张怡静

（郑州航空工业管理学院，河南 郑州 450000）

提高档案管理信息化水平研究
——以电力设计院档案管理为例

张怡静

（郑州航空工业管理学院，河南 郑州 450000）

随着经济的迅猛发展与城市化进程的加快，电力设计院已成为产品精心设计与技术研发的主体，能够设计科学的电力建设项目与知识文本，合理研发新产品，通过充分运用技术技能，从而衍生出了丰富而多元化的设计成果，也积累了相应的档案信息资源。基于信息时代，互联网技术日益普及，应用于电力设计院，即是要在档案资料管理的过程中，运用优化手段与改进信息技术，提升档案创新能力。本文在细致调研与深入分析电力设计院的档案管理现状的基础上，探究档案管理中存在的不足之处，从而提出电力设计院具有可行性与可操作性的档案管理策略措施。

电力设计院；档案管理；档案信息化

电力设计档案属于电力系统建设中非常重要的资源库，更是支持企业进行科学决策的重要依据来源。而设计院的档案文件，通常记载着电力建设项目从立项准备直到工程竣工验收的整个过程，是一种可以长期查阅且有较高实用价值的重要信息资源。同时，电力设计中的文件，更是真实体现设计实力与技术水平的档案财富。该类档案文件是工程竣工验收和维护管理以及解决经济纠纷的主要依据。所以，在实践中加强对电力设计企业的档案管理，就有着非常重要的意义。

1 电力设计院档案管理中存在的问题及原因

随着市场竞争的加剧，电力设计部门也面临着经济效益的挑战。档案部门作为电力设计院重要的基层机构，肩负着重要的职责。但是当前的电力设计院档案管理中，仍存在档案信息资源的开发利用程度较低、网络安全机制差和档案管理创新意识不强等问题，已经不能适应电力企业对于现代档案管理的要求。

1.1 档案信息资源的开发利用程度较低

在电力设计院的内部各个部门，虽然基本都通过计算机保存较多相应的档案信息数据，但是档案数据的利用上基本处于初级阶段，主要的功能是提供目录等信息服务，只是提供一些被动式的服务。这些档案信息数据在管理上并没有得到有效的科学整合，在档案管理方面也无法建立每个部门信息共享的、便于检索的数据库。这样根本无法有效传递和开发档案信息资源。此外，很多电力企业针对档案管理，缺少计算机软件等管理手段，各企业间也缺乏行之有效的交流和沟通，所以资源共享难以实现，从而使得电力设计院的档案信息管理水平一直处在低水平和重复性建设的初级状态［1］。

1.2 电子档案网络安全机制差

在电力设计院，要充分保障档案的网络安全，从而为保护企业知识产权奠定坚实的基础。现阶段，电力设计院仍存在着诸多有关档案信息的安全问题。为了加强档案的信息化建设，所以要妥善解决网络安全问题。但是，很多关键技术问题还有待于着力解决。因为在虚拟的网络世界中，越来越多的病毒侵蚀电脑，黑客肆意攻击网络，严重地威胁了网络档案信息的安全，无法保障信息的私密性。同时，人为因素问题普遍存在。因为档案信息要具有易于操作等特征，在运用信息的过程中，很有可能对信息进行删除与修改，这样就导致了档案信息失真的现象较为严重。此外，档案存贮设备故障也是经常出现，如果不能及时处理，网络硬件软件与设备系统本身的故障，将会引发档案信息流失与泄密等问题。

1.3 档案管理创新意识不强

目前，很多电力设计院的档案管理人员，缺乏创新意识与创新能力，设计院未对档案管理方面投入大量的时间与金钱，从而致使在档案管理的过程中设备设施不完备，其管理条件有待于优化，档案保管手段也有待于创新。现阶段，电力设计院在除档案信息管理之外的领域已经表现出较强的创新意识。然而，很多却把信息档案管理当作普通的后勤工作，使得信息档案管理者在长期烦燥的工作中形成了思维定势。因此，档案管理者亟待增强创新意识，提升档案管理能力［2］。

