谈信息化对民政档案管理工作的促进作用

2016-11-26菏泽市烈士陵园卢瑾

办公室业务 2016年1期

文/菏泽市烈士陵园卢瑾

谈信息化对民政档案管理工作的促进作用

文/菏泽市烈士陵园卢瑾

【摘要】随着科学技术的不断发展，现代信息技术正在不断地改变着人们的生活方式、工作方式，全球信息化的触角正蔓延到人们日常生活的方方面面。档案管理工作同样经历着这样的改变，伴随着档案管理数字化程度的不断加深，对民政档案管理工作也提出了不同的要求与挑战，进而促使档案管理工作作出与实际相适应的改变，提高工作的质量与效率。

【关键词】信息化；民政档案管理；促进作用

一、民政档案管理的特点

（一）民政档案管理工作以便于查询与管理为出发点。民政部门与档案馆虽都与档案有关系，当两者在实际的功能上有着较为明显的不同，档案馆重在保存某些大事件的档案，保护事件所涉及信息的完整性，以便作为未来信息关键的来源地；而民政部门档案管理的最主要目的是为了服务群众，帮助百姓，为老百姓的日常生活提供信息的支持，所以，民政部门所建立的档案管理系统是开放的，便民的，甚至于在信息化条件下，老百姓可以通过网络技术查询到一部分被公开的档案信息，这样能够更加方便快捷地为老百姓提供帮助。

（二）民政档案的资料具有数量大、种类多，涉及面广等特点。民政档案管理的工作因为其工作性质，档案资料的来源涉及了社会的每个方面，甚至于每个人，因此，民政工作对于维护每个公民的利益，保持社会稳定，推动社会发展都起着不可替代的作用。比如医院部门的民政档案管理涉及了每一位来该医院就医看病者的健康信息，随着患者身份的不同，医院档案管理也会不断地扩大。

二、信息化对于民政档案管理工作的重要性

（一）信息化建设已经成为整个社会发展的方向。民政档案管理的信息化是将档案信息数字化保存在电脑之中，之后可以通过一些相应的软件系统对这些档案进行分类管理，这一点与档案管理所要求的规范化，严谨化的工作准则并不矛盾，反而相辅相成，档案管理的信息化能够促进档案管理的规范化。信息化已经不是一个新名词，我们的生活已经在这个大浪潮之中，且不能自拔，早在上个世纪末，邮件、歌曲、影像等资料就已经完成了向信息化的过渡，进而是人与人之间的文件信息方面的交流离不开现代信息技术的传播。现在的绝大多数年轻人都已经把网络技术当作其生活的一部分，日常的工作学习都离不开这些信息技术，因此，民政档案管理更需要与时俱进，紧跟时代的步伐，才能更好完成社会中各个层次之间、各个部门之前的信息交流，提高整个社会工作效率，推动社会的发展与进步。

（二）整个社会的工作方式发生了变化。任何民政档案管理机构都不是一个孤立的系统，它是与整个社会相关联的，现如今的社会早已经脱离了用书信传递信息的年代，生产关系要适应生产力的发展需求，随着社会生产力的不断发展，计算机，移动手机，平板电脑等的推广，人们已经渐渐地脱离了使用“纸”的状态，从文件设计起草，到修改形成，再到分发各级点位，甚至于管理者的签字都可以在电脑上完成，因此，社会上下对于民政档案管理的要求也有所改变，为了更大限度地服务群众，民政档案的管理工作更应当顺应信息化的时代浪潮，从而提高工作的效率。

三、促进民政档案管理工作信息化的措施

（一）收集数字化的档案原始信息。原有的旧式档案管理办法随着档案数量的不断增加，种类不断增多以及时间的推移，空间的变化，都会导致一系列的管理问题存在，档案信息不全，更新不及时，各个地区的管理方案不统一，格式不相符甚至于档案遗失，破损等问题都是很普遍的，但是随着档案原始信息的数字化，所有人的信息可以保存在同一个电脑系统当中，这样既可以更好地保存档案信息，完成信息的及时更新，统一全社会的档案管理的格式，从而推动整个社会更加协调高效运转，又可以节省大量的用于信息整理与分类的人力物力，推动档案管理无纸化的进程同样能够提高工作人员的工作效率，降低工作难度。再加上与网络相连接，老百姓可以在任何一个地方查询相关的档案信息，在突破时间空间限制的同时，方便了人们的生活。

（二）转变民政档案管理的工作意识。由于档案管理的工作性，工作人员一般都是相对保守的中年人，他们对于新事物总是主观地排斥，所以，应当转变工作人员的工作意识，以提高工作效率与质量为目标，以更好地服务群众为工作的出发点，一方面需要他们打开眼界，开阔视野，不断学习与掌握现代技术，更好地为档案管理工作贡献自己的力量。另一方面，应积极培养新型档案管理人才，既要吸收社会优秀青年作为接班人，又要积极组织各级档案管理人员的培训，为各级民政部门培养大量的人才，特别是基层民政部门，只有基层档案管理有新的突破与创新，才能带动整个档案管理系统向前发展，从而更好地适应新时代、新形势的要求，方便老百姓的生活工作。

（三）加强民政部门档案管理硬件设施的建设。虽说信息化对于档案管理的规范化有着极为重要的促进作用，但“巧妇难为无米之炊”，民政档案管理的信息化进程必须建立在与之相适应的物质载体上，相机、打印机、电脑等信息采集与保存的设备是整个信息化过程中必不可少的部分，民政部门应当加大资金的支持力度，更换性能好、方便快捷的现代信息设备，如：可以通过将档案资料进行扫描，采集信息，进而利用软件进行分类整理，这个过程没有扫描装置或者先进的分类软件是不可能方便快捷地完成信息收集分类工作的。