介绍工程档案管理重要性，提出档案管理明显滞后问题，探讨工程档案现代化、标准化管理方法，以实现工程与档案管理同步。

工程技术档案；同步管理；管理滞后

浅谈工程技术档案管理

□丁正冉

2017-11-16

丁正冉，女，汉族，河北供水有限责任公司，助理工程师。

工程技术档案是指工程建设项目从立项、审批、勘察设计、建设管理、施工、监理、试运行到竣工验收等建管过程中形成的，具有归档保存价值的文字、表格、声像、图纸等各种载体的材料，是工程建设项目管理的重要组成部分。

1.工程技术档案的重要性

工程技术档案是工程建设过程的真实记录和建设成果的准确反映，直接收录了工程建设中的每个细节，包括前期勘察设计文件及批复、工程建设期间的各类管理文件、工程实施过程中积累的相关资料（设计图纸、变更通知、工程监理、质量监督、竣工资料、工程结算、审计稽查等）、工程试运行期间的观测分析等，真实编录了工程项目所涉及的每个细部结构，把现实工程完整的记录在案。工程技术档案是工程验收、财务决算、审计稽查、运行管理、改造扩建、工程质量责任认定以及工程维修养护等工作的重要依据和参考，是工程建设总结经验、技术交流、科学研究的重要信息资源，因此，建设管理单位必须加强对工程技术档案工作的高度。

2.工程技术档案管理标准化

工程技术档案实行标准化管理，须设置专门部门，配置专业人才，制定档案管理工作制度，创造档案储存条件，对档案管理涉及的各个部门、各个岗位做出详尽的说明和具体要求，细化到每个工作程序，并进行全员专业培训，颁布档案管理工作大纲和实施细则，使档案管理工作实现正规化、标准化、程序化。

2.1 档案整编工作标准化

设置科学的档案管理体系，把不同建设阶段各类档案的收集、分类、编目、归档、标注、存储等做出明确规定，对不同档案资料的统计、分析、收移、结存、鉴定，要使用统一格式，对已归档资料的保存、借阅、使用等要设立统一规定，对档案人员本身的管理、保密等要形成制度，使各项档案管理工作全部实现制度化，每道工序处于可控状态。

2.2 检索工具现代化

一般情况下，档案查找多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定，但是随着档案增多、时间延长、人员更替，靠记忆是远远不够的，特别是工程技术档案专业性较强，借阅者需借助检索工具，才能找到所需技术档案，因而检索工具就需要利用现代手段，使用先进的技术和设备，实现档案管理工作的现代化。

2.3 档案用房规范化

为确保工程技术档案的安全，档案用房也要达到规范化，应按照档案管理的数量、重要程度、管理级别，确定档案管理用房的标准，档案用房要“三分开”，分设专用库房、整理室和阅览室，档案库房要做到“十防”，保持库房通风。

3.工程资料归档

工程技术档案通常情况下最少归档2套，一套留给建设单位保存（或上级主管部门），建设后期的工程决算、财务审计、竣工验收等还需继续使用，另一套交给运行管理单位，便于工程运行管理、维修维护，使其发挥作用。归档完毕的资料要做到“三备份”，档案整理人员留存电子备份、阅览室专用电脑留存备份、移动存储硬盘也要留有电子备份，做到三重保险。

4.工程技术档案工作滞后性及同步管理

4.1 工程技术档案管理工作普遍存在滞后性

在工程建设现场，收集资料有一定困难，工地条件较差，档案管理人员流动性大，特别是水利工程建设历时较长，在保存原有资料的基础上还需不断整编新资料，这些客观原因容易造成资料的丢失、混乱、污损，影响工程资料完整性、准确性，加上参建管理单位对工程档案认识不足，对档案管理工作不够重视，就会因时间过长、管理体制变化或工程技术人员的工作变动等原因，造成档案资料之间关系不清、归档材料不全或竣工图编制不准确等问题，残缺不全或不成系统的档案资料会给整理工作造成困难，对于日后利用档案资料留下隐患。

4.2 档案管理工作与工程建设要实现同步管理

同步管理的目的就是要在工程建设过程中，及时完成工程技术档案的收集、整理工作，工程建设过程中，要注意做好档案管理工作，从立项、开工建设起设立专职档案人员进行资料收集和整理工作，在检查工程进度、进行工程质量评定和验收的同时检查、验收归档文件材料的完整性。

5.结语

工程技术档案管理是对工程项目所有信息的记录和保存，收集、利用和管理好水利工程技术档案，更好地为水利事业服务，是水利工程建设不可缺少的组成部分，也是建设管理者的责任和义务。□