2 电力设计院档案管理对策

基于智慧城市的背景，电力设计院在档案管理的过程中，要与信息化发展的趋势相适应，需要深化改革，落实策略措施，从而贯彻管理理念，加大安全监管的力度，优化工作手段，创新服务模式，从而发挥电力设计院档案工作在经济发展中的至关重要的作用［3］。

2.1 建立企业知识资源管理

为了实现电力设计院档案管理的信息化，要合理配置档案信息资源，完善收集、整合等流程，提升资源的利用效率，健全具有自身特色的档案信息资源体系，推动档案管理信息化的发展。档案管理者要合理归纳总结档案信息，予以科学分类，根据关联在数据资源中充分挖掘知识点，使设计院实现由传统档案管理至知识管理的转型。未来发展的趋势是档案管理由信息资源管理循序渐进地过渡至知识管理层面。所以，电力设计院档案管理机构要打破以往档案管理模式的禁锢，积极强化知识管理理念，加强企业知识资源的管理，合理开发利用档案信息资源，畅通知识共享与沟通的渠道，从而有效地利用档案信息资源，增强电力设计院的核心竞争优势。

2.2 提高档案信息化水平，实行档案备份制制度

电力设计院要为档案信息管理工作配备良好的设备设施，做好系统软件的研发工作，对于各个部门每年度所移交的档案资料，要有机地结合整理与输入行为，从档案信息的源头做起。此外，要完善档案备份制度，构建电子文件与数字档案的备份机构，基于网络环境，及时备份项目设计资料与电子图纸文件等，以有效地预防档案的流失。另外，要完善主管领导负责制，制定具有可行性与可操作性的策略措施，积极探索多元化的存储模工与运用手段，从而使档案信息的真实性与完整性得到充分的保障。

2.3 加强设计院档案管理创新

随着社会信息化进程的加快，要加强企业的信息化建设，优化信息档案管理模式，创新管理手段。第一，做好电力设计企业图档资料的编研工作，立足于设计院的实际，优化管理模式，集图书与情报、档案于一体，满足设计院工作的需求。第二，丰富管理内容，对原始档案予以精心地保管。加强档案信息化建设，尤其要为客户提供与本院业务息息相关的知识技能与成果。第三，加大特色档案信息的开发力度，参照设计院已有的优秀设计成果，以技术先进与获得显著效益的设计项目为核心，做好编辑与推广工作，从而推动设计院档案工作长足的可持续发展。

3 结语

电力设计院隶属于资金密集型与技术密集型行业的范畴之内，虽然很多单位在档案管理方面已经取得良好的成绩，然而基于历史、人为、技术管理等方面的成因，基于智慧城市的背景，设计院仍然要进一步提高档案管理的水平，提升创新能力，从而打破原有模式与思维定势的禁锢。只有这样，才能与现代化档案管理的要求相适应，真正实现档案管理的科学化与现代化。

［1］赵鹏，李光.档案工作落实科学发展观的关键—实现档案实物化管理向信息化管理的转变［J］.山东档案，2015（5）：294.

［2］夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.云南档案，2010（3）：185-186.

［3］李彦聪.设计院档案信息化建设内容及模式的探讨［J］.机电兵船档案，2015（2）：260.

Research on Improving the Level of Archives Management Informatization——Taking the Archives Management of Electric Power Design Institute as an Example

Zhang Yijing
（Zhengzhou Institute of Aeronautics，Zhengzhou Henan 450000）

With the rapid development of economy and the speeding up of urbanization,electric power design institute has become the body of the product design and technology research and development,can design scientific knowledge of electric power construction projects and the text,can develop new products reasonably,rich and diverse design results have been derived by fully using the technical skills,also accumulated the corresponding archives information resources.Based on the information age,Internet technology increasingly widespread application in the electric power design institute,that is to say,in the process of archives management,we should use the optimization method and improve the information technology to improve the creative ability of archives.Based on the detailed investigation and in-depth analysis of electric power design institute of archives management status quo,this paper explored deficiencies existed in the archives management,and put forward the feasibility and feasibility of the file management strategy of the power design institute.

electric power design institute；file management；archives information

G271

A

1003-5168（2017）05-0032-02

2017-04-18

张怡静（1991-），女，硕士，研究方向：档案管理理论与应用。