马震安

将大量长文件名中的不同类别关键词分别提取出来，存入Excel表格中，我们应该如何巧妙实现呢？

例如公司组织下属单位进行论文大赛，收到相当数量的电子版论文。论文主要就经典文学作品人物进行论述，文件标题包含了作品人物、作品名称、论文标题等三大部分，如图1左侧。根据要求，需要将这些电子版论文的文件名、所选人物、作品名称等录入到Excel工作表中。如果手动录入的话，工作量可想而知的繁重。用VBA代码吗？固然能够实现，但恐怕对于普通办公人员不大容易实现。那么有没有什么更好的办法解决？其实，只需要借助一个一行代码的bat文件就能轻松搞定了。

生成bat文件

在存放若干论文的文件夹中右击建立一个文本文件，打开它，将“for /r d：＼论文 %%a in （*.doc） do echo %%～na >>生成文件.xls”这行命令输入到文本文件中，保存并关闭文件。接下来，设置显示文件扩展名，右击这个文本文件，选择“重命名”，将它的扩展名“txt”更改为“bat”，回车后就会提示是否更改扩展名，选择“是”。这时文件的图标如果发生了变化，这就意味着这个文本文件变成批处理文件了。双击这个批处理文件，就会生成一个Excel文件。打开这个Excel文件，就会看到每个Word文档的文件名被录入到工作表中了（图1）。

标题巧分离

初始目录生成之后，还需要从这些个目录中分离出人物、作品及论文标题。选定数据列，点击“数据”选项卡下的“分列”，在弹出的窗口中选择“分隔符号”，点击“下一步”，在窗口中勾选“其他”，输入分隔符（本例中输入下划线“_”），点击“完成”，就实现了数据的分离。

添加链接

为了更进一步操作，可在文件目录中的标题和文件夹中的相应文件之间建立链接，当点击目录标题时就会打开相应的Word文件。首先为数据记录添加表头（即列标题）;选定论文标题这列，利用替换的方法删除每个单元格最后的空格（即在替换内容处输入一个空格，替换为处什么也不要输入）;接下来，在链接列的相应单元格输入“=HYPERLINK（A2&"_ "&B2&"_"&C2&".doc"，A2&"_"&B2&"_"&C2&".doc"）”，并向下拖动填充。这样，标题就和文件之间建立起了链接。最后，将这个Excel另存为扩展名为xls的文件就可以了（图2）。

以上仅以文学作品文件名为例，其他大家日常遇到的多字段长文件名的分离提取，均可以采用上述方法。