强化机关事业养老保险档案管理

2016-11-27李晓军黑龙江省佳木斯市桦川县机关事业保险局黑龙江桦川154300

决策与信息 2016年14期

李晓军黑龙江省佳木斯市桦川县机关事业保险局　黑龙江桦川　154300

强化机关事业养老保险档案管理

李晓军
黑龙江省佳木斯市桦川县机关事业保险局黑龙江桦川154300

【摘要】我国于2015年颁布实施了《国务院关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》，这也使广大百姓更为关注参加养老保险、缴费及退休待遇领取等问题，而且这次改革涉及的范围较广，任务较重，这也给机关事业养老保险档案管理带来了严竣的挑战。一直以来机关事业养老保险档案管理都是大致延用企业职工基本养老保险档案管理方法，但由于机关事业单位养老保险档案所面对的群体具有职业上的特殊性，这也使档案在管理使用上具有较强的特殊性，因此需要我们进一步强化机关事业养老保险档案管理工作，提高档案管理的规范化和制度化水平。

【关键词】机关事业单位；养老保险档案；档案管理

为了更好的推动机关事业养老保险档案管理工作的顺利开展，需要加快推动机关事业养老保险档案管理规范化、制度化和科学化的进程，制定科学的档案管理目标及服务于机关事业参保人员及参保单位为重点的管理机制，做好档案的归档和整理工作，为机关事业养老保险档案管理工作健康发展奠定良好基础。

一、健全组织，强化领导

随着养老保险业务的不断完善，养老保险业务档案数量也呈不断增加的趋势，这就需要加强养老保险档案的管理工作。在具体管理工作中，需要遵循高标准、严要求的方针，成立养老保险档案领导小组，加强对档案的安全保管和使用进行管理，同时还要配备责任心强，具有良好服务意识的专职档案人员，有效的推动机关事业养老保险档案管理工作的顺利开展，利用现代化的管理理念提升机关事业单位养老保险档案管理服务的水平，为机关事业单位养老保险档案工作的顺利推进奠定良好的基础。

二、完善制度，抓好落实

加强机关事业养老保险档案管理工作，需要制定完善的档案管理办法、档案管理流程，明确档案管理的归档范围及保管期限。并要进一步劣实基础，重点抓好规章制度建设工作，建立健全《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案移交制度》、《档案人员岗位责任制》等规章制度。从档案立档一直到利用都能够做到有章可循，确保档案工作的顺利开展。为了进一步规范机关事业养老保险档案管理工作，可以组织档案人员到其他市县参观学习，并邀请专业人员进行指导，加强对档案管理人员的培训工作，努力提高档案管理人员的政治素质和业务能力，使其能够更好的胜利机关事业保险档案管理工作。

三、加强管理，提供保障

当前各地都加快了养老保险档案电子化建设的进程，这就需要人力和物力的支持。需要充分的认识到养老保险档案管理工作的重要性，将其与其他工作放在同等重要的地位置，各科室需要明确一名档案管理兼职人员，及时对各科室日常工作中形成的档案资料进行收集和整理。同时还要加大经费投入力度，配备完善的硬件和软件设施，为养老保险档案规范化管理提供重要保障。

四、做好档案开放问题的管理

机关事业单位养老保险档案参保群体属于国家行政和社会事业管理人员，归属于国家行政序列，在《机关事业单位工作人员基本养老保险经办规程》中提到了“社保经办机构应积极主动地依法依规就可开放的业务档案面向参保对象、行政管理等相关部门提供档案信息查询服务”，但第十三条第（三）款规定，“属于涉及国家安全、保密等特殊人群的，可采用专门方式采集相关信息，并作特殊标记”。这就需要在养老保险档案管理工作中需要针对不员人员采取不同的开放管理方法，对于国家安全及保密部门工作人员的档案是不能对外开放的，另外一些具有一定职务及级别的国家领导干部，也需要在信息系统中对其养老保险进行特殊管理。

五、养老保险档案的科学分类、有序整理、标准化装订

档案分类不仅是档案管理中的一个工作程序，更重要的是在整个档案管理工作中具有主导作用，养老保险档案要确定分类标准，实现科学分类，这样才能引导其它各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、实施时间等要素分类归档，对于经办机构在养老保险管理工作中的各种记录，比如保险登记证、各类报表、说明或证明材料等，可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档，对于与参保人员个人有关的材料，比如缴费手册或卡片、人事命令、账户转移情况表等，应为每一个人单独建档进行管理。在养老保险档案管理过程中，还应当注意有序整理，规范编号，包括个人身份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等在养老保险档案管理中都要进行整理和规范。把握业务规律，比如日常业务、月度业务、年度业务等，在养老保险档案中要能清晰体现。对于已经办理完毕的事项，相关材料要及时分类归档，对于还在办理过程中的事项，要注意及时跟进，掌握动态，保持档案材料之间的联系，保证档案的齐全完整。按照国家最新的档案管理办法，养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。

六、养老保险档案要便于检索

养老保险档案要逐步提高检索技术，建立符合规范的全宗卷，绘制业务档案存放示意图，编制室藏档案的案卷目录、专题目录，配备适用的养老保险档案管理软件，实现全部档案的计算机检索。养老保险经办机构要依托信息化技术，突出养老保险档案的服务功能，注重档案利用的实际效果，在使用档案管理软件，将档案信息输入微机系统便于检索之后，还要建立电子档案，实现全文检索，开展在线服务，实现现代化的养老保险档案服务方式。