许云莲/德清县新市镇人民政府

行政村档案指行政村党支部、村民委员会、村民主监督委员会和其他村级组织，以及农户、村民个人等在社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是农业农村档案的重要组成部分，也是农村各项事业持续发展的重要基础。做好行政村档案管理，对促进行政村经济社会发展、增加农民收入、维护农村社会稳定、维护农民合法权益等具有重要现实意义。然而，当前行政村档案管理存在诸多问题，现分析如下并提出改进工作的一些建议。

1 当前存在的问题分析

一是行政村领导档案意识不强。行政村领导是行政村的核心，但多数村领导档案意识和档案法治观念不强，没有充分认识到档案工作的重要作用，认为档案袋里出不了政绩、产生不了效益、增加不了农民收入，认为不建立行政村档案，村里照样能发展。由此造成档案工作底子薄弱，“无为”更“无位”。

二是档案人员力量薄弱。行政村档案员大都由村干部兼任，他们普遍缺乏档案业务基础知识和基本技能，且年龄偏大，较难掌握信息化管理技能；此外，村委每三年换届，这时会有一部分档案人员随之更换，档案员队伍极不稳定。

三是档案不齐全不完整。一般来说，行政村档案内容大都与农村经济社会发展、农民切身利益密切相关，这些文件材料是农民生产生活情况的真实记录，是广大农民维护自身利益的重要凭证，是反映农业、农村和农民情况的重要信息，也是农民查档利用的主要内容。当前，行政村归档并保存的材料大多数是乡镇下发的文件，保存的本村在工作中形成的文件材料极少，工作中形成的报表和申请材料等报送乡镇后没有留底、开会没有形成正规的会议记录，由此导致档案不齐全、不完整的问题较为严重。

2 改进工作的几点建议

第一，增强档案意识。一要加强宣传，行政村档案员在平时工作中要做到勤汇报、多宣传，争取行政村领导重视档案工作，还要通过各种渠道提高全体村民的档案意识。二要将档案工作纳入行政村工作目标考核，在年终工作考评时同检查、同考核、同奖惩。县级档案行政管理部门要加强对工作的监督指导，完善考核激励机制，推进行政村档案工作的规范化、制度化建设；还要稳定档案人员队伍，提高档案人员的工作积极性。

第二，提高档案人员业务水平。一是对档案人员进行培训。针对村档案人员兼职多、流动性大、业务水平不高的现状，要有针对性地举办档案业务培训班，重点学习行政村档案归档范围、整理方法、实际操作技能等内容，采取以会代训、现场观摩、互相交流、协作组等多样化的培训方式，着力提升培训成效。二是对全体村干部进行培训。乡镇可主动与组织部门联系，争取在每年村干部培训中增设行政村档案管理的内容，使每个村干部认识到档案工作的重要性，增强档案意识，掌握一定的档案管理知识。

第三，做好归档工作。要做好行政村档案归档工作，提升档案质量。以德清县为例，县档案局每年都深入行政村进行工作调研，根据实际情况形成年度《行政村归档立卷类目表》，该表涉及党建工作、会议记录、统计报表、合同协议、劳动保障、计生服务、食品安全、防台防汛、动物防疫、安全生产、综合治理、“三改一拆”、“五水共治”、计划总结、建房审批等多个项目，以此确保行政村开展档案工作时心中有数、归档时有的放矢。

第四，确保档案完整安全。一是乡镇应给予行政村适当的资金支持，帮助行政村设立专门的档案室并配备必要的工作设备，特别要配齐确保档案安全保管的工作设备。二是建立行政村档案查（借）阅制度并严格执行，规定查档人员必须进行实名登记，且不得将原件抽出，更不得损坏、涂改、带走或销毁档案；如要借出档案，需经领导同意后填写档案借据并限时归还，借据由档案人员查验后归档保存。三是做好档案交接工作。乡镇应切实把做好档案移交工作作为一项政治纪律抓好抓实，明确档案人员更换时必须办理档案交接手续、编制档案移交清册，并列明所移交档案的起止年限、卷（件）数量、名称和档号等内容；交接档案时，村领导应委派监交人在场监督，交接双方和监交人须在交接文据和清册上签字并盖章。