温小霞

何谓大数据？顾名思义，就是指数据类型多、数据容量大、数据存储速度快、数据应用价值大和具备大智能，就是挖掘和整合一切有用的信息，为人类社会提供更好的服务。“大数据”概念的首次提出是在2011年美国麦肯锡公司发布的《大数据：创新、竞争和生产力的下一个前沿领域》报告中，然而，仅仅过了5年时间，大数据技术已然渗透到人类社会生活的方方面面，网络购物所依赖的物联网以大数据技术为基础，工业4.0时代的到来以大数据技术为基石，学校校园信息化建设以大数据技术为衔接。那么，在大数据时代背景下，学校档案管理工作的优化和更新也必然绕不开大数据技术的支持和服务。实际上，中共中央、国务院印发的《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》中明确提出了“教育信息化”的要求，档案管理作为学校教育的重要组成部分，必然需要走上信息化管理的道路，才能更好地服务于教育发展和学生成长成才。本文正是基于此，分析大数据时代引发学校档案管理的新业态，审视大数据对学校档案管理带来的变革，提出大数据时代学校档案管理的优化路径，更好地发挥档案管理对促进学校发展的效能。

一、 大数据时代学校档案管理发展的动向

大数据之所以称之为“大”，除了其数据体量“巨无霸”、数据类型“多样化”之外，更在于大数据特有的数据处理速度快和数据价值挖掘能力强的特点。由此，可以用4个“V”来概括大数据的基本特征，即是Volume（信息量）、Variety（信息种类）、Value（信息价值）与 Velocity（信息处理速度）。从学校档案管理的角度来看，经过多年的发展，学校的档案在种类上和数量上不可谓不多，尤其是学生档案的电子化、无纸化，更是增加了档案的体量。由此，在大数据背景下，学校档案的状态维度和管理发展至少具有以下几个方面的动向。

1.档案在体量上的动态变化

在我国教育“国民化、大众化”的当下，无论是高等教育亦或是中等教育，都呈现出教育开放程度“井喷”的态势，尤其是在信息化的注脚下，教育资源以海量的形式在“爆炸”，学校内部的档案资源也必然随之爆炸式增长，使原本单一的结构化数据，变成了包括课件、网页、视频、图片等在内的结构化、半结构化或者非结构化数据，引发了档案资源类型多样化和数据海量化的管理难题，如果依然遵照传统单一化归类的档案管理思维和方法，难免会出现“无暇顾及、无法系统化管理”的问题，大数据技术的出现，恰好为这一难题的解决带来机遇。

2.档案在空间上的动态变化

在信息化时代，学校档案信息以无纸化、电子化的形式存在，意味着原本在档案信息管理中存在的“信息孤岛”问题将会得到破解，取而代之的将是校与校之间、城市与城市之间、省与省之间甚至国家与国家之间都会产生档案资源交流与共享的行为。实际上，高校学生档案信息已经在“学信网”上实现共享，下一阶段，中等职业学校、普通高中乃至义务教育阶段的学生档案都会在“学籍信息管理系统”中实现共享，其中将把学生学习的全过程、全阶段的信息都涵盖进来，这些跨空间的信息资源都是学校档案的有机构成，而通过大数据技术恰好可以将这些信息链接起来。

3.档案在时间上的动态变化

在大数据技术的支持下，学生档案信息从生成、加工、归集到传播利用等各个流程都发生了“质的变化”，主要表现为传统的延时生成到现在的即时生成，从档案信息的定时加工到历时加工、从档案信息的静态传播到动态传播等等。可见，与传统载体条件下档案管理不一样的是，大数据技术下的档案管理在时间上实现了即时传输、实时共享、即时生成，大大方便了档案管理的流程。但是，也造成了师生学习生活的不便，主要体现在学校网络扩容的不足，存在数据录入时的系统瘫痪问题，无法体现网络信息存储快速处理的优势。

4.档案在价值上的动态变化

挖掘数据的价值是大数据技术的重要优势，在海量和多元化的档案数据中，找寻有价值的档案信息是大数据致力解决的问题，通过上百万台计算机的云计算，可以实现瞬间将有价值的档案信息整合起来，以方便学校的教学管理创新。当然，在此过程中，一些问题值得关注，一是传统学校档案管理中的技术偏差和制度滞后，难免产生档案信息的可靠性问题，给档案价值判断带来梗阻；二是如何利用不同渠道来源的档案信息来校验和印证档案信息的真实性，这个问题亟需解决；三是如何实现档案信息价值的最大化，这个难题需要破解。

二、 大数据环境对学校档案管理各个流程的影响

大数据技术，在改变人类生活的存在形态的同时，更要实现人类工作业态的嬗变，使人类工作往便捷化方向转变。对于学校档案管理而言，由于管理对象、技术载体的变化，对档案管理的各个流程也会造成相应的影响和变革。

1.档案收集环节的影响变化

在传统学校档案收集过程中，只注重档案数据的结构类型，将同种结构的档案信息进行归类，就基本上完成了档案收集。但是，在大数据时代，档案收集还必须强调时效性，即要求档案管理人员及时响应教学、科研、学生管理中产生的动态信息，并及时收集，否则就会稍纵即逝，出现档案收集的漏洞。这就需要档案管理人员树立“前端控制意识”，对学校的各项工作具有预见性，充分控制学校各类档案信息的生成环节，并将档案管理的要求嵌入教学科研和学籍管理等各类系统中，从而保证档案的真实可靠。同时，对于在学校论坛、博客、社区媒体中产生的档案信息资源也要有意识地进行采集，才能实现学校档案资源的深度、广度、丰富度和价值度管理，进而更好地服务学校又好又快发展。

