杨 成

重庆市公安局刑侦总队刑事技术支队，重庆 400000

档案管理工作中的信息化建设研究

杨 成

重庆市公安局刑侦总队刑事技术支队，重庆 400000

档案信息化建设是我国档案管理工作的中心内容，本文将从其必要性、条件性等方面分析档案管理中存在的问题并找出解决对策。

档案管理；信息化；建设研究

随着信息技术的不断发展，信息化逐渐深刻地影响到了档案管理的模式、方法等，给档案管理工作带来了机遇与挑战。国家档案局在2000年的时候，就把档案信息化建设列为了一项战略任务，这是全球信息化发展大潮的必然结果。在信息全球化的今天，档案信息的信息化建设已经迫在眉睫，其重要性日益凸显。

1 档案信息化建设的必要性

档案信息化是指在国家有关部门的宏观指导下，采用现代信息技术对档案资源进行管理和提供服务，以提高档案资源的管理水平和信息服务的效率。我国的档案信息化建设主要包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准化建设和管理队伍建设。目前，我国各级人民政府几乎都已经把档案信息化建设列入到了主要工作目标中来。其重要性主要体现在以下几个方面。

1.1档案信息化是信息时代的必然要求

随着全球进入信息时代，信息成为了一种十分重要的资源，越来越得到人们的重视，现代信息通讯技术的飞速发展，推动着全球信息化革命的发展。档案管理部门作为信息管理的重要部门之一，正越来越受到这一形式的严峻挑战。2000年9月，国家档案局将档案信息化建设确定为“十五”期间的重要战略任务。传统的手工管理方式已经越来越不适应目前的档案信息化发展，以电子计算机为载体的现代管理手段将成为档案信息化发展的主要方向，档案信息化建设的本质是档案从实体文本的管理向虚拟数字化进化的过程，因此，档案信息化建设是信息时代的必然要求。

1.2档案信息化是电子科技发展的必然要求

当前数字化办公已经成为了人们信息交往的主要方式，越来越多的信息交流与储存都依赖于电子环境，随着计算机技术的发展与普及，将会有更多的记录依托电子文档的形式被记载与储存，传统的手工方式被其取代是历史的必然。截止到2000年，全国档案部门的各种电子信息存档已达340余万盘，到了2010年这个数字超过了1 000万。电子文档的出现是一场信息的革命，我们原先针对纸质文件所制定的管理原则、管理模式、管理理论等都与目前的时代有些脱节，甚至落后，现在急需利用现代化的管理手段制定新的管理模式。

1.3档案信息化是信息资源利用的必然要求

随着信息化时代的到来，信息资源被提升到了一个战略高度，成为了一种战略资源。早在1984年，邓小平同志就曾提出：“开发信息资源，服务四化建设。”可见，国家对信息资源的重视。档案是信息资源的一种，更是一种原生资源，许多信息都是根据它组装、重组而来，因此，信息是整个社会信息系统的支柱，档案信息是信息的核心部分。档案信息化建设，可以将档案信息资源进行合理的配置，科学管理，从而实现档案信息的最大价值。20世纪末，我国大力发展的信息高速公路计划这是在此背景下孕育而生，一旦实现，我们每一个人都能通过与其对接更加快捷、更加方便地获取信息和共享信息。档案信息化建设，就是要与信息告诉公路接轨，将蕴藏在各类档案中的丰富信息挖掘出来，使他们充分发挥其作用。

2 我国实现档案信息化的有利条件

我国的档案信息化发展在经历了多年的努力以后已经初具规模，信息化的发展程度已经有了长足的进步，全国各地的档案管理发生了巨大的变化，档案资源的利用渗入到了各行各业，我国的档案信息化发展取得如此的成绩并非偶然，其原因在于以下几个方面。

