如何提升事业单位档案管理的有效性

2016-11-26方文蓉

决策与信息 2016年18期

关键词：纸质人力资源事业单位

方文蓉

福建省漳州市云霄县人力资源和社会保障局

如何提升事业单位档案管理的有效性

方文蓉

福建省漳州市云霄县人力资源和社会保障局

随着我国市场经济的飞速发展，事业单位在社会发展中的作用愈发明显。如何提高事业单位档案管理的水平是当前事业单位面临的一个重要问题。本文以福建省漳州市云霄县人力资源和社会保障局为例，分析如何提高事业单位档案管理的有效性。

事业单位；档案管理；有效性

一、引言

档案是事业单位的宝贵资源，它涵盖了大量的信息，包括单位员工的身份背景、工作流程的详细记录，以及事业单位的发展历程、单位建设等重要信息，由此可见档案管理在事业单位的整个管理发展过程中都发挥着关键作用。在新时期，事业单位体制改革的进一步推进给传统的档案管理工作带来了挑战，并且对新时期档案管理工作提出了更严格、更细致的要求。因此，要加强档案管理水平，为社会提供更多的、更好的服务。

二、事业单位档案管理的现状

（一）工作人员档案管理观念薄弱

档案资料对于事业单位资源的开发具有重要的参考价值，是制定事业单位发展计划的重要依据和参考资料。然而，目前大多数单位的管理人员还没有认识到档案管理对于本单位发展的重要性，因此在档案部门投入的资金、精力、人力、物力等都相对较少，档案部门工作人员的档案意识薄弱，不能高效的完成规定的任务，也不能保证本单位档案资料的真实性和完整性，最终导致本单位档案管理工作的现代化建设不能很好的实施，当然也就不能很好地适应市场经济体制改革的大趋势。

（二）专业人员缺乏

档案管理工作在各单位的干部管理工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的档案管理工作中，很多领导都没给予重视，导致从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了档案管理工作职能的发挥。

（三）档案管理信息化水平低

随着“互联网+”时代的到来，档案管理工作也要与时代接轨，将现代化的网络技术引进档案管理中。但由于从事档案管理的工作人员年龄偏大，思想意识落后，受传统规章制度的影响，很难将计算机与纸质档案进行有效结合，导致档案管理工作难以实现信息化，这样既增加了工作量，还不能对档案工作进行有效查询。传统的档案管理工作只是简单的对材料进行装卷、整理，注重外在形式的管理，而对于档案材料的完整性和准确性却不是很在意，这就造成了人力资源的极大浪费。虽然在本单位中配备了计算机，但这些计算机也只是进行简单的记录和打印工作，并没有真正建立起数据库，更不能及时对人事资料进行查询，无法真正发挥计算机的职能。另外，我们单位虽然也建立了电子数据库，但是由于软件功能低下，不能对档案管理工作进行有效的整理、筛选，分类、汇总，因而无法有效的将电子数据库与纸质档案进行有效结合，降低了档案管理的有效性。

三、提升事业单位档案管理有效性的途径

（一）增强档案管理人员意识

为了提高我们单位档案管理工作的有效性，首先必须要加强档案管理人员对工作的重视程度，正确认识档案管理工作的作用，真正地将档案管理工作加入到本单位日常工作中来，从而为本单位的档案管理工作的进行创造一个良好的环境，保证档案管理工作的有效进行。

（二）加强档案管理人员的综合素质培养

档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高档案管理人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习；其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求单位在进行档案管理人员选拔时一定要严格。另一方面，为了提升档案管理人员的综合素质必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。

（三）增加硬件投入，加快档案信息数字化建设

加强档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还都不完善，影响了福建省漳州市云霄县人力资源和社会保障局档案的发展。如果硬件投资到位，将会把工作人员从复杂的工作中解放出来，这样既解放了劳动资源，保护了纸质档案的完整性，又方便了档案查询、再利用，在一定程度上提高了本单位的工作效率。

（四）建立档案管理机制

俗话说“无规矩不成方圆”，建立科学的档案管理机制是提升档案管理水平的首要任务。制度的制定不仅能够为档案管理工作的开展提供依据，更能够保障工作有序开展，进一步提高档案管理工作的有效性，使档案管理工作逐步走向规划化、制度化。档案管理制度制定时要结合本单位实际情况，根据单位特点来完善相关各项章程，这样才能使档案管理制度发挥最大的功能。