2.档案加工方式的影响变化

传统学校档案加工一般以人工鉴定识别的方式进行，确保了档案加工的质量，但是，随着档案信息的爆炸式增长，难免会带来人手不足的现实问题。大数据技术的出现，深刻影响了学校档案加工的模式，不是以人工来识别鉴定而是通过人工智能来展开，这不能不说是对传统档案整理加工方式的巨大挑战。然而，在此过程中，必须要创新加工信息的技术和方法，才能对多元化、海量化的档案信息进行快速处理，“提纯”价值信息、找出关联数据，进而大大方便学校档案信息的管理，也有助于实现档案数据利用的便捷化，厚实学校档案信息服务的基础。

3.档案存储方式的影响变化

传统学校档案存储多以有纸化的档案数据来保存，但是，在信息化时代，数据在数量上的爆炸式增长和在结构上的多样性变化，势必对传统档案保存方式带来极大的挑战，内在要求学校档案管理工作必须对接大数据时代背景，加大投入建构服务于海量异构数据的底层存储及分布式系统架构，更为重要的是，所建立起来的数据存储空间要具备扩展性和可用性的要求，具有前瞻性，满足未来档案数据发展的需求。同时，要在存储空间建设中避免“信息孤岛”的问题，满足异地资源共建共享的需要，内嵌外部接口和通道，才能充分保证学校档案数据库既具有足够的存储空间，又能实现信息资源的快捷融通和敏捷分析。

4.档案服务方式的影响变化

在传统学校档案管理中，对档案资源挖掘、用户数据挖掘、关系洞察及趋势预测的要求不高，大数据时代则不同，要求档案服务工作必须从“供给导向”向“需求导向”转变，即是在档案管理中，要满足学校不同部门对档案信息的需求，利用数据集成、数据存储、数据分析、语义处理、可视知识挖掘等方法，最大限度地满足用户的需求。同时，积极建构数据模型，对海量数据进行相关性分析，找出其中的内在联系，将档案资源转化为知识资源，优化档案服务工作流程，从而彰显档案的智能服务和知识服务的功能。

三、大数据时代学校档案管理工作优化的路径

基于以上分析，为了能够更好地应对大数据时代对学校档案管理工作带来的影响变化，必须积极利用大数据技术来为学校档案管理工作保驾护航。具体来说，就要通过以学校内部大数据技术建设为核心，深入挖掘档案信息内在价值的措施来实现档案资源的共建共享，以期发挥档案资源服务社会、服务学校、服务师生的效能。

档案管理工作是学校其他工作又好又快发展的重要保障，在大数据时代，档案管理人员需要摒弃传统单一化的档案管理思维，不断强化服务意识，强化供给导向，最大限度地发挥档案资源的效用，才能凸显档案管理的价值。

首先，要树立“以需为本”的服务理念。无疑，对于学校的档案，其需求者不仅仅限于学校内部，还在于社会大众，要求档案服务不能仅仅囿于学校内部，在不侵害国家秘密、个人隐私和知识产权的前提下，应该实现档案服务的深度和广度，以增强档案的信度和效度。同时，在服务的实践中，不能将档案服务简单地理解为“索取-提供”的关系，应该是全程服务，包括事前、事中和事后，通过服务的增值来赢得用户的口碑，以最优的服务来突出大数据的内涵。

其次，要把握技术发展的最新步伐。在信息化时代，技术发展和更新的速度不断加快，今天的大数据技术，明天极有可能被更加先进的技术替代，当前大数据技术在各行各业的广泛运用，已经产生巨大的经济效益和社会价值，其中所包括的诸多技术解决方案和理念模式，对于档案管理模式的更新可以直接移植。但是，对于档案管理者来说，这显然不是终点，只有与时俱进、与科技俱进才是档案管理者的选择，这就需要不断学习，不仅要掌握大数据时代的“全数据模式”技术，还要掌握云计算技术，紧跟技术进步的节奏。

最后，要挖掘档案资源的内在价值。在大数据时代，由于大数据技术本身巨大的数据挖掘和集成功能，学校档案管理者必须敏锐认识到自身所拥有的信息数据宝库，要深入考量如何发挥数据“矿产”的价值，通过收集整理、挖掘分析和深度加工，建立内部的“档案资源集成数据库”，为优质服务夯实基础。从大数据技术发展的远期来看，从学校档案管理工作的优化来审视，学校档案馆可以通过引入第三方来打造“学校档案信息云服务”，对众多学校的“大数据”进行预测性分析和预备性收集，进而为师生乃至社会提供个性化或小众化服务，从而释放出更多档案信息数据资源的潜藏价值。

四、结语

总之，在大数据时代背景下，学校档案管理工作不可能将大数据技术抛之脑后，要与整个时代发展的步伐一致，要深刻认识到大数据技术对学校档案管理带来的变化和挑战，积极适应变化、应对挑战，树立“以人为本”的服务理念、把握技术发展的最新步伐、深入挖掘档案资源的内在价值，才能确保档案管理工作最大程度的促进学校各项工作的发展。

（作者单位：珠海市理工职业技术学校）