官瑞霞，李冬盎

1.济南市第一人民医院人事科，山东济南 250011；2.青岛海军401医院崂山分院检验科，山东青岛 266100

浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性

官瑞霞1，李冬盎2

1.济南市第一人民医院人事科，山东济南 250011；2.青岛海军401医院崂山分院检验科，山东青岛 266100

在医院的管理工作中，人事档案管理属于重要内容，直接关系到医院的医疗服务水平与发展前景。基于此，医院需不断对人事档案管理工作进行强化，积极将数字信息化引入到其中，使人事档案工作的有效性得到充分发挥，从而促进医院医疗服务质量的提升。该文基于医院人事档案管理中数字信息化的重要性，提出相应的应用与管理建议，以期使医院人事档案管理工作质量得到进一步提升。

医院；人事档案；管理；数字化信息

在医院的管理与发展工作中，人事档案管理有着极其重要的作用，其管理质量在很大程度决定着医院的可持续发展。近些年，我国医疗卫生事业得到了较为快速的发展，各类型的医院数量日渐增多，规模也越来越大，医院与医院之间的竞争日渐激励，而医院之间的竞争从根本上看来其实是人才之间的竞争，医院中的人才资源能否得到有效利用直接由人事档案管理工作决定，为了能够在激烈的竞争中获得一席之地，医院需不断提升对人事档案管理的重视程度。现阶段，在人事档案的相关管理工作中，信息化的技术得到了广泛应用，数字信息化管理方法不断被引入，医院需抓住这一机遇，对人事档案管理工作进行开展时，可积极将数字化信息应用在其中，促进人事档案管理效率、质量的提升，使人事档案的作用得以充分发挥，实现医院人力资源的优化配置，促进“人岗匹配”的实现，进而为医院的可持续发展提供根本性支持。

1 医院人事档案管理与数字化信息

1.1 医院人事档案管理重要性

在医院各项管理工作中，人事管理必不可少，而人事档案管理是人事管理工作的重要内容，直接关系到医院人事工作的有效性。总的来说，在医院中，人事档案管理的重要性主要从以下几个方面体现出来：首先，人事档案管理是医院各项工作顺利开展的保障，就拿人员调动来说，只有依据人事档案，才可将人才分配在适合的岗位上，最大限度对员工积极性进行调动。其次，人事档案管理直接关系到以医院发展战略的制定，对医院的一些制度、发展战略进行制定时，医院相关领导人员往往会对人事档案进行查看。最后，直接关系到医院人才利用的合理性，依据人事档案对人才进行分配，确保各个人才的岗位胜任能力得到充分发挥，这直接决定着医院医疗服务水平的有效提升。

1.2 医院人事档案管理中应用数字化信息的重要性

当前，我国医疗制度、人事制度不断发展变化，在制度、工作方法、模式等方面，医院人事档案发生了较大的变化，且此项工作中现代化、信息化的水平不断提升[1]。信息技术的发展为多项管理工作带来了新的机遇，医院中的人事档案管理也不例外，对人事档案管理工作进行开展时，医院积极将数字化的信息引入，在很大程度上促进了医院人事档案管理工作的革新，这主要从以下几个方面体现出来。

①对传统人事档案管理中存在的不足进行改进。以往对人事档案管理工作进行开展时，大多数工作都依赖于人工和纸张，不但保存难度大，且需占用较大的空间，进行查找有极大的难度[2]。将数字化的信息技术引入后，传统纸质档案被替代，人事档案信息被输入到计算机中，而计算机有较多的储存量，且计算精度高、速度快，不仅可对档案进行安全、长久的保存，而且能够对完整、准确的人事资料进行提供。这样，医院对人员进行选拔、对人事进行调整等工作进行开展时，若需对人事档案进行查看或提取，可直接在计算机输入关键字进行搜索，可使人事档案查询、提取时间缩短，进而使医院相关工作的效率提升。

②使医院人事档案信息共享程度提升。信息技术未引入前，对人事档案进行管理时，大多采用手工记录，不仅效率低，而且信息的功效难以实现。而对数字化信息进行应用后，可直接在电脑中对档案数据进行输入与输出，将其以电子档案的形式进行整合，并对数据进行归类整理。这不但可使人事档案信息整合程度提升，而且还能实现信息之间的共享，从而使人事档案信息在医院发展中的作用得到充分发挥。

③促进人事档案保密性的提升。电子化的人事档案无需接触到档案原件，人事档案被存储的软盘或硬盘中，并施予相应加密处理，可使人事档案的保密性提升，进而确保人事档案信息的真实性、可靠性。

④促进人事档案管理工作效率的提升。数字化信息的引入，对传统手工抄写、人工查找的工作方式进行了转变，信息录入、查询、统计等都采用计算机进行，不仅可提升工作效率，而且能够节约人力。

⑤促进档案利用率的提升。在医院发展中，人事档案材料发挥着不可或缺的作用，可为医院战略的制定提供可靠依据，使医院人才配置更为合理[3]。对数字化信息进行应用后，人事档案信息的筛选与查看更为便捷、全面，可使人事档案材料的利用率提升，进而促进人事档案应用价值的发挥。

⑥使档案使用时间延长。纸质档案难以进行长久的保存，且在保存过程中常有不可逆的损坏出现，对档案信息的完整性、准确性造成影响。而应用数字化进行管理的人事档案可长久进行保存，可确保人事档案信息的完整性、准确性。

