国外高校档案馆资源建设实践及启示<br/>——以美国密歇根大学本特利历史图书馆为例

国外高校档案馆资源建设实践及启示
——以美国密歇根大学本特利历史图书馆为例

2017-01-28苏玉微王根发中国地质大学

浙江档案 2017年2期

苏玉微王根发/中国地质大学

美国密歇根大学本特利历史图书馆[1]（Bentley Historical Library，下文简称本特利）始建于1935年，它以收集保管密歇根大学和密歇根州史料并促进对二者的历史研究为己任。它虽名为“图书馆”，实则是密歇根大学的官方档案馆。该馆馆藏超过4.5万英尺原始史料、150万张图片（不完全统计）、1万张地图、8万本印刷书。相较于国内高校档案馆，本特利的馆藏及资源建设具有显著特色。

1 本特利历史图书馆资源建设的特点

1.1 强制移交和鼓励捐赠并重

移交（Transfer）和捐赠（Donate）是本特利进行馆藏资源建设的主要途径。密歇根大学规定，学校档案馆接收学生与教职工及相关组织机构等产生的具有永久保存价值的材料，非现行文件（本特利指出，一般而言文件产生后1至5年失去其现行价值）必须按规定每年定时向档案馆移交，在机构办公地址变更、职责变更、主要行政领导离职以及积存文件超过原保管单位库存容量时也应进行档案移交。除了与国内高校一样注重收集各学院、各部门产生的档案史料之外，本特利还尤为注重并鼓励机构、团体乃至个人捐赠与密歇根大学或密歇根州相关的史料，“在本特利图书馆建馆60年的历史上，已接受了9000多个机构和个人的档案捐赠”[2]。其中，个人捐赠者包括学者、作家、教师、军人、诗人、出版商、社会活动家、舞剧演员、政界要员乃至普通大众。根据该馆的新入馆资源列表，可以发现很多新入馆资源并不在其强制移交的范围内，例如布里格斯家族（Briggs Family）捐赠了1862年到1864年间，父子三人于美国内战期间在军中写给家中妻子/母亲的大约100封私人信件。档案捐赠很大程度上填补了强制移交政策无法覆盖的空白和无法顾及的细节，使得本特利的馆藏史料更为丰富、全面和立体化。

1.2 秉承更宏观的档案观

本特利保存的史料包括学生成绩、教师论文、职工名册、运动员名单、病人病例、私人信件、软件系统、各时期的视听设备以及演讲稿、回忆录、备忘录、日记、手稿、剪贴簿、宣传画册等，还包括公开出版物，其馆藏资源已突破严格意义的档案概念，扩展到图书和博物范畴，它收集一切承载密歇根大学和密歇根州历史、具有保存价值的史料。这一宏观而泛化的档案观不再局限关注档案的原始记录性及其法律凭证作用，而更注重史料的文化价值——服务历史研究还原社会原貌，协助人们溯源寻求精神归宿，辅助教师推动文化传播，举办档案展览丰富民众生活。国外很多高校的档案都保管在图书馆，图情档一体化的管理方式是国外档案利用热经久不衰的重要原因之一。

1.3 立足本校，放眼本地

与国内高校的档案接收范围不同，本特利收集密歇根大学和密歇根州的相关史料，前者主要采取强制移交方式，后者主要通过相关机构和个人的自愿捐赠，很长一段时期内本特利的机构设置与其档案接收范围相对应，分为密歇根档案部、密歇根大学档案部和服务利用部。本特利馆藏密歇根大学相关史料包括该校行政活动中产生的公务文件以及学生生活和学校体育运动记录等，除了学术研究外，体育运动尤其是橄榄球、冰球、棒球、篮球、垒球等项目是密歇根大学的特色，本特利保存了众多密歇根大学女子运动乃至该校每一个足球队的历史记录。馆藏密歇根州的相关馆藏则包括密歇根历任州长的文件、普通骑兵在役期间的信件、五大湖地区的照片、密歇根历史上采矿和伐木史料、汽车设计手稿、休伦湖自然风光、百年密歇根旅游和度假宣传画册等反映密歇根政治、经济、文化、景观及民生等各方面史料。

1.4 组织与个人、宏观与细节并重

本特利的档案资源建设不仅注重组织、公务和宏观，也注重个体、私人和细节。重视密歇根政治和公共政策的特点贯穿于本特利80多年的史料收集工作中，在馆藏的密歇根史料全宗里，有州民主党和共和党的史料、27位密歇根州长形成的史料、密歇根籍美国国家参议员捐赠的档案、密歇根州立法委员会委员的相关记录。在密歇根历任州长的史料中，除了其在公务活动中形成的材料如签署的文件、演讲稿、办公邮件，还包括部分私人材料如来往书信、个人照片、回忆录等。在关注密歇根和密歇根大学机构沿革、社会变迁、经济发展、政党更替等历史大框架的同时，本特利的史料收集也关照普通大众，例如收集记录有密歇根大学历史上具有欺凌和羞辱性质的传统仪式“强制剃头”的材料，同时也收集了数量众多的活动海报、明信片、节目单等记录和反映历史细节的材料。

