题将越来越突出。一般的规则是，当网络用户的数量增加了算术级数，网络的好处和网络的风险即增加了几何级数。计算机网络安全是主要威胁，主要有：黑客攻击、计算机病毒、内部攻击、信息泄露和修改密钥数据等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，各高校档案部门都已着手研究，尤其在相关标准的制定上。据介绍，目前确定的与计算机档案管理相关的科研项目中，有1/3的网络和信息安全相关。在未来，将有一系列的技术措施出台。[2]这些标准和技术措施对档案管理的网络安全进行分类和评价的档案信息，在互联网分类控制之前，网络档案信息的安全管理提供标准化的解决方案或要求。

2.2 多媒体信息管理的实用化问题

信息管理技术使各类档案信息管理实现网络化，今后计算机技术发展的主要趋势是：计算机的设备更为先进，计算机体积更小、速度更快、能力更强，功能更为完善，会有一个视觉计算、新一代图形处理AGP、高速互联网和其他新的实用技术。目前，美国、欧洲、日本等发达国家正在开发一种高速、可靠的网络，比现有的网络快100到1000倍。它发送一套完整的百科全书的30册仅仅需要1秒，并能进行实时影像和声音的传送。[3]在多媒体信息管理的实际应用方面，一要解决多媒体信息演示系统的问题，一些高校对档案管理軟件的工具进行了大量的研究，解决问题的关键是文件管理软件工具，档案管理软件工具化可以只改变少量的参数，随机填充相应的内容，这样就可以非常轻松地得到一个完全不同的多媒体演示系统。二是解决多媒体文件信息处理的标准化和长期保存的问题。现有多项计算机档案信息收集或存储等方面的标准在研究和讨论之中。

2.3 电子文件分类归档和电子档案的长时间保存问题

电子文件生成的数量现在正在飞速增长，但是和纸质文件相比，二者的区别又很大。两者的区别主要是在符号的分类和使用上。目前，大多数档案工作者也不熟悉，它的特殊性，不能说不是一个巨大的隐患。所以我们更应该更加关注电子文档的保护问题。应加紧制定相关的国家标准或行业标准。虽然现在相关方面也有了一定的不成文的固定，但它仍然没能真正地解决这个问题。要解决这一问题，有必要对各种电子文件的特点进行深入的研究，并分析产生机制的机制，以归档和保存一系列的链接，依次为基础，在档案管理方面要提出一些的技术安全措施；二是相关部门制定一些相关的标准，并让相关人员严格执行；三是对电子文件归档后形成的电子档案管理做出相关要求，解决不安全、实物档案的载体、设备更新、电子档案长期保存的矛盾问题。

3 常用的安全控制方法

3.1 入网访问控制

对计算机系统的访问文件管理系统的安全屏障的第一层是访问用户的网络访问控制，网络控制是系统网络用户身份研究的识别，准许那些以注册的系统访问者进入系统并获取他们所要查询的资料等。

我们控制用户入网进行访问可以分成三步：既用户名、用户日令以及用户账号限制的识别验证。在我们的计算机网络文件系统的访问控制中，只要这三个方面在任何一个步骤中都没有通过验证，用户可以进入访问计算机文件管理系统。

3.2 网络的权限控制

我们针对那些网络中非法的操作而提出了一种计算机信息安全保护控制措施，那就是网络权限的控制。我们可以通过这个安全措施，给子用户一定的计算机档案系统操作权限。此权限包含用户可以访问计算机文件系统的文件类型。例如：目录、子目录以及文件等资源，同时也可以让用户对一些指定的文件或目录进行增、删、改、查等操作。[4]因此，我们根据不同的访问权限，划分为不同等级的用户，如系统管理员，一般用户和审计用户。

3.3 目录级安全控制

档案系统的网络可以允许并控制访问用户对系统中的目录和文件等设备进行使用。文件系统目录权限的用户文件由以下三个因素决定：用户权限取消后的用户权限继承屏蔽用户，其中该组是委托人指定的用户分配。计算机档案管理系统的系统管理员要为每个访问用户指定与其适合的访问权限，并利用这些用户访问的权限来限制用户在服务器中的访问活动。这些由多种访问的权限所组成的用户访问权限集合，不但能够让用户轻松地完成对档案系统的访问活动，还能够有效地对用户浏览的资源进行控制，以此来完善了计算机档案管理系统中网络服务器的安全。

3.4 防火墙控制

近年来计算机网络安全领域发展起来的技术性计算机防护措施就是计算机的网络防火墙系统。它是阻止网络黑客对计算机系统进行入侵的屏障，同时也是阻挡和控制网络数据进出通信的门槛。它为了阻止外部的入侵，在网络的界限上建立了相应的监控系统，把内部网络和外部网络阻隔了起来。

