姜慧君

（上海大学图书情报档案系上海200444）

新《会计档案管理办法》下对电子会计档案管理的思考

姜慧君

（上海大学图书情报档案系上海200444）

电子会计档案是会计档案的重要组成部分，2016年1月1日起正式实施的新《会计档案管理办法》把电子会计档案列入会计档案范畴并对其建立至销毁一系列程序进行了明确的制度规定。由此文章以新《会计档案管理办法》为依据，对目前单位电子会计档案工作中存在的问题进行思考，并针对这些问题提出相应的解决措施。

电子会计档案 新《会计档案管理办法》 管理 单位

会计档案是记录单位过去经济活动的一种形式，能够为个体单位乃至国家经济运行提供参考依据，因此会计档案的安全保管有着重要的意义。随着信息化的发展，单位与外界进行信息传递的过程中使用的电子会计信息越来越多，加之会计电算化技术在企业会计工作中的推广使用，随之出现了电子会计档案。电子会计档案的出现顺应了信息化时代发展的潮流，帮助会计档案人员减轻手工操作的任务量，但是电子会计档案依赖计算机等电子设备为中介，易受到温度、湿度等影响，这就为电子会计档案的安全保管提出了更高的要求。

一、电子会计档案的特点

1.依赖性强。电子会计档案以计算机等电子设备为载体，电子会计信息的记录、电子会计档案的建立以及移交过程中的在线传送等都需要依赖计算机等电子设备为中介，否则无法形成电子会计档案。

2.安全性要求高。随着信息化的发展，电算化已逐渐应用于会计工作中，而电算化工作的进行必须要求在计算机载体上进行，会计人员在进行电子会计信息的录入、电子会计档案的建立以及电子会计档案部门间的在线传送等都需要依赖网络下的计算机设备，这就对计算机网络环境提出了更高的高求，确保在此过程中不受到黑客攻击等意外情况的出现，使得电子会计档案的安全保管顺利进行，更好地维护企业的经济利益。

3.便捷性。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和银行存款余额调节表等其他会计资料，而这些资料通常内容较多、涵盖信息范围广[1]。电子会计档案的出现是对传统以纸质载体为中介的会计档案范围的延伸，且具备高速度、自动化的特点，在提高会计工作效率的同时，也无形之中减轻了纸质会计档案工作的繁琐、机械的手工任务量，为会计档案工作提供了便捷。

二、电子会计档案管理存在的问题

1.电子会计档案容易被破坏。会计电算化的使用、单位与外界间电子会计信息的传递，一方面使得会计人员能以低成本、高速度、自动化进行会计数据处理，提高会计工作效率；另一方面由于计算机信息的可更改性和更改的无痕性，使得电子会计档案若被篡改难以察觉。随着计算机信息技术的发展，黑客技术水平也逐渐提高，不排除存在利用黑客技术盗窃、篡改单位会计信息的情况。电子会计档案多是在会计电算化形式下形成的，而会计电算化的安全、保密程度都与电子档案的安全保管问题密切相关。

2.电子会计档案保管意识薄弱。不少单位认为会计工作的主要任务是记录经济活动的信息，单方面侧重于会计信息的记录及会计报表的制定，甚至把会计档案的归集和管理视为会计工作完成后的附加，因此对于会计档案的归集、保管、销毁等不予以重视。加之对会计档案的归集整理重点放在纸质化会计档案上，对新出现的电子会计档案的归集整理意识淡薄，且电子会计档案多采用不同于纸质档案的计算机等电子设备进行存储，而计算机等电子设备易受到温度、湿度等因素的影响，无形中增加了电子会计档案安全保管的难度。

3.销毁工作不完善。会计档案是记录单位经济运行的一种形式，各单位每年都会产生会计档案，每年也会存在部分会计档案到期的情况，因原《办法》未明确规定销毁前负责人的权属和责任，且已到期档案中可能存在未了结事项，致使单位负责人对这部分资料所属的会计档案不敢销毁，不能处理故而放置；加之电子会计档案本身属于后出现的，一些单位可能任意归集整理或根本未对直接存储于计算机等电子设备中进行归集整理，造成大量无已保管价值的档案占据库存，浪费了资源，加大了保管成本。

