张汇勇

吉林省梨树县就业服务局

浅谈档案收集整理是管理好档案的基本要求

张汇勇

吉林省梨树县就业服务局

现代社会不断发展进步，档案事业也得到较快速度的发展，档案收集整理作为档案管理工作中的重要环节，其收集整体的有效性直接关系着档案资源价值的发挥，并在一定程度上影响着档案资源服务质量与效果。本文就档案收集管理的重要意义出发，探讨提高档案收集整理水平的具体策略，从而保证档案管理工作的高效开展，从而为社会提供更优质的档案信息资源服务。

档案收集整理；档案管理；意义；策略

档案管理工作中包含诸多环节，而档案收集管理可以称得上是基础环节，其收集整理的规范性和有效性直接关系着档案管理工作效率，一旦档案收集整理不到位，会造成档案信息流失等问题，甚至制约着档案事业的稳定健康发展。由此可知，档案收集整理是管理好档案的基本要求，加大力度探讨提高档案收集整体水平的具体策略，具有一定现实意义。

一、档案收集整理的意义

在档案管理工作中，档案收集整理工作作为一项基础性内容，始终占据着重要的地位，其在档案管理工作中的意义与价值主要体现在以下几方面：

一是通过档案收集整理能够深入挖掘潜在有价值的档案信息。很多档案信息的价值都是在前期整理工作中发现的，针对这样的档案信息，整理工作人员会进行重点的记录，以便后期这些档案得到有效利用。二是收集整理工作是档案形成的一部分，没有收集整理，档案难以形成，收集整理的程度直接关系到档案最终生成的效果，因此重视收集整理工作的确十分必要。三是收集整理工作是档案管理的一种重要的手段。档案管理最基本的管理手段应该就是收集整理，因为收集整理过程中，就可以对档案进行分类、记录各个档案的关键词等，因此档案管理人员要做好自己的工作，必须加大收集整理力度。

二、提高档案收集整理水平的具体策略

（一）树立档案收集整理意识

在档案管理工作中，为切实提高档案收集整理水平，应当树立积极的档案收集整理意识，尤其是档案管理人员应当充分认识到档案收集整理的重要性，并将这种意识落实到实际工作中，以促进档案收集整理工作的高效开展。因此在档案收集整理工作中，档案管理部门应当积极组织开展培训和教育，强化档案管理人员的档案收集整理意识，加大档案管理相关法律法规的宣传，确保档案管理人员了解并掌握档案收集整理相关知识，从而保证档案收集整理工作的规范化开展。

（二）完善档案收集整理体系

在档案收集整理过程中，应当结合档案管理要求以及部门自身情况开展综合分析，基于档案管理体系的基础上不断完善档案收集整理体系，通过对当前信息技术与网络技术加以合理应用，依照现有组织结构设置情况完善档案收集整理体系，重点突出网络，坚持与时俱进，全面提高档案收集整理工作效率，从而更好的满足档案管理要求，为档案管理工作的高效开展打下良好的基础。为切实做好档案管理工作，应当在健全档案收集整理体系的过程中优化管理环节，通过各环节人员的协调配合，保证档案收集整理工作的稳定有序开展。

（三）建立健全管理制度，并落实责任部门

为促进档案收集整理水平的不断提升，应当结合档案管理工作具体情况以及档案管理部门的人员情况，建立健全档案收集整理相关管理制度，加大宣传力度，并在不同场合以及多种渠道模式下宣传档案知识和档案法规，将制度严格落实到实际工作中，明确档案管理各部门的具体责任，强化其档案管理意识，并自觉投入到档案收集整理工作中，从而推进档案收集整理工作的有序开展。在管理制度方面，应当包含档案移交归档制度、电网建设项目档案管理制度、档案岗位规范以及责任落实等各项制度，保证档案收集整理工作的开展有制度可循。

（四）积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

（五）提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实现档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

（六）制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。除此之外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+ 库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

三、结束语

总而言之，随着社会不断发展进步，档案管理工作也面临着复杂的形势，为全面提高档案管理工作质量和效率，应当结合档案管理工作的具体情况，从档案收集整理这一层面入手，为档案管理工作的开展打下良好的基础。档案收集整理是档案管理工作的主要来源，是管理好档案的重要前提，因此在实际工作中应当积极采取有效措施提高档案收集整理水平，从而推进档案事业的稳定健康发展。

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