独特的资源建设方式为本特利积累了丰富且珍贵的史料，每年有大量历史学家、家谱研究者、档案从业者、学生和老师等慕名而来。早在上个世纪末，本特利每年的来馆利用者就超过3000人次[3]，这一频次与国内很多省级国家综合档案馆的频次几乎持平。

2 本特利历史图书馆资源建设的保障因素

2.1 松散的档案管理体制

与我国的集中档案管理体制不同，美国采取松散的档案管理模式，全国没有统一的档案法，也没有统一的档案管理机构，很多高校甚至没有设立专门的档案馆。松散的档案管理体制直接导致了在档案接收范围方面各级各类档案馆没有明确和强制性的划分，很多机构和个人被赋予了自行选择档案保管单位的自由，这是密歇根州史料能成为本特利馆藏主体的最重要原因。历史上，本特利曾与密歇根州档案馆就卸任州长档案史料的收集权限问题产生过纠纷[4]，这一事件的背景是，州长作为密歇根重要的行政领导，其在公务活动中形成的材料是州核心权力机构运作的直接记录，理应移交州档案馆，但因无明确界定两个档案保管机构档案接收范围的法律法规，密歇根州长便自愿选择将相关史料保存到本特利。至今，本特利已接收近30位卸任州长的档案史料。

2.2 完备智能的信息管理系统

松散的档案管理体制带来的弊端之一是档案保管场所具有不确定性，甚至同一档案形成者的档案或同一主题的档案被分散保存，直接导致档案检索调阅、查找利用过程中存在人力、物力、时间浪费的现象。为打破档案保管场所的壁垒，本特利加入了联机计算机图书馆中心（Online Computer Library Center，OCLC）和研究型图书馆信息网络（Research Library Information Network，RLIN），成为两大国际联机信息系统的成员馆，实现了馆藏资源在全美乃至全球的共建共享。在校内资源的检索方面，本特利提供六种检索系统，包括密歇根大学图书馆信息系统MIRLYN、本特利图像库（Bentley Image Bank）、本特利数字媒体图书馆（Bentley Digital Media Library）、主题导航索引（Subject Guides and Indexes）等。MIRLYN是本特利连同汤普森图书馆（Thompson Library）等其他五个密歇根大学图书馆一起组成的校内联机检索系统，利用者可利用该系统自行限定检索范围轻松获知馆藏信息；主题导航索引则将馆藏以内容主题为纲进行集中罗列，如密歇根非裔美国人、性别与性取向、美国内战。

智能的信息管理系统还能协助本特利捕获潜在档案捐赠者、资金捐助者的信息。2015年，本特利启用新的用户注册预约工作流程管理系统AEON[5]，该系统可自动识别VIP用户，当潜在的档案捐赠者和资金捐助者登录档案馆系统时，系统会自动提醒档案工作人员与他们进行深入交流并提供热情服务，在提升VIP群体满意度的同时也提高了获得捐赠和捐助的机率。

2.3 健全的法律法规系统

本特利之所以能接收众多私人捐赠的文件和大量尚在知识产权保护期的文件，与其充分尊重和保护档案形成者隐私权和知识产权密不可分。本特利馆藏私人捐赠的文件主要根据捐赠者的意愿选择保密时限，其他史料的公开与否则受《信息自由法》在内的多部法律法规限定，例如包含个人身份信息的材料会进行严格控制以保护当事人的隐私权，具体来说，学生受教育的相关文件如课程成绩的保密期为文件产生后75年内，病例、委托人记录的保密期为文件产生后100年内。

利用本特利尚在知识产权保护期的史料必须遵守美国版权法的规定。利用者若需要对馆藏进行复制或将照片等材料带出图书馆，要签订一份内容严格的协议，协议首条即关于版权的警告，规定照片的拷贝及其他复制品的利用仅限于学习和学术研究目的，一旦超出“合理使用”原则，利用者就需对侵权负法律责任。本特利还在其官网上列出了信件、日记、照片、缩微复制品等7种馆藏类型的引用格式，充分显示出该馆对著作权人的尊重和权益保护的重视。