三、新《会计档案管理办法》对于电子会计档案的规定

2015年12月11日，经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过的《会计档案管理办法》公布（以下称为新《办法》）于2016年1月1日起施行。

1.明确把电子档案归于会计档案定义范围。新《办法》第三条重新界定了会计档案的范围，加入电子会计档案，且明确规定电子会计档案是什么，即为“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的”[2]3会计档案。该定义从根本上指出了电子会计档案和纸质会计档案的不同之处，并且区分了其和纸质档案扫描版本的差别[3]，两者虽有相似的地方，但从来源来看完全是两种方式。新《办法》的规定扩大了会计档案的范围，更加符合信息化时代下会计档案管理从纸质化档案管理到以计算机等设备为载体的数据化存储管理方式的转变趋势。

2.明确电子会计档案能以电子形式保存的管理要求。新《办法》中不但在会计档案定义范围中加入电子会计档案，还指明单位对于符合要求的电子会计档案能直接使用计算机、网络通信等信息技术手段进行管理。新《办法》中多条提及电子会计档案的管理问题，首先对于什么样的电子会计资料能够以电子形式保存作出了规定，即符合电子会计档案的定义要求且来源真实、电子会计档案信息能够有效接收和读取、符合电子会计档案保管要求、能够采取有效措施以保证电子会计档案信息不被篡改、建立电子会计档案备份制度以防止意外情况发生、电子会计资料非具永久保存性或者重要保存价值性、电子会计资料符合《中华人民共和国电子签名法》规定的的电子签名的[2]9。以上是新《办法》对于电子会计档案能够以电子形式保存的具体规定，其重点在于强调电子会计信息来源的真实性、电子会计信息内容的可用性、电子会计档案的完整性和准确性，以及电子会计档案安全保管过程中措施的完善性。

3.电子会计档案移交与接收的管理规定。会计档案的移交与接收工作不仅是会计工作的一部分，也是档案工作的重要组成部分。新《办法》在规定会计档案移交时，不仅限于对纸质档案移交的规定，且对电子会计档案的移交作出了明确的说明——“电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交”[2]12。该规定明确了电子会计档案的元数据、数据封装、数据格式等技术要求，这是鉴于电子会计档案依托计算机等电子设备为中介，各单位可能采用不同的软件进行管理，为了方便国家整体对电子会计档案统一管理故此规定，其目的是确保电子会计档案来源的真实性有据可查、数据的可靠性有据可依。

新《办法》第十二条规定，单位档案管理机构接收电子会计档案时需要对其接收的电子会计档案进行检测。这是因为电子档案的移交和接收从传送方式上分在线接收和离线接收两种方式，以接收对象分为单位内部之间的移交与接收和单位与其他单位之间的移交与接收。而无论从哪个形式分，都要明确电子会计档案的移交和接收的具体流程。对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测既是对电子会计档案内容的可靠性、可传递性、可解读性、无病毒性进行保障，也是进一步对电子会计档案的移交部门与接收部门从事移交与接收工作谨慎性和责任界定性的要求。

4.电子会计档案的销毁。新《办法》中既对电子会计档案的产生、移交与接收作出了规定，也对电子会计档案的销毁进行的界定，这就使得新《办法》对电子会计档案从产生到销毁的过程进行了完整的规定。新《办法》规定电子会计档案的销毁应由单位会计管理部门与单位的档案管理机构、信息系统管理机构共同参与，这样一方面可以防止销毁错误的电子会计档案，另一方面符合单位内部组织监销的管理要求，进一步完善了会计档案的销毁程序，增强监督力度。