2 医院人事档案管理中数字信息的具体应用

2.1 建立电子人事档案

医院对人事档案管理工作进行开展时，需要从电子人事档案的建立入手：①对相关人事信息进行记录与整理时，采用计算机进行，将人事信息录入到计算机系统中。这不但可对手工抄写的缺点进行弥补，而且档案更为美观、整洁。②需要对某一员工的档案进行打印时，可直接在计算机上点击搜索功能，将档案查找出来后，连接打印机，即可进行打印，整个过程持续时间较短，可在几分钟之内完成。③医院传统人事档案管理需要较大的档案室，对电子档案进行建立后，档案的存储直接在计算机或者移动硬盘设备上完成，不仅占据空间少，而且有极强的保密性。④对人事档案的数据库进行建立，在其中录入医院干部信息，并定期进行更新，通过局域网技术将人事档案与考核档案联系起来，以对医院干部的工作过程、作风有明确而全面的了解，从而为医院优秀干部的选拔做好准备。另外，在确保档案数据库安全性的前提下，相关人事档案管理人员需对操作程序进行优化，使其操作更为便捷，从而使医院人事档案信息化管理效率提升。

2.2 构建网络化人事档案管理

医院人事档案管理中对数字信息进行应用时，需注重网络化人事档案管理的构建，依托于计算机对档案管理网络进行建立，使临床科室、档案管理部门、医院管理部门三者结合在一起，使三者间能够共享人事档案资源[4]。另外，对远程数据交换进行构建，充分将局域网技术引入，以不同科室特点为依据，对其中进行整理，比如，科室中骨干医务人员、擅长领域等，以便于能够及时将人事档案信息提供给有需要的管理人员，为科室发展方向的制定、学科梯队的建设提供依据。总之，在信息技术飞速发展的今天，医院需与时俱进，在人事档案管理工作中积极将数字信息引入，对人事档案信息库进行建设，并对采用信息技术对人事档案进行分析与整合，使人事档案利用率提升。

2.3 强化安全防护工作

数字化的人事档案管理有诸多优点，但对于计算机网络而言，自设计之初，就有网络安全方面的隐患出现，IP地址受劫持、系统受病毒入侵、软件漏洞等时有发生，这极易使医院中的人事档案信息被泄露或者被不法分子利用。因此，医院人事档案管理中对数字化信息进行应用时，需做好安全防护方面的工作。对档案管理人员的安全意识进行强化，使对网络安全隐患有明确的认识，通过对防火墙进行设置、对杀毒软件进行安装等技术实现计算机病毒、黑客的有效防范。另外，对于重要的人事档案文件，需进行加密处理，若需对档案进行传输，可积极将对称加密与非对称加密的技术引入，使人事档案数据传输过程中的安全性得到保障[5]。例如，对人事档案进行信息化管理时，可积极将指纹识别的技术引入，对于重要的人事档案文件，采用指纹进行锁定，将特定管理人员的指纹录入，只有通过指纹才能进行查找与查看。

2.4 加大硬件与人才投入

在医院人事档案的信息化管理中，硬件设备是基础，因此，医院需适当将硬件方面的投入加大，建立专用的档案室、机房，引入先进的档案管理设备，如电脑、速印机、档案管理系统、专门对文件进行缝制的缝纫机等，为人事档案的数字化信息管理提供硬件支持。对医院人事档案进行数字信息化管理时，管理人员的信息技术应用水平直接关系到管理工作能否顺利开展。对此，对数字信息化的人事档案工作进行开展时，医院需注重管理团队的组建。一方面，积极对高素质的计算机人才进行引入，使人事档案管理团队能够对各种计算机技术进行应用。另一方面，对现有档案管理人才进行培训，主要进行信息技术应用水平方面的培训，使其认识到医院人事档案管理中数字化信息的应用价值，主动对信息技术应用技术进行学习，积极将信息技术融入到日常的人事档案管理工作中，进而促进人事档案信息化管理水平的提升。

3 结语

综上所述，在医院的发展中，人事档案有不可或缺的重要作用，在当前医院之间竞争日渐激烈的背景下，医院需不断对人事档案管理工作进行优化。对此，基于信息技术的发展，对医院人事档案管理中数字信息化的重要性有充分的认识，积极将数字化信息融入到日常的人事档案管理工作中，使人事档案的管理水平提升，促进医院发展中人事档案作用的发挥，进而为医院医疗服务水平的提升提供支持。

[1]张卫,李薇,刘丽娜,等.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国急救医学,2015,35(z2):401-402.

[2]张嘉伟.论"互联网+"背景下的三甲医院人事档案信息化管理[J].山西档案,2016(3):61-63.

[3]于洋.在新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].卷宗,2015(7):87.

[4]徐红培.医院人事档案管理工作存在的问题及对策思考[J].档案与建设,2015(12):85-86.

[5]辛金华.基于新形势下医院人事档案管理工作的应对措施研究[J].办公室业务,2017(1):131.

R19

A

1672-5654（2017）07（a）-0070-02

2017-04-10）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.070

官瑞霞（1968-），女，山东郓城人，本科，馆员，主要从事档案管理工作。

李冬盎（1969-），男，河南南阳人，本科，副主任医师，研究方向:检验，E-mail:379196146@qq.com。