4 计算机数据的防泄密

4.1 加强系统内部泄密问题的管理

大加强内部管理体制的建设。互联网和内部档案信息相连后，人们在网络中的各种电子入侵攻击的时刻，黑客的攻击似乎无处不在。实际上，安全专家电子入侵案例的历史分析，最容易被攻击的内部管理较为松散的系统。黑客实施攻击时，必须在信息系统中找到一个漏洞，而这些漏洞大多来自内部员工的疏忽、管理松懈。例如，系统管理员没有及时填补一个小系统漏洞补丁，随机扩散一些看似小的重要账号密码，随机丢弃记录系统信息文件和媒体，及时清理过期账户，对计算机病毒的扩散小视而没有加以控制等等。对于大部分黑客来说，如果没有一个合适的切入点，信息系统是很难被入侵的。大部分的档案管理部门，一提到网络安全，首先想到的是购买防火墙、安全代理等安全产品，但如果没有完善的内部管理系统，怎么先进的设备都不是什么。

4.2 关注计算机病毒的新变化

当档案信息系统向局域网或互联网共享时，计算机病毒就成为一种重要的危害，而新的病毒在网络时代也有一些新的特点。比如，病毒传播主要通过网络途径传播，病毒与计算机入侵关系相对比较密切密切，Windows操作系统的网络漏洞都是比较常用的攻击点。因此档案管理者应始终关注新的技术变化，制定有针对性的策略，并从管理体制、技术监督、多重保护、应急措施等多方面进行综合防治。

4.3 服务器审计制度的完善和网络访问的管理权限

档案管理系统必须明确管理和应用的操作界面，能够对不同级别的访问者指定不同的访问权限和权限，同时系统安全的一个基础就是为用户提供修改查询记录等服务的同时，也能及时地记录下各种操作的时间，内容，使用者等详情记录，这个我们称之为日志。[5]档案信息安全管理与服务操作的直接写照就是日志，各种不合理的行为，甚至包括黑客行为，都会在日志中留下一定的记录，所以有部分水平比较高的黑客会在入侵成功后删除掉系统日志，毁灭证据。档案管理者不一定是特别出名的网络安全管理，但他应该是一个合格的审核员在权限管理，特别是要注意服务器上的日志。事实证明，一个网络信息系统完全避免操作不当是有一定的困难，但做好审计工作，及时发现和处理问题，对工作的发展是相当有帮助的。

4.4 其他安全技术

防火墙技术是保护局域网的一种常用措施，通过建立一个防火墙在无线局域网和互联网之间，来访问数据包的内容到网络中去检查，并判断是否有访问无线局域网的权限。；主机加固技术是一种无线局域网服务器操作系统或数据库漏洞加强或系统保护，从而提高攻击服务器的能力；日志安全审计技术是管理员对安全日志进行分心，根据日志内容得出网络攻击情况和线索来加强防御的一种措施；入侵检测技术来实时监测无线局域网的状态，实时检测网络的特定事件和异常行为，并适当的监管和控制，入侵检测技术来实时监测无线局域网的状态，实时检测网络的特定事件和异常行为，并适当的监管和控制，入侵检测技术来实时监测无线局域网的状态，实时检测网络的特定事件和异常行为，并适当的监管和控制，避免无线局域网问题的发生，如滥用流量或传播有害信息等。

5 计算机档案管理安全管理力度加强

5.1 提高上作人员对档案管理的思想认识

各类人员都是操作人员和应用程序的文件管理，他们的理解和全面的质量文件在及时、准确、完整的过程中涉及的水平，提高写作和同步采集和归档意识具体操作者在操作在文件中的计算机生产和处理回执校对文件申请正式文件，立即协助人员收集归档文件论文草稿。组织文件，从而有效地保证了档案的原始记录同时提高了档案人员的档案意识，加强了岗位培训，提高了他们的各种软件和硬件的操作能力，尽量较少办公自动化对文件归档所产生的负面影响。为了防止文件的归档在计算机硬盘上是很难找到这种东西的，最好准备一个文件，在准备一个光盘将是一个副本的文件，并详细设计的磁盘目录，方便查找。

5.2 加大组织管理、协调力度

计算机信息管理已经成为一个基于信息系统的决策者，但存在着对问题的认识，作为变革的过程，在档案管理过程中，也有损害局部利益的情况。因此，我们必须认真实施，严格监督，只有这样，才能保证原材料归档在具体操作过程中的及时性和准确性，消除所有对文件管理产生负面影响的因素：例如，定期对相关人员进行多个文件管理系统知识的普及，使各个部门的相关人员都能按档案管理的基本要求工作；要加强对计算机操作人员的计算机相关知识的维护，严格按照相关要求操作。

6 結论

以上对计算机档案管理的安全措施进行了分析和研究，在管理实践中，为了真正保护档案信息的安全必须采取各种措施，从而更安全的保障档案管理的安全，所以需要我们积极投入适当的人力和物力资源，开发新的技术，引进先进的设备，提高操作人员和管理人员的工作安全，达到更好的效果，不断提高档案管理水平，实现计算机档案的质量管理。

参考文献：

[1] 中华人民共和国档案法[Z]. 1987.

[2] 邱晓威， 孙淑扬. 我国档案计算机管理的发展历程与前景分析[J]. 档案学通讯， 1999（5）.

[3] 杨建， 朱文英. 浅谈高校档案计算机管理的发展与存在问题[J]. 南通职业大学学报， 2002（3）.

[4] 莫豫峰. 基于网络环境下计算机网络安全分析及防范[J]. 硅谷， 2011（8）.

[5] 赵伟英， 王秋红. 对计算机档案管理措施的几点思考[J]. 黑龙江科技信息， 2009（33）.