2.4 完善透明的资金捐助体系

同美国大多数高校一样，密歇根大学的档案管理经费主要靠政府补贴和社会捐助。本特利除了依托密歇根大学历届校友捐赠外，还因其保管了许多著名人物的私人档案，这些档案形成者为了创造更好的档案保管条件，大多愿意慷慨解囊，本特利随之将这些资金用于馆藏档案数字化、档案管理设备更新、档案工作场馆扩充、珍贵历史资料购置等。1973年本特利新馆建成，新馆主体建筑、馆内大量档案管理设备和办公设备等都源自社会捐赠。

本特利的捐赠体系十分完善且透明，捐赠者可选择在线捐赠、支票捐赠和电话捐赠等多种方式。以在线捐赠为例，本特利会首先告知其寻求捐赠的原因如用于档案数字化、用以丰富学生经验、支持未来一代等，而后捐赠者可选择在线直接捐赠（Give Directly Online）、对应愿望清单（Wish List）捐赠和其他途径捐赠（Other Ways to Give），如密歇根大学员工可通过缩减工资而将差额部分捐出。在线直接捐赠是捐赠者直接将资金捐助给某项基金，如战略基金（资助本特利的核心业务包括数字化、文件保存等）、学生雇佣基金（为学生利用馆藏做研究提供资助）、戴洛梅迪基金（支持保管和挖掘本特利建筑学相关史料）等；对应愿望清单捐赠则是通过支持档案工作的某一项具体业务而进行资金捐赠，愿望清单从最低100美元的“保存一个历史文件或照片”到最高5万美元的数字化设备购置。

本特利通常会给予资金捐赠者一定的回报或奖励，当地政府也会对其进行适当的税收优惠，例如以捐赠者的名义命名某一基金会，定期召开捐赠者座谈会以征求他们对于档案工作的意见，给捐赠工资的教工以一定的税收减免等。

2.5 强有力的思想保障

本特利是一个典型的研究型图书馆，密歇根大学作为国际信息学院联盟（information school，简称ischool）的成员学校，其本身就倡导以跨学科的角度来理解信息及信息管理，多名本特利的员工同时是该校信息学院的全职教授，这也是本特利资源建设中表现出对档案进行泛化理解的原因之一。此外，本特利在馆藏资源建设中充分表现出以人为本的理念，关注对人的记录、对人的服务——接受捐赠并妥善保管普通大众的信件、日记、照片、录音、录像等；鼓励捐赠者转让知识产权以供研究者利用；重金购置具有史料价值的材料；接受信息学院、历史系等的教师到馆内进行教学，以增强学生的实践操作能力，并为学生提供原始直观的史料，等等。本特利创造一切条件进行档案信息和档案文化传播，利用者在频繁接触档案的过程中，对档案的看法受到潜移默化的影响，社会浓厚的档案意识又为档案捐赠等提供了条件。

3 本特利历史图书馆资源建设的启示

由于中美在档案工作管理体制、社会群体档案意识等多方面存在巨大差异，国内高校不可能完全照搬本特利资源建设的方式方法，而应予以参考，并立足本校实际开展相关工作。

3.1 调整和扩大档案收集范围

《高等学校档案管理办法》是各高校确定文件材料归档范围的主要依据，该办法规定的党群、行政、学生、教学等十一大类档案主要是在公务活动中形成的材料，各高校还可收集学生生活、社团活动、校园风貌等全方位反映学校历史面貌的史料，以及根据自身办学特点调整档案收集范围，如艺术类高校可收集学生绘画、编曲、舞蹈等作品。由于法律没有规定公务人员私人档案的管理权属，可征集学校领导、知名学者和历届校友的私人档案，收集学校领导在半公半私活动中产生的文件如演讲稿、备忘录等。当前很多高校都启动了名人档案建档项目，争相保存曾在学校任教或学习过的教师和校友的个人档案。复旦大学还在全国范围内征集著名人物手札，手札作者不仅包括曾在复旦任教的教育家、科学家、作家等，还扩展到上海籍或曾活跃在上海地区的文化名人。

3.2 鼓励档案捐赠和资金捐助

现阶段，国内高校档案馆很少收到社会资金捐助，档案捐赠多是向档案形成者“求”来的，档案部门在档案和资金捐赠方面处于被动地位。为改变这一现状，首先，档案部门要提升公民档案意识，促进档案和资金捐赠成为自发行为。例如，做好档案利用工作，提升利用者对档案服务的满意度；深入挖掘馆藏信息，主动进行档案信息推送和档案文化产品传播。其次，必须尊重和保护档案形成者的隐私权和知识产权，解决捐赠者的后顾之忧。此外还可对捐赠者进行一定的精神奖励或物质奖励，以提高其捐赠的积极性。