王 瑾 /杭州市西湖区西溪街道档案室

重大活动基层散存档案，指基层在围绕重大活动开展的一系列服务工作中形成的具有保存价值的档案材料。“散存”的含义有二：一是由于档案形成主体分散，这部分档案往往分散保存在形成单位、形成个人手中；二是因种种原因，档案没有被移交到综合档案馆实现集中统一管理。重大活动基层散存档案，真实反映了基层服务重大活动开展的方方面面，从基层视角展现了重大活动开展情况，是对重大活动档案资料的有益补充，具有重要的保存价值，应当收集并统一保管。

1 重大活动基层散存档案的价值体现

一是保存价值。2016年G20杭州峰会是我国主办的一次重要国际盛会，承办峰会是党中央赋予杭州的一项重大政治任务，也是杭州发展的重大历史机遇。G20杭州峰会举办过程中，杭州作为承办城市做了大量工作，城区各街道、社区围绕峰会举办了志愿服务、安全保障、文明宣传、环境保护等活动，这些活动是峰会工作的重要组成部分，期间形成的档案资料与实物材料都属于重大活动基层散存档案，这些档案虽不在国际峰会杭州市筹备工作领导小组办公室所列的档案归档范围之中，但具有重要的保存价值。

二是宣传价值。在筹备及举办峰会期间，西溪街道围绕峰会举办了丰富的活动，产生了活动横幅、宣传标语、宣传手册、活动方案以及与峰会相关的书画、手工作品等实物材料。这些实物材料既记录了西溪街道保障峰会召开的点点滴滴、体现了杭州市民积极参与峰会的高度热情，也从多方面和多角度对峰会的背景知识进行了宣传、对杭州的历史文化进行了宣传。一项重大活动结束后，开展相关编研或展览会大量用到基层散存档案资料，这些档案能够为编研与展览提供多样化宣传与展示视角，发挥着不可或缺的作用。

2 重大活动基层散存档案的收集状况和应对之策

第一，这部分档案来源广泛且分散，档案产生于服务重大活动的不同基层单位和众多基层群众，档案的内容丰富、载体多样，收集工作涉及的范围广、环节多、情况复杂，开展收集工作有较大难度。第二，基层单位或个人服务工作大多是临时性的，工作时效性较强，一般工作结束后相关人员就撤离现场，这就需要单位档案人员主动及时地参与到工作中，对工作开展情况进行实时有效的记录。第三，基层单位档案人员大多是兼职的，本职工作任务繁忙，无法全心全意投入到档案工作中，没有更多精力提升档案工作业务技能，对档案收集往往只关注纸质文书档案，对于其他载体的档案，特别是实物材料收集不够重视。

针对存在的问题，须采取以下有针对性的改进措施：一是加强对基层档案人员的业务培训。在开展重大活动之前，档案管理部门应组织基层单位档案人员参加专项业务培训，了解重大活动档案收集方法，明确工作重点与难点，培训专业知识和技能。档案管理部门要面向基层群众加强档案知识宣传，增强群众档案意识，引导群众在参与和服务重大活动时自觉形成相关资料并妥善加以保存。二是建立完善档案收集工作制度。基层单位须根据实际制订行之有效的档案收集制度，在单位内做好宣传工作，争取单位工作人员支持档案收集工作，特别要争取单位领导的重视和支持，着力落实开展收集工作所需的人、财、物保障。在重大活动开展期间，单位档案人员应当参与进来，提前对档案收集工作提出具体明确的要求，在工作中对相关内容及时记录，工作结束后及时收集其他工作人员形成的资料，确保档案的齐全和完整。三是征集特定区域内个人形成的档案。基层单位可面向特定区域征集个人服务重大活动所形成的档案资料，并对主动捐献档案资料的居民进行表彰或奖励。四是在重大活动结束后，通过举办展览的方式系统展示本单位所收集档案资料的成效，体现档案工作成效，扩大档案工作影响。