文/上海浦东发展（集团）有限公司 华爱君



大数据时代对国企档案工作的启示——以上海浦东发展（集团）有限公司为例

文/上海浦东发展（集团）有限公司 华爱君

【摘要】从国有企业引入现代企业管理制度以来，由于种种原因，国企档案工作越来越难以吸引管理层的注意力。本文以浦发集团为例，就大数据时代国有企业档案工作转变工作模式，在提高归档文件完整性、提升企业档案工作生命力、建立集团数字档案馆、传承企业文化及智慧资源方面的启示以及将会给国有企业档案工作带来的新难题进行分析和阐述。

【关键词】大数据；国有企业；档案工作

企业档案工作是企业基础管理工作之一，承担着企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的具有保存价值的原始记录的收集、整理、保管和利用等工作，国企档案工作是国有企业经营管理工作中不可或缺的重要组成部分。然而因为难以为企业的价值创造活动做出直接贡献等原因，档案工作在吸引管理层的注意力、获得更大支持方面，面临着越来越大的挑战。国企档案工作创新工作方式、改变工作模式，主动出击为企业经营，已经成为提升国企档案工作生命力的关键所在。

一、浦发集团基本情况及档案工作现状

浦发集团是一家拥有15年历史、注册资本39.9亿元的大型国有独资企业，集团旗下共有企业274家，其中直接控股企业19家。经过多年的努力，集团档案工作已经建立了比较完善的工作制度和体系，配备了专职档案管理员、档案办公室、库房、阅览室及其他办公设备，能满足档案管理工作的基本需求。随着集团公司信息化进程的推进，包括办公自动化系统、企业档案管理系统等在内的近十个信息化系统已投入使用或正在建设完善，各种各样的数据在集团内网上不断地形成、流转、利用。

二、大数据时代对国有企业档案工作的启示

大数据时代必然是一个高度信息化的时代，在无纸化办公环境下大量的电子文件在网络上形成、传播，使得以往企业档案工作中的一些难题得以解决，但同时也给档案工作带来了新的难题。对于档案工作者来说，怎样促使档案工作跟上外部环境变化的步伐，有效整合各个应用系统产生的数据，使档案工作迅速迈入大数据时代，是我们未来努力的方向，也是大数据时代对国企档案工作的启示。

（一）实现文件材料的即时归档，提高归档文件完整性。作为一家大型国有独资企业，浦发集团的档案工作获得了档案行政部门和集团领导两方面的支持，档案工作已经建立了比较完整的体系，整体上比较规范，但是也难免出现文件材料在工作过程中遗失或者原件遗失仅存复印件的情况，虽然这种情况只是偶然发生，但由于其中的部分材料无法补齐，对档案的后期利用势必会产生一定的影响，这一问题在信息化的工作环境下是完全可以规避的。

（二）实现档案大数据的深度开发，提升企业档案工作生命力。大数据是指所涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理、并整理成为帮助企业经营决策更积极目的的资讯。具有数据体量巨大、数据类型繁多、处理速度快、合理利用可获得高价值回报等四个特征。从大数据的定义和特征来看，档案数据应当是大数据的一种，同样具有大量、多样、高速、价值等特征，档案大数据是一种内生于企业的、具有高度真实性的大数据。档案大数据具有大数据相同的作用，企业完全可以通过分析档案大数据对企业的某些特定事件的发展做出预测，使之成为企业经营、管理活动的参考。

具体到浦发集团，就是通过各种技术手段，在完成档案数字化的基础上，整合集团工作中的各种应用数据和所属企业档案数据，为集团经营决策提供参考。

三、大数据时代给国企档案工作带来的新难题

大数据时代的到来可以解决国企档案工作存在的不少难题，但随之而来的又是一系列新的难题，它们对档案工作的开展将产生不小的影响，这其中首当其冲的就是档案数据的安全问题。档案数据安全，包括档案数据的存储安全和利用安全。存储安全是一个比较容易解决的问题，只需定期对档案数据进行复制和备份即可。而档案数据的利用安全则要复杂得多，特别是在网络监控、黑客攻击如此严重的情况下，除了在制度上限定档案数据的传播范围外，更重要的是防止档案数据的失窃，因此做好档案数据的保护工作是大数据时代档案工作的重要内容之一。

其次，档案数据的整合与分析需要相应的技术支撑。目前档案管理系统所采用的技术手段能够基本满足当下档案管理的需求，但对于档案信息资源的整合和数据的分析还是远远不够的，只有解决了这一技术问题，档案工作的大数据时代才算真正降临。

第三，是档案工作者的角色转变的问题。在传统的档案工作中，档案工作者所扮演的是档案保管者的角色，负责档案整理、保管和利用服务工作，而大数据时代则要求档案工作者更多地承担信息管理者和知识管理者的职能，这就需要档案工作者能够学习和掌握新知识、新技术，突破传统习惯和思维的限制，提升个人素质来适应工作需求。

大数据所带来的信息风暴正在变革我们的生活、工作和思维，它开启了一次重大的时代转型，而随着计算机技术，特别是云计算、物联网等技术的不断发展和成熟，大数据正在促使世界各个领域开始量化进程，国企档案工作必须积极适应时代变革和环境变化的要求，抓住机遇转变传统档案工作模式，应用现代信息技术挖掘企业档案的深层价值，为提升企业核心竞争力服务。

【参考文献】

[1]徐拥军,张斌.企业档案工作的困境与思路[J].北京档案,2007(11).

[2]高茂科.对档案大数据关键环节的认识[ J] .中国档案,2013(10).

[3][英]维克托·迈尔·舍恩伯格.大数据时代[M].浙江人民出版社,2013.