吴舒翔

(福建奔驰汽车工业有限公司，福建福州 350119)



流程再造理论在企业采购流程中的应用

吴舒翔

(福建奔驰汽车工业有限公司，福建福州 350119)

以某汽车公司采购流程中存在的问题为例，应用流程再造理论，分析采购流程再造的原则和条件，为优化采购流程提出了相关建议和解决方案。

流程再造；采购流程；流程优化

0 引言

流程再造的管理思想由美国的两位管理学家Michael HAMMER和Jame CHAMPY提出，在20世纪90年代达到全盛。其理论依据是：随着互联网对重构完整的价值链要求越来越高，品牌之间的竞争和对抗将日益淡化，取而代之的是关于公司价值链强度和效率之间的竞争。文中没有将其独立提出，而只作为流程管理理论的一部分进行阐述。

流程再造的核心思想是：打破企业按职能设置部门的管理方式，代之以业务流程为中心，重新设计管理过程，从整体上确认企业的作业流程，追求全局最优，而不是个别最优。流程合作就是将业务流程作为一套离散的任务，在多个资源(人、商业组织、公司)之间共享，这些任务的分配既可以在事先达成一致，也可以根据规则和资源能力实时协商完成。

按照流程再造思想，企业在流程驱动的管理下，其流程适应性更强，流程的设置和运行也要科学得多，只要客户的需求和市场发生变化，企业的生意模式就要发生根本性的变革，流程就必须再造。另外，流程再造的目的是通过对企业和产业流程的梳理、精简，来实施流程化管理。只有在流程经过优化的企业里实现流程导向，推行流程管理才可能成为现实。

1 采购流程再造原则和条件

流程再造是一项比较复杂的活动，它不是原有企业流程基础的修补完善，而是对流程进行彻底性的再设计，这对任何企业来说，都是一项不小的挑战。采购流程再造须坚持下列3个原则：

(1)以流程为中心的原则。流程再造不同于一般的公司改革，它不仅仅是简单的机构调整或者人员的增减，而是将过去的职能导向转变成流程导向。这也是流程再造的最终目标。流程包含在每个工作部门的功能体系之中，但没有专门的人员来对完整的流程负责，流程成为片段式的任务流，这就造成不同部门的任务和任务之间脱节及冲突的发生。但公司经过流程再造之后，变成以流程为中心，每个流程之间都有专门的人员负责控制，使得流程成为一种更易观察、控制和调整的过程，任务之间不会发生之前的拖延和冲突等现象。

当然，成功的流程再造都有一个循序渐进的过程，以保证公司的正常运转。但市场永远在持续变化之中，仅一次改进，即使效果显著也没有很大的价值;以流程为中心的变革，势必是一场持久的变革、一个持续的过程，这样才能与不断变化的市场和外部生存环境相协调。

(2)以人为本的团队管理原则。公司在进行流程再造的过程中，既要关注流程，也要关心人。目前的流程运作，通常是由公司的领导人决定任务并对任务进行细致的分工，其他工作人员思考问题的出发点，仅仅是如何完成自己的本职工作，而且衡量一名员工称职与否的标准，也往往看他是否保质保量地完成了自己的本职工作。在这种制度下，公司里的每个员工都不关心自己工作所属流程的进展，而仅致力于完成自己分内的工作量，这不利于整个公司流程的管理。

对公司人员进行团队式管理，这是以流程为中心的组织管理方式。现代企业要想在激烈变动和竞争的市场中生存，就必须以流程为中心，建立团队式的管理方式，让每位员工都关心整个流程的运转情况，并能根据变化及时调整自己的工作任务。这样的企业才能进入良性发展。

(3)以满足顾客需求为导向的原则。一家公司要成功必须赢得顾客，无论有多么优秀的产品，没有顾客认可就无法盈利，就无法在市场上继续生存下去。当今的市场竞争，在很大程度上都是对顾客的争取，要想争取到更多的客户，就必须以顾客的需求导向为原则进行流程再造。这就意味着公司在判断流程的绩效时，要站在顾客的角度，考虑改变后的流程是否让顾客得到利益和好处。

以满足顾客需求为导向时，必须在全公司上下树立这样的观念：公司存在的理由是为顾客提供价值，而价值是由流程创造的，流程的改进只有为顾客提供更多的价值，公司的改革才有意义。所以，在流程再造过程中，任何流程的计划和实施都必须以满足顾客需求为标准，以顾客为中心，这是公司流程再造成功的保证。

采购流程再造在坚持上述原则的前提下，还需要具备一定的条件：首先要部分调整公司的组织结构，同时制定新的业务流程和工作方法；此外，还要在公司内部进行一定范围的宣传与培训，使相关人员更快更好地理解采购流程再造的步骤及目标。

