文/昌吉州农牧机械化技术推广站 盛杨华

优化办公室档案管理工作的方法分析

文/昌吉州农牧机械化技术推广站 盛杨华

办公室管理的各项工作中，档案管理作为其中一项重要工作，起着极其重要的作用，其管理效率的高低，也在一定程度上影响到各项工作的顺利开展。因此，在实际工作中将档案管理工作与网络信息技术相结合，强化档案管理工作的职能，创新办公室档案管理工作，对于资料的保存和管理等有着重要的意义，下面通过目前办公室管理工作中存在的问题做下简要分析，并提出相关的措施，以加强办公室档案管理的实际工作质量。

办公室管理；存在问题；解决方法

随着社会的发展和进步，办公室管理工作中，各部门之间的职责更趋于细分化，导致档案管理工作也成为不可忽视的重要组成部分。因此档案管理工作的规范化发展成为办公室管理工作的重点。然而，在实际工作中仍然存在一些问题，需要我们加以重视，并用科学的措施予以优化。

一、办公室档案管理常见问题

（一）档案管理工作人员意识薄弱。具体到企业日常工作中，由于传统思想的影响，一些企业的管理者还没能意识到档案管理工作的重要性，而负责具体档案管理工作的人员也未能将其视为重要工作，从而造成档案管理工作的实效性缺失。因此，企业的相关管理层和档案管理层要更深层面意识到档案管理工作对于整体工作的重要性。

（二）档案管理人员水平不能满足实际工作要求。由于企业领导层管理人员不够重视此项工作，以至于相关内部档案管理人员没有足够重视，而且很多情况下，此项工作只是一些相关人员作为兼职工作，缺乏档案管理工作人员的职位。加之相关兼职人员没有经过专门的学习和培训，以至于专业管理水平不足，导致其工作效率明显降低。

（三）档案管理工作缺乏创新。虽然档案管理工作作为办公室工作的一项重要组成部分，但是，并没有随着其他工作的方法进步有改善，仍然是采用传统手写的方法。这种传统的档案管理工作模式不仅造成办公成本趋高，而且也导致档案的信息存储工作不完善，极易丢失信息，不便查找和合理的运用，使得工作效率较低。

（四）规章制度不够健全。档案管理的实质性工作较为繁琐和复杂，对于各项工作的开展有着重要的作用。因此，这项工作不仅需要专业工作人员的开展和维持，而且还需要多个部门的配合，而人员的管理需要具体的制度来制约，没有合适的制度，档案管理工作的实际工作就很难得到有效开展。

二、加强办公室档案管理的方法

（一）管理者需要增加对办公室档案管理的重视度。具体到企业实际工作中，相关管理者可以邀请专业的档案管理人员定期进行指导工作，以提升档案管理人员对于自身工作的认识。设立专门的档案管理工作岗，具体工作责任落实到人，以加强工作人员自身的责任感。同时，要加强档案管理的监督工作，形成良好的档案管理工作氛围，促进档案管理工作的健康开展，进而促进各项工作的顺利进行。

（二）招聘专业档案管理人才，并对员工进行专业知识培训。邀请档案管理的专业技术人员对管理工作进行专业技术指导，定期开展针对于档案工作人员的讲座，从而及时发现问题，并采用合适的方法加以解决。此外，档案管理人员对于档案机密要件，要根据《档案法》进行合适的保密工作，注意档案的安全性。同时，企业为员工进行专业的学习和培训工作，以此来提高档案管理工作的实际操作水平，并且相应提升档案保密法等观念，为企业档案的管理工作培育一批比较专业的高素质人才。

（三）与高科技信息技术相结合，实现电子化管理。在实际工作中，对于档案管理工作的要求比较高，而人员管理的过程中容易出现失误。因此，面对信息化发展的时代，计算机可以替代人工避免实际工作中出现的问题。将档案管理工作信息化，这就要求档案管理操作软件适合于本企业，这样可以减少纸质资料出现的占用空间不方便查找等问题。因此，为了有效地进行档案管理工作，企业应该加强档案管理的信息化建设。

（四）完善档案管理制度。为确保档案管理工作能够有效开展，就要求企事业单位有完善的档案管理制度作为依据。它不仅可以为档案程序化顺利进行提供了可靠保障，也为档案的收集、整理、归档和保存等做到有据可依。此外，对于档案的收集的时间和人员也要做相应的规定，以保证办公室档案管理的实际工作效率。所以健全的档案管理制度，能够使得档案管理人员工作顺利开展，也可以保证档案管理工作的顺序性。

三、结论

办公室档案管理工作，作为一项重要管理工作，它不是独立存在的，而是与多个部门之间都有着比较重要的联系。因此，加强办公室档案管理工作的合理化利用，有利于提升企业整体的办公效率。一是提高企业工作人员对于档案管理工作重要性的认识。二是对于档案管理人员进行相关专业的培训，以提高其专业技能和相关的知识。三是对于高科技信息技术加以充分利用，减少传统工作中出现的问题，避免不必要的失误，使得因浪费所造成的损失达到最小化；四是进一步完善档案管理制度，确保档案管理制度得以规范化发展。

［1］于宁宁.创新办公室档案管理工作提高单位内部工作效率——谈如何改进办公室档案管理工作［J］.办公室业务，2013（13）：71.

［2］杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考［J］.办公室业务，2014（05）：171-172.

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