提高办公室档案管理工作效率的策略分析

2016-11-26遂宁经济技术开发区政务服务中心谢蓉

办公室业务 2016年3期

文/遂宁经济技术开发区政务服务中心谢蓉

提高办公室档案管理工作效率的策略分析

文/遂宁经济技术开发区政务服务中心谢蓉

办公室档案与办公室工作具有紧密的联系。该部门工作运行效果将直接影响其他部门工作的顺畅实施。随着信息技术的快速发展，传统办公室档案管理并不能满足实际工作的需要。针对这样一种情况，唯有不断提高办公室档案管理工作效率，才能够满足工作发展的需要。本文就提高办公室档案管理工作效率的策略进行简单分析。

办公室；档案管理；工作效率

就办公室档案管理工作实际来说，该项工作就是收集资料数据，并整理和保存。事实上，办公室档案管理工作就是为能够利用档案记录来反映事物发展的具体过程，该项工作在实际中具有查询与借鉴的作用。就办公室档案管理工作本身来说，纸质档案是最为突出的问题。任何档案都具有一定的机密性。查询纸质档案通常都会面临较多的问题，并且纸质档案占用空间非常广。基于此，就需要合理保存档案。办公室档案管理工作人员做好该项工作，有助于工作的顺利实施。

一、办公室档案管理工作的重要意义

事实上，办公室档案管理具有非常重要的作用。就该项工作而言，提高其效率具有非常重要的意义。首先，提高档案管理工作效率，是适应时代发展的体现。档案是信息产业的重要部分。办公室档案管理工作的实施，其实就是为人们查询信息资源提供便利的一项工作。而这就是办公室档案管理工作最为直接的价值。在信息时代快速发展的过程中，办公室档案管理工作的重要性进一步突出。为能够适应时代发展的要求，更好地服务于人民，就需要高度重视档案管理工作。将该项工作与社会实际需要相互结合。如果该项工作开展的过程中，没有考虑社会性，就会致使其失去应有的价值。其次，促进档案事业的持续发展。从档案工作的本质来看，其具有连贯性、持续性与不间断性。正是由于档案管理工作具有这几方面的要求，就需要高度重视档案管理工作。根据档案管理工作的实际情况，采取相应的措施。做好档案管理工作有助于档案的可持续发展。档案并不是一次形成，其形成具有一定的时间性与历史性。保证档案的完整性，就需要整理、收集档案，预防遗漏或者是丢失。对纸质档案进行全面系统地管理，可以促进档案管理工作的可持续发展。最后，有利于档案事业与国民经济、社会协调发展。社会的快速发展，档案在其中起着非常重要的作用。社会中的各个行业都离不开档案。可见，办公室档案起着无法替代的作用。做好档案管理工作，有助于推动社会的发展。档案将历史发展的轨迹记录下来，具有借鉴与参考的意义。

二、提高办公室档案管理工作效率的策略

从前文的分析中就可以了解到，无论从哪方面来说，办公室档案管理工作都具有其他工作难以替代的作用。而要想将办公室档案管理的价值充分体现出来，就需要采取相应的策略来提高办公室档案管理的工作效率。

（一）实现办公室档案管理的现代化。事实上，就当前社会发展形态与科学技术发展趋势来看，办公室档案管理的现代化是必然的发展趋势。而所谓的现代化其实就是改进传统的管理方式，更新管理模式，这有助于促进办公室档案管理工作适应当前社会发展的趋势。就当前发展形势来看，档案管理工作需要立足于实际。而面对社会发展的变化，档案管理工作也将面临着新的要求。因此，在组织开展该项工作的过程中需要根据具体的要求，制定工作目标。唯有如此，才可提高办公室档案管理的效率。现代化的办公室档案管理模式，会影响整个档案工作。而所谓的现代化，就需要从档案收集、整理与储存、保管等各方面都需要体现出来。应用计算机技术，音响技术、缩微技术、静电复印技术以及激光光盘技术等技术均是先进技术的直接体现。在科学技术快速发展的过程中，将会不断出现先进的技术。实现办公室档案管理的现代化，有利于提高办公室档案管理工作效率。

（二）加强人工智能技术的应用。在现代化逐步发展的过程中，计算机已经成为人们工作与生活不可缺少的重要内容。但是在逐步发展的过程中，人们已经不再满足计算机现有的功能。计算机的人性化设计，可以通过综合性的观察，来体现人性化的服务。利用计算机技术发展人类的智能，可以促进人类快速发展，并且提高解决实际问题的能力，推动人类智力的发展。

（三）实现信息化档案管理。在科学技术快速发展的过程中，计算机技术开始逐渐应用于不同的领域。针对办公室档案管理工作，同样可以借用计算机技术来实行。利用计算机技术，有助于实现信息化管理档案。信息化档案管理，其实就是电子档案管理最为直接的体现。管理人员在对办公室档案实施管理的时候，利用计算机技术，不仅可以快速、准确的收集档案信息，同时还有助于查询档案，促使档案管理在实际中发挥出应有的作用。