2 采购流程优化原则

物资的采购活动关乎到企业生产的正常运作，也关系到企业生产的产品质量好坏，因此采购流程的优化对企业十分重要。从采购的实际运作过程来看，加强采购流程的优化控制，可以从以下几个方面着手进行：

(1)制定详细的采购计划。采购流程的第一步就是要制定详细的采购计划，充分了解自身企业的采购需求。要做到了解并评估物资的需求情况，根据公司的生产需求和市场需求确定基本的采购数量，采购过少会无法满足公司正常的生产需求，采购过多会造成不必要浪费。

(2)建立健全采购申请制度。要使企业的采购流程得到最大程度的优化，建立健全的采购申请便必不可少。公司的采购申请人要先提出申请计划，报请相关部门和企业主管领导审核批准后，交由采购部门负责采购；采购部门也不能仅仅根据申请计划进行采购，而是要先检查库存量，根据库存的大小、物资的存储年限以及采购的难易程度等编制详尽的采购计划表，再进行采购工作。

(3)优化供应商的基本选择制度。采购不仅包括对物资的采购，对供应商的选择也十分重要。要准确确认供应商的身份，看其是否符合国家质量体系考核的审核标准，然后对不同供应商的供货情况如货物价格、质量、供货周期以及售后服务等进行评价和筛选，从而根据实际情况做出最佳选择。

总而言之，采购流程的优化对企业的发展有着重要而独特的作用，形成优秀完善的采购流程对于企业的运营及管理都具有极其重要的意义，它不仅能减少经济事故的发生，还能降低成本，提高企业的利润和效益。

应用流程再造理论和采购流程再造原则及条件，对某企业采购流程进行分析。

3 某企业采购流程存在的问题

某企业由于采购流程不合理，对公司内部的需求部门和外部供应商都产生了一定的负面影响。具体表现在以下几个方面。

(1)采购的审批流程繁琐，采购周期较长。该公司为了加强内部管理，建立了许多采购制度以及审批手续。采购计划和预算书等决议，都要经过公司内部的层层审批和检查，不同阶段的任务要由来自不同部门的人员来完成，大量的时间都在文件的传递、签字审核的等待中消耗，致使该企业人员耗费大量精力去完成书面工作这种附加值低的任务，而无法很好地顾及到与供应商的深度议价，货比三家。

在这种情况下，采购相关部门的人员几乎都处在对采购工作紧张的应对中，极易造成采购物资的品种和数量错误，而无法完成原定的物资采购计划，继而影响整个公司的生产和销售工作。事实也证明，采购进程中每一个阶段、每一个环节的延误，都会影响到整个采购流程的进度。

(2)对公司内部来讲，采购流程需要各个不同的部门之间的相互配合与协作。但在公司内部，各部门又是相对独立的个体，会不可避免地产生本位主义，形成一个个的利益中心，不同部门间的边界也尤为明显。因此在物资采购过程中，每个部门都会更多地考虑自身部门的利益，企业需求部门更多地要求缩短采购周期、保障物资需求，而采购部门则更多考虑如何降低采购成本，各持己见争论不休影响项目建设进度。

实践表明：由于各部门都更专注于完成自己部门的本职工作，力争使工作成绩达到最优，在发生矛盾或冲突时，各部门都会不自觉地维护自身利益。同时，也因为部门利益的不同，在选择供应商时往往会出现不同的意见，造成公司内部各部门之间协调工作比较难做，甚至导致部门之间的矛盾与对立，从而无形中加长了采购周期。

(3)公司和供应商之间的采购，要求需以订单和合同为基础。订单和合同是交易成立的法律保障，但在个别情况下，某企业有个项目并没有及时与对应的供应商协商签订订单或合同。对供应商来说，在这种情况下交付货物往往存在一定的风险，因而不愿提交货物。这就造成物资没有根据公司计划的进度按时交付，不利于供应商与该公司之间的深度合作与共同发展。

4 几点建议

通过以上对某企业采购流程的分析，根据流程再造管理理论和采购流程再造原则，对企业采购管理和优化提出建议：

(1)企业在确定新的采购管理和优化采购流程方案之前，管理者应该首先确定推行方案的目前和未来，确定每件要做事情的具体操作步骤，并建立一支优秀的具备成功执行方案所需能力、实力和资源力量的队伍。使采购组织结构合理，人员配置适当，分工明确，工作负荷适度，采购管理层级分明，权责兼备，摆脱管理混乱的局面。新的采购管理方案在执行过程中不断改进和完善，采购管理将会上升到一个更加科学、更加合理、更加先进的水平。采购人员将有更多的时间和精力放在实在具体的工作上，包括对供应商更严谨的管理，包括降成本办法的思考与运作，包括为适应公司长期发展需要所做的战略性采购部署，使采购部门发挥更大的主观能动性。