四、对单位更好地执行新《办法》中关于电子会计档案制度的建议

1.强化单位领导对电子会计档案的重视。电子会计档案制度的完善与否很大程度上取决于单位领导对本单位电子会计档案的重视程度，加大单位领导对于电子会计档案的重视程度，不但可以使得单位能够投入足够人力、物力、财力到电子会计档案的保管上来，而且可以强化会计工作人员和档案保管人员对电子会计档案的管理意识，以确保电子会计档案的建立、移交、接收和安全保管顺利进行。

2.建立完善的电子会计档案制度。建立健全的电子会计档案制度，明确划分责任权属，加强会计部门和档案部门的沟通交流，确保各职能部门在进行电子会计档案移交、接收等过程中合作的顺利进行。对于到期应予以销毁的电子会计档案应认真对待及时予以汇报，会计部门要确定将要销毁的电子会计档案中无未了解事项，并且销毁过程的进行由档案管理部门、信息系统管理部门共同监督。

3.加强对负责电子会计档案人员的培训。电子会计档案的移交与接收在实际的操作过程中会遇到这样那样的问题，且新《办法》下的电子会计档案制度的建立对技术、人员储备都提出了更高的要求。尤其对于有着众多子公司的大型上市公司，电子会计档案可能数量十分庞大，这不但要求单位内部建立统一、完善的电子会计档案制度，还要求加强对会计档案人员的培训，使其熟知电子会计档案制度，有能力分析和处理在电子会计档案中遇到的问题，从而对电子会计档案的建立，以及后续的保管和销毁等工作起到效率化作用。

4.加大对电子会计档案的监管力度。会计人员在进行电子会计档案的建立、归集时，应根据实际情况确定是采用在线移交还是离线移交。对于在线移交的电子会计档案应及时与档案部门进行沟通，确保在线传送的顺利进行。对于需要离线移交的电子会计档案，应该确保其已进行准确、完整地归集，无重复或遗漏，并且在符合安全性、可用性的要求后及时地向档案管理部门等移交，并加大对此工作进程的监管力度。此外单位每年都会存在到期的电子会计档案，对于此，单位可以根据实际情况确定是否安排人员进行定期鉴定，确保不存在未结清的债权债务事项等未了结的项目，以更好地维护单位的经济利益。

电子会计档案管理是会计档案工作的重要组成部分，其建立、移交、接收、销毁需要单位会计管理部门、档案管理部门、信息系统管理部门等相互协调、共同完成，新《办法》对此进行了明确的规定。为了单位更好地执行新《办法》中对于电子会计档案的条例规定，应加强单位领导对电子会计档案的重视程度以确保电子会计档案相关制度在单位内早日建立和完善，同时加强对电子会计档案人员的培训，使其熟知电子会计档案制度，能够有能力分析和处理在电子会计档案中遇到的问题。做好电子会计档案的管理工作，有利于整个会计档案工作更加规范化、制度化、效率化。

[1]成法民,张世举.会计信息化档案的安全与维护[J].商场现代化, 2006（7）.

[2]中华人民共和国财政部、档案局.会计档案管理办法[Z]. 2015-12-11.

[3]蔡盈芳.《会计档案管理办法》修订内容要点解读（之二）[J].中国档案，2016（3）.

Thought on the Management of Electronic Accounting File Under the New"Accounting File Management Method"

Jiang Huijun
（Department of Library,Information and Archives of Shanghai University,Shanghai 200444,China）

Electronic accounting file is an important part of the accounting file.Since January 1,2016,electronic accounting files have been put into the category of accounting archives in the new"Accounting File Management Methods"，which clearly provides a series of procedures from the establishment of electronic accounting files to the destruction.Based on the new"Accounting File Management Method",the article ponders over the problems existing in the work of unit electronic accounting files and puts forward corresponding solutions to these problems.

electronic accounting file;new"Accounting File Management Method";management;unit

G271.3

A

2017-01-05

姜慧君，上海大学2015级图书情报研究生，研究方向为情报学。