王 霞

国网四川省电力公司映秀湾水力发电总厂 611830

企业单位文书档案管理信息化建设初探

王 霞

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企业档案是指企业在生产经营过程中产生的具有保存价值的各种文件材料。企业通过对材料的整理、开发和运用，提高企业的竞争力。为了满足新时代对于文书档案管理的要求，必须对企业文书档案进行信息化建设。本文主要对两种档案管理方式进行了比较，发现信息化管理中的问题并提出建议，以此提高企业可持续发展的能力。

企业单位；文书；档案管理；信息化；建设

文档管理主要是对材料的收集和整理，涉及面比较广，容易引发混乱。传统的文书档案管理中存在着一定的弊端，不再满足现在工作的需要，为了提高工作效率，文书档案管理工作必须进行信息化改革。

一、传统文书档案管理的弊端

（一）文档易损。传统的文书档案大都是用纸记录，纸这种材质比较脆弱，反复的翻阅和整理会让纸张磨损。同时，作为传统文档载体的纸属于易燃物品，也怕液体的侵蚀，在档案保管时，一时不察就可能造成损毁，特别是一些珍贵的文献档案，更是经不起折腾。随着企业的快速发展，对于各项文档的需求增加，这就造成了一定的矛盾。由此可见，文档易损的特质是不利于文档管理的。

（二）档案阅览的局限性。传统的档案管理方式导致档案阅览中存在着局限性。其表现如下。首先，受到时间、空间的限制。由于传统的档案一般都是统一放在档案阅览室，如果想查找档案必须要到固定的地方，别的地方是没有的。同时，档案管理室的工作人员的上下班时间也影响了档案查找的便利性。其次，不能共享。纸质档案的收录大多都是仅此一份，只能同时满足一人的需求，如果多人查找统一档案就需要排队等候，严重影响了工作效率。最后，工程量大。面对众多的档案信息，要想获得自己所要的资料，就要通过人工的方式一页页进行翻找，浪费大量的时间。

（三）管理复杂。往往一个企业是公用一个档案阅览室的，也就是说档案管理是面向各部门所有人员的，工作人员不仅要记录档案的借阅情况，同时要对阅读后档案进行重新整理分类，工作的繁琐导致了工作量的增加。

二、文化档案管理信息化的优势

（一）保证了文档内容的安全性。相较于纸质文档可以随手翻阅的情况，信息化档案管理可以通过给档案进行权限设置来确保文档内容的保密性。同时，在文件查找时，避免了传统的大范围翻找的情况，查找过程的简化，也有利于保障文档的安全性。

（二）打破了时间、空间的限制。信息化档案管理主要是利用网络共享平台，将所管理的档案信息放在网上统一管理。在信息查询时只需要在电脑上进行借阅即可，节省了文档的查找时间。如果需要实物的参考，也可以利用网络平台了解借阅信息，大大的提高了档案的利用率。

（三）优化了管理模式。通过信息化管理可以省去人工管理中的很多麻烦，例如，免去借阅登记、档案分类整理等问题，减少了工作人员的工作量，提高了文书管理工作的效率。

（四）提高了档案的查询速度。信息化管理中对于档案的查询只需要在电脑上输入所查询内容的关键词，即可得到所查询内容，改变了传统管理中大范围翻找的情况。大幅度的节约了查找时间，提高了查询速度。

三、文书档案管理信息化建设中存在的问题

（一）存在安全隐患。由于文书档案的保密性比较高，所以对于存放环境的安全性要求严格。虽然，在网络发展中一直强调网络安全的重要性，但是目前的网络环境仍旧不能得到足够的保障。网络文档有可能会受到病毒的感染，黑客的攻击，除此之外，工作人员的网络操作水平也对网络安全起到重要的影响，技术不高或操作不当都有可能造成文档的丢失。

（二）对档案管理的重视程度不高。现在的很多企业对于文档管理工作认识不足，认为其在工作中没有重要影响，忽视了信息化建设的意义和作用，缺乏人力、物力的投入，阻碍了文档管理的信息化建设，

（三）欠缺统一的信息化建设标准。企业在进行文书档案信息化建设时，没有考虑到通用性，文档编号混乱，不利于文档的统一管理。欠缺统一性，对于所用软件能否在计算机上适配，考虑不完全。这种情况的存在，给信息查找造成了麻烦。

四、提高文书档案信息化建设水平的对策

（一）提高工作人员的专业水平。档案管理的信息化建设，对于工作人员提出了更高的要求，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习档案管理的专业知识，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。最后，各部门人员要加强交流，多听取意见，优化管理方案。

（二）建立完善的数据库。根据统一的信息化建设标准，建立完善数据库，为实现文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现文书档案资料的网络化和共享化，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时修改更新档案资料的内容，保障档案信息的准确性。因此，实现信息化建设，数据库的建立和完善是必不可少的。

（三）改进档案管理方式。传统的档案多以纸质的形式存在，传统的档案管理主要是对纸质材料的分类、整理，工作繁琐，工作量较大。新的档案管理要顺应时代的潮流，利用信息化技术，完成档案的整理合共享，在很大程度上节约了人力、物力、财力。因此，要转变档案管理方式，实现信息化、自动化管理。

五、结语

随着经济的发展和网络技术的进步，传统的文书档案管理模式已经不能满足现代人们的需求。为了适应现代化的企业管理制度，必须对文书档案管理进行信息化建设。面对信息化建设中的问题，要提高工作人员的能力和档案管理的意识，建立完善的数据库，以此来提高文书档案管理的质量和效率。

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