(2)企业采购流程的优化的最终目的是与公司的发展目标和战略保持一致。从而获得公司管理高层的理解和支持，使各部门之间的沟通更加顺畅。从全局和总体的角度，使采购行为成为公司保持持续核心竞争力的关键因素。另外，减少流程中的不增值环节，简化程序、手续，合理设计信息流、资金流、物流环节，将更有助于工作的快速开展，大大提高工作效率。尤其是信息流的电子数据化管理，更是能大大节约人工操作时间和成本，并且有效地避免风险和混乱，为采购决策提供最直观、最全面的数据支持。

(3)对采购人力资源管理的改善。首先，要改善采购人员的招聘管理方案。为了应对公司的生产和发展，及时提供岗位所需要的人才，并补充岗位离职所产生的空缺。其次，要重点提高采购部门工作人员的专业素质。全面深入以及更具专有特色的入职培训，大大缩短新人适应环境的时间，使之迅速进入角色接管或开始新工作，最大可能地避免了因业务不熟或新老交接工作不畅造成的工作延迟或失误。另外，持续的专业化技能培训，将保持采购人员的工作热情，不断提高其专业水平，使其在自身发展领域更具备发言权和决策能力，而且有可能向成为该领域专家的职业发展方向前进。一名优秀的采购部门工作人员应当具备以下专业素质：认真贯彻执行公司的采购管理规定和计划，努力提高自身的业务水平；保质保量地及时完成采购目标和任务，积极开拓货源市场，选择物美价廉的设备资料；与供应商签订采购合同，保障合同正常履行；能够办理好采购物资的验收、运输入库、清点交接等手续；收集商品的市场信息，及时掌握市场变化，并能根据生产情况和销售情况对公司的采购策略进行完善和改进；按时填写采购表格，提交采购分析和总结报告等。

(4)合理完善绩效评估办法，并依此对采购人员做出公正、公平、公开的工作评价。同时辅以激励制度，在薪酬、个人发展规划、组织人文关怀上体现对员工的尊重、对人才的爱护，将有助于保持整个采购队伍的稳定性，减少人才流失率，采购人员的情绪将得到安抚，团队凝聚力将加强，整体素质得到提高。同时，中层管理人才的培养，也将被提升到一个更加被重视的层面上来。在工作中让采购部门的工作人员应当适当介入到产品的生产开发以及销售等业务流程中，采购部门根据自己的采购经验和了解到的市场信息，对产品的研发和生产提出合理的建议与意见，提高采购工作在企业发展中的地位和作用。

进一步加强采购管理和优化采购流程，建立起完善的采购战略和采购机制，实现成本控制的目标，对企业健康发展、提高市场竞争力有着十分重要的意义，从当前国内的企业界和管理学来看，人们关注最多的往往是市场营销，并不是采购管理。大部分汽车公司将大量人力、精力、物力和财力用在拓宽市场和提升销量上，但对采购管理却没有制定长远和有效的发展战略。而事实上，采购成本通常要占到汽车企业总成本的60%左右，在中国甚至更多，如果能通过科学合理的采购管理方法，建立起完善的采购战略和采购机制，实现成本控制的目标，对企业健康发展、提高市场竞争力有着十分重要的意义。

5 结束语

采购管理成功与否，直接影响到企业生产、销售的最终产品的定价情况，以及整个供应链的最终获利情况，而优秀的采购管理策略可以有效降低成本，从而提高公司的整体竞争能力。通过对某汽车公司采购流程的分析，作者体会到采购管理的重要性：采购管理水平决定公司的盈利能力，低效的采购必然导致高的采购物流成本；确定采购管理策略，制定相应流程，从而提高采购工作绩效，必然对公司盈利能力有积极的贡献；优秀的采购管理策略将提升公司的竞争能力。

综上所述，采购管理在一定程度上决定着公司的盈利能力。当今中国的汽车市场竞争日趋激烈，企业要想在激烈的竞争中脱颖而出，就要把优化和完善采购流程作为改革的重要一步，制定正确的采购策略，采取措施优化采购流程。唯有如此，企业才有可能圆满完成战略目标，并在未来的市场竞争中获得持续和健康的发展。

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Application of Process Re-engineering in Purchasing Process

WU Shuxiang

(Fujian Benz Automotive Co.,Ltd.,Fuzhou Fujian 350119,China)

Taking the actual issue existed in the purchasing process of a certain car-built enterprise as example, the theory of business process re-engineering was used to analyze the principle and premise of purchasing process re-engineering and the suggestions and solutions to the optimization of purchasing process were proposed.

Business process re-engineering; Purchasing process; Process optimization

2016-09-04

吴舒翔(1987—)，男，硕士，长期从事企业采购工作。E-mail：496018091@qq.com。

10.19466/j.cnki.1674-1986.2016.09.020

U461.99

A

1674-1986(2016)09-088-03