2.1国家的高度重视

“实现四个现代化，哪一化也离不开信息化”，这是江泽民同志对信息化重要性的高度概括。我国早在十五届五中全会上就做出了加快信息化步伐的决定，信息技术的迅猛发展，为档案信息的保管提供了便利，为档案信息的利用提供了效率。随后，2000年全国档案工作会议上，国家档案局决定在“十五”期间大力推进档案信息化战略。2001年，北京等地开始了档案信息化试点建设，随后在全国全面展开。档案信息化建设受到了各级党委政府的高度重视和大力支持，纷纷出台政策为档案信息化建设提供有利保障，国家档案局也特别成立了领导小组，建立了专家库提供技术支持，以上这些为我国档案信息化建设提供了组织保证。

2.2基层单位的大力配合

在国家大力发展档案信息化建设的同时，许多省市的档案馆都把档案信息的数字化列为了一项重要工作，并且在数字化的过程中对档案重新划分类别、评定等级，使得自身的管理更加有序，并且将各自信息并网共享。四川、湖南、重庆等省市走在了此项工作的前列，开展的比较早。还有的一些部门将各自的信息互相共享，提高资源利用率。

2.3管理技术的快速发展

目前，各种各样的档案管理软件层出不穷，为档案信息化管理建设提供了技术支持。20世纪80年代，我国开发了档案自动标引系统、智能编目检索系统、自动立卷系统、光盘原文管理系统；20世纪90年代，随着光盘技术、人工智能技术、网络化技术、多媒体技术等技术在档案管理中得到了广泛应用。

3 档案信息化建设中存在的问题和对策

档案信息化的好处显而易见，但是不可否认的是在实际操作过程中也遇到了不少问题和困难，值得档案管理者仔细思考。

3.1遇到的问题

我国档案信息化建设主要存在4方面的问题，总结如下。第一，硬件设施不够完善。我国经过这些年来的快速经济发展，虽然取得了许多经济奇迹，但是由于我国人口基数大，人均产值还是比较偏低的，再加上我国的信息化基础比较薄弱，这就造成了许多基层的档案管理部门经费不足，无法采购先进的基础设备，无法实现信息的高效、快速共享。第二，软件技术存在制约瓶颈。我国的档案信息化建设本质上是信息数字化的过程，这就要求在传输、保存过程中要确保信息的完整性和安全性，这涉及到了计算机技术的发展水平。由于目前的技术不够成熟，这就造成了在许多环节尤其是重要环节上仍然依赖纸质文件，这就对档案信息化造成了反冲击，使很多人对档案信息化建设产生了质疑，制约了档案信息化的发展。第三，信息化的标准体系不健全。要想实现信息的高速、高效共享，必须要有一个类似行业标准的文件出台，目前全国各级各类档案管理部门上万个，由于统一标准的缺乏造成大家各自为战，不仅造成了管理的混乱，又大大增加了建设成本，同时在共享方面上又不能准确对接，无法发挥信息化的作用。因此，档案信息化建设的标准规范体系的建立已经迫在眉睫，直接关系到我国档案信息化建设的成败。

3.2解决的对策

要想解决上述问题，应着重从以下几方面寻求突破：首先，加强宏观管理，统一管理，统一实施，避免各自为政；其次，加强信息化建设相关联的软硬件条件建设，在资金有限的条件下，应先加强主干线的建设，同时与政府上网工程和互联网建设有效对接，加大国外先进专利技术的引进，加快我国自身信息化建设的技术水平。最后，要加强信息人才的储备。不管什么工作都需要人来完成，人的素质决定了管理的水平，各级档案管理部门要时刻注意专门人才的培养，未雨绸缪。

综上所述，档案信息化建设是我国现代化建设的重要一环，我们要清醒意识到档案管理的重要性，加快我国档案信息化建设的进程。

[1]杨丽华.浅谈档案信息化建设的现状及其意义[J].广东科技，2013，22（2）：6.

[2]王文.浅谈高效的档案信息化建设[J].青年时代，2014（4）.

[3]姚秀敏.浅谈档案信息化建设的现状、问题及对策[J].商情，2014（24）：309.

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1674-6708（2016）171-0079-02

杨成，重庆市公安局刑侦总队刑事技术支队。