OA系统在高职院校教学管理工作中的应用

2017-01-30石鑫

山西青年 2017年17期

关键词：办公管理人员管理工作

石鑫

西安航空职业技术学院，陕西西安 710089

OA系统在高职院校教学管理工作中的应用

石鑫*

西安航空职业技术学院，陕西西安 710089

本文从OA系统的基本定义入手，详细地介绍了其在高职院校教学管理工作中的应用优势，并针对高职院校管理人员的综合素质提出了相应的要求，以期能够有效提升其教学服务质量，促进高职院校教学管理工作不断向着现代化、网络化的方向发展。

OA系统；高职院校；教学管理工作；应用优势；素质要求

随着社会经济的快速发展，尤其是在当今信息高度膨胀的背景下，人们的工作节奏越来越快，仅仅依靠传统的人力管理的手动办公模式已然无法满足高职院校日益增多的教学管理任务要求，在这种情况下，OA系统以及独特的优势受到了各行各业的广泛重视，不仅有效提高了办公作效率，促进办公制度的规范化，还显著降低了办公的成本，极大地便利了领导阶层的决策工作。在工作过程中，人们只需打开电脑，登录OA系统，便可快速地浏览到所需的办公、管理信息，有利于促进个人以及各个部门之间的信息交流与共享，实现日常办公管理工作的网络自动化，最大程度地免去了以往工作过程中各个环节繁琐的办公手续，进而有效地提高了高职院校教学管理工作的办公效率。

一、OA系统的基本定义

所谓的OA系统是Office Automation(办公自动化)的缩写形式，该系统最早兴起于上世纪70年代中期一些发达国家。OA系统主要采用了互联网技术，以工作流为基本理念，促进管理人员更加便捷地共享信息，协同工作，一改以往程序繁琐、效率低下的手动办公模式，实现全方位地收集、处理办公信息，为日常管理工作提高科学可靠的决策依据，提高办公效率和质量，与此同时，企业自动化办公的实现程度也是衡量其自身现代化管理水平的重要标准之一。

二、OA系统在高职院校教学管理工作中的应用优势

(一)规范管理

在传统的教学管理工作模式下，经常会出现互相推诿、工作混乱、效率低下、办公成本高等问题，不仅加重了学校运营的经济负担，也不利于校园和谐办公环境的构建。随着教学任务的日益增多，领导在处理工作时很难妥善解决好轻重缓解的问题，面临的工作压力很大。尤其是对于学员部门来说，负责的工作面较广，需要处理的工作信息量大且关联性强，管理起来有一定的困难。如果只是单纯地采用人工管理模式，显然远远无法满足现今的教学管理工作需求，而使用OA系统后，不仅有效简化了工作过程，还能最大程度地降低数据管理、流程等方面工作内容的错误几率，实现规范化的业务管理。

(二)提高工作效率

在快节奏的社会背景下，如何有效提高教学管理工作效率是高职院校一项重要任务，受到传统办公模式的制约，管理人员在办公时通常需要经过繁琐的流程，往往会陷入一种忙乱、无效、重复的工作状态当中，导致办公效率和质量不甚理想。在OA系统下，学院可以借助该平台将相关教学活动信息发送至教学管理者的手中，一方面便于没有参加活动的教师和管理者更加全面、详细地了解活动内容与领导提出的政策要求，另一方面，免去了电话通知的繁琐过程，既解决了办公成本和时间，还显著提高了工作效率。总之，OA系统的应用最大限度地省去了人工管理模式中的繁琐步骤，加快了教学管理工作的运转周期，避免造成人力资源、时间、资金等方面的浪费。

(三)实现远程办公

在以往的办公模式下，当学校主要决策领导人正在出差或参加重要会议时，一些紧急文件的申请、审批等工作都会受到限制，往往容易导致事情被延误，给学校带来一定的损失。OA系统的应用能够很好地解决这一问题，即便领导出差在外，正常办公流程中断，依然可以利用先进的通信技术，在线接受相关文件进行处理，再将处理好的文件传送回去，实现远程办公，即保证了教学管理工作的正常进行，也降低了办公费用。

(四)增强领导的监控能力

通过OA系统，高职院校领导层能够对学校各级部门和教职工的工作情况实施全面管理，及时发现教学管理工作中的问题并提出相应的解决对策，改善各部门低效办公的现象，对于学校不同层次的领导而言，OA系统的应用效果也是不同的：

对于院级领导来说，OA系统能够将原本互相独立的学生管理、就业指导、行政、党政等各个部门的信息有效整合在一起，以便院级领导能够快速了解并掌握教学管理工作所需的相关信息，同时借助该自动化办公系统，还能针对各个部门内部的工作状态进行及时有效的跟进、督促，并且以此为依据制订相应的决策信息。对于学校中层干部来说，OA系统能够提炼出二级学院各项工作进程中的有效管理信息，对部门内人、财、物等实施“量化”管理，对下级工作给予必要的指示，改变以往“粗放式”的管理模式，实行“精细化”管理，为其营造出良好、和谐的办公环境和手段。

三、OA系统对学校管理人员提出的综合素质要求

随着OA系统的推出与广泛应用，对于学校管理层人员的综合素质也出了相应的要求。当今社会是知识经济时代，信息化技术发展迅速，高职院校管理人员必须掌握自动化办公技能，这是从事教学管理工作最基本的要求。网络信息技术在改变学校教学管理模式的同时也从本质上促进了管理人员服务手段和工作方式的转变。因此，作为教学管理工作者，应充分认识到学习自动化办公知识的重要性与时间上的紧迫性，除了需要学会使用操作系统和各种办公软件的使用外，管理者还应具备快速编辑文字、处理表格、使用通信设备等能力，保证内部管理信息快速流畅的交换。

除此之外，高职院校的教学管理者还应注重提高自身的计算机操作能力，主动参加学校组织的各种业务培训活动，有针对性地学习教学管理办公自动化内容，并将其应用到自己的实际工作当中。