张艳华

吉林省洮南市劳动保障事务所

浅议如何做好劳动保障档案管理工作

张艳华

吉林省洮南市劳动保障事务所

在新形势下,劳动保障工作任务越来越丰富,也越来越繁重,特别在世界经济全球化、一体化发展和国家间社会保障制度日渐改革的今天,劳动保障工作面临着许多新任务,直接关系到民情、民生、民意等重大问题。在劳动保障工作的各项活动中形成大量档案信息资源,这就要求档案管理人员提高认识,加强业务能力,最大限度地发挥档案资源价值。

劳动保障；档案管理；对策

1 档案管理现状

1.1 社会保障档案管理制度不完善

目前部分单位的社会保障档案管理工作仍然存在制度不规范、职责不明确的问题,参保人员的档案被随意分散保管。而且,由于历史遗留问题,还存在着各部门职责不清、交叉重叠的现象,给档案管理工作带来很多现实麻烦,甚至造成档案的丢失。

1.2 管理手段落后

部分单位在档案管理上还在使用人工方式,资料的记载、传递、保存等还在采用较传统的方法,有的虽然已经初步实现了数字化,但是人、机、软件三者并没有实现有效的结合,常常出现“人闲机空”的现象,依然存在工作效率低的问题。

1.3 档案管理人员综合素质有待提高

一些单位、企业在配备档案管理人员时,不够重视,随意性很强,很多档案管理人员很少甚至都没有经过专业培训,对档案管理工作认识较肤浅,认为档案管理工作只是保管资料、不丢失,但是在如何充分利用档案资源,提供更好的服务方面尚无建树。

2 劳动保障档案管理中面临的问题

2.1 劳动档案管理意识不强，管理制度有待完善

由于我们国家的劳动保障制度起步较晚，所以对档案管理的意识并不是很强，国家对劳动保障档案管理的意识不够，也就未能形成一套完整的档案管理制度。各个企业目前也只是把工作的重点放在劳动保障和社会保障上，还没有准确的认识到劳动保障档案管理的重要性，因此在劳动保障档案管理工作在实际管理过程中还存在着档案随处乱扔乱放的现象，造成很多重要档案的丢失。

2.2 档案管理人员的业务素质有待提高

劳动保障档案管理工作是一项综合性规范性很强的工作，档案管理人员必须要对档案的内容有一定的了解才能进行分类整理。但是由于对劳动保障档案管理工作的重要性认识不足，所以在配置劳动保障档案管理人员的时候有着很大的随意性。很多从事档案管理的人员自己都不能准确的理解档案管理的内容和重要性。

2.3 劳动保障档案管理手段落后，档案利用效率低

在这个日新月异的网络时代，劳动保障档案的管理离不开高新技术的支持，但是在档案实际管理的过程中高新技术运用的并不是很广泛，档案管理的信息化水平较低，在档案的实际管理过程中还采用一些比较传统的办法，例如人工誊写、纸质保存等方法，不能适应时代发展的潮流。而且这种管理办法很容易造成劳动保障档案的丢失和记载错误。虽然有的地方的劳动保障档案已经实现了信息化管理，但是并没有实现管理人员、计算机和管理软件的有效结合，造成实际管理效率低下。

3 加强档案管理的对策

3.1 提高认识

随着企业政策步伐的加快和就业形式日益多样化,大量的劳动保障工作事务从企业内部分离出来。因此,劳动保障部门的工作任务越来越繁重,这就要求各级劳动保障部门领导切实加强对档案工作的管理,提高全体劳动保障档案管理人员的管理意识,严格遵守《档案法》。

3.2 建立健全档案管理制度

要注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设,进一步完善并建立健全归档制度,做好档案材料的归档、收集、整理工作。特别是分散性的材料往往会影响档案的收集工作,这就需要建立健全有效的档案收集制度,进一步落实登记、传递政策,实行动态管理。在就业服务领域中,建立下岗失业人员求职信息的档案非常重要,直接关系到下岗失业人员的再就业问题,争取建立“资源底数清、就业意识清、家庭状况清、安置去向清”的详细档案,坚持以“为人找档”或“为档找人”的服务理念,为下岗人员提供周到优质的服务。

3.3 提高档案管理人员的自身素质

劳动保障工作社会化管理的步伐在不断加快,任务十分繁重。因此,档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案工作的效率、水平和质量。必须加强对档案管理人员的在职培训,定期或不定期参加相关专业知识的技术培训,要采取“请进来,走出去”的方式进行经验交流,或向先进单位、先进做法学习,从各个环节进行指导学习,使档案管理者不仅具有较高的档案技术水平和分析能力,而且对一些专业性很强的档案也能做到精确把握,同时也丰富了实践经验及基础知识和技能,建立起一支具有高素质、高技能的现代化档案管理队伍。在熟悉各类档案的内容和作用的同时,根据本单位的业务发展动态和档案的利用情况,对已形成的档案进行二次、三次信息加工,建成有参考价值的档案。

3.4 实行数字化管理提高工作效率

由于劳动保障工作涉及到就业、失业、医疗等各项工作,需要大量的人力、物力和财力,因此,对档案实行方便、快捷的数字化流程管理就迫在眉睫了。以前劳动保障工作材料全部采用手工抄写的形式,而如今,各种先进技术手段的运用,可以系统地完成起草、修改、删减、检查、打印、登记、汇集、统计等工作。促使档案的形成、运行、转换等各个环节紧密衔接起来,方便管理和检查各类职工所需档案,减少流程环节,缩短流程时间,提高工作效率,加强了劳动保障档案收集、整理、归类、保存、查询等各方面的能力,从而更好地发挥档案信息资源的价值。

结束语

从上面的分析我们可以看出，劳动保障档案在促进失业人员再就业、保障和谐劳动关系、保证参保人员的待遇领取、支付社保基金以及处理有关的劳动纠纷案件上都发挥了很重要的作用，这些内容都直接关系到了劳动人民的切身利益。所以我们应该认识到传统的档案管理方式已经不能适应新形势的变化，利用先进的科学技术对劳动保障档案进行管理才是大势所趋，这样才能实现劳动保障档案管的信息化管理，充分提高劳动保障档案的利用效率。

[1]黄新荣.社会保障档案管理工作刍议[J].中国档案.2011，11(72)：111-113

[2]王红霞.浅议劳动保障档案管理中存在的问题与对策[J].山西档案.2010，10(10)：212-213