文/新余燃气有限公司 王书峰



浅谈对档案管理工作的认识和体会

文/新余燃气有限公司 王书峰

【摘要】随着信息技术的迅速发展，档案的内容和形式更加多样化，档案的作用更加突出，但档案管理工作观念陈旧、从业者能力未能随之提升等因素影响到档案行业的健康发展。笔者通过对档案管理工作的认识、档案人员应具备素质技能以及档案管理的具体操作三方面谈谈自身的认识和体会，以与读者交流。

【关键词】档案；档案管理；认识

在档案管理工作的认识上，很多人普遍认为档案管理工作不如其他经营管理事务重要，这是一个认识误区。对一个单位来讲，档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，为研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护自身利益的重要证明。科学规范地管理档案，是衡量一个单位管理水平的重要标准。

一、关于对档案本身的认识

所谓档案，是指在社会实践活动中形成的具有研究利用价值的各种原始的不同形式的记录和凭证。其具有以下特点和作用：

（一）档案作为记录和凭证，不仅仅反映历史，而且见证历史，还原历史真实面貌。如我国档案人员通过查找到西藏历史档案馆中具有划时代意义的凉州会晤和西藏地方首领萨迦班智达的藏文公开信，清楚地再现了西藏地方归顺元朝中央的史实，这封信直接证明西藏是中国不可分割一部分的珍贵实物史料，有力地驳斥了分裂势力的不法言论。又如早在1403年（明永乐元年）出版的《顺风相送》中，就明确记载了福建往“琉球”航路上中国的岛屿“钓鱼屿”和“赤坎屿”即今天的钓鱼岛、赤尾屿。书中对钓鱼岛的名称做了十分清晰的记录，表明至少在14、15世纪中国人就已经发现并命名了钓鱼岛，钓鱼岛从明朝就属于中国版图，有力地驳斥了日本窃占钓鱼岛的主张。可见档案的存在不仅见证历史，而且成为我们解决领土争端中的有力武器。

（二）档案内容和形式多样化，不再局限于纸质文件和载体。各个历史时期科学技术水平的不同，导致了档案内容和形式内的多样性。古有甲骨文、金石、竹木、帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、光盘等，呈现了文字、图表、声像等不同形式。随着信息的发展，档案的形式由原先可视记录识别转变为依赖机器识别，档案管理模式也经历了传统手工模式、单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式的过程，以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。

（三）随着社会的进步，档案已成为了一种无形的资产，越来越有力地促进了生产力发展的主要因素。许多单位都是利用档案维护了自身的利益。如北京同仁堂利用档案打赢了官司，阻止“同仁堂”被侵犯；有的企业利用档案打赢反倾销官司；特别是在工程建设中尤其是在城市燃气、水、电、通信等市政工程建设中，档案在真实记录建设过程情况的同时为以后设施保养和维修维护提供了依据。国家机关参照历史档案借鉴经验和吸取教训，制定更加合理的政策为国计民生服务。

二、档案管理人员应具备的素质和技能

上述的档案特点和作用，突出了档案管理工作的重要性，对我们档案管理人员提出了更高的要求。

（一）档案管理人员要熟悉档案法律法规，树立档案法制观念，做到“依法治档”。《档案法》是我国的一部专门性的档案法律，是档案工作的原则性和指导性法律，需要档案人员研读熟知，同时除了遵照国家标准外，从事不同行业的档案人员还要对国家有关部门的档案行政法规、地方性档案法规、自身行业档案的标准和依据熟知和掌握，只有熟知这些，才会使档案工作操作起来更加具体、可行，更加得心应手。

（二）档案管理人员要具备较全面的业务知识和技能，更大限度满足档案业务需要。首先，档案管理人员要熟悉档案管理工作各个环节、流程以及各种应对措施，要熟练掌握档案管理软件。其次，档案人员要具有较强的档案保护意识，学会档案保管和维护的技能，一旦档案受到损坏时，要有修复档案的技术和能力，防止损坏扩大。另外档案管理人员因工作的特殊性，知密早、知密多、知密深，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，所以档案管理人员必须具备严格的保密素质，要具备坚定的政治信仰，品德优秀，忠诚敬业，能自觉抵制各种利益诱惑和侵蚀，坚决保守国家和商业秘密。

（三）档案管理人员要有服务意识。档案管理人员不能只满足于提供档案查阅，还要怀有热爱档案和档案事业的心态，对档案管理工作进行升华。充分做好档案统计工作，对档案利用情况进行分析；对档案信息进行编研加工，以便在重大节日、纪念活动中可以利用档案助力本单位的宣传及文化建设工作；还要善于通过对档案的研究为领导提供决策，为本单位的健康发展做好参谋。

三、结合实践，谈谈对档案管理工作具体操作的建议

（一）要建立和完善本单位档案工作基本规章制度，强化档案工作的保障。规章制度要明确档案工作的法律法规标准制度依据，要提出对档案人员的要求和必要的奖惩措施，要强化本单位内部其他各部门的档案工作责任配合，使档案管理各个工作环节有法可依，有据可查。

（二）加强档案工作的组织和领导，重视档案的建设。要成立专门的档案室和档案管理机构，配备足够的档案人员，做好分工，在同级部门之间，上下级机构之间形成档案管理网，按照档案管理工作职责和要求，积极引导，让档案管理工作动起来、活起来。

（三）对档案管理工作进行发掘和深化。档案管理人员除强化前文所述的素质和技能外，还要将档案工作进行前后延伸和发掘深化。档案管理人员既可以提前介入档案的形成过程中，开展业务指导，实现“文档一体化”管理，也可以在信息管理、项目管理、流程管理、集成管理、精细管理、知识管理、资产管理等方面进行开拓，拓展档案管理的范围和领域。