浅谈公文写作中不规范现象的产生原因与应对措施

2016-11-26湖南华升集团公司刘凌冰

办公室业务 2016年1期

关键词：措施

文/湖南华升集团公司刘凌冰

文/湖南华升集团公司刘凌冰

【摘要】在公文写作过程中，经常会发现一些不规范的现象，例如：公文格式不规范，公文写作过程中标点符号使用不规范等。本文结合自身工作实际，认真分析了产生公文写作不规范现象的原因，并依据产生原因提出了相应的改进措施。

【关键词】公文；不规范；原因；措施

一、浅析不规范现象产生的原因

公文作为政府机关各部门之间、政府机关和企事业单位之间沟通的重要方式，有着严格的行文和规范要求。为了提高其规范性，国家相关部门也出台了一系列公文处理办法和标准。但是，在日常工作中，我们发现许多公文还是会出现许多不规范的现象。经过对收集资料的研究，我认为产生这些不规范现象的原因主要有以下几个方面：

（一）对公文写作本质属性的认识不够。通常我们从事写作的动机有两种：一是有感而发。写作者是主动的，是受到某种刺激后，有感触的表达，大多数的文学作品属于这一类。二是遵命而作。写作者是被动的，是按照领导的意图来写作的，行政公文就属于这一类。有的文秘人员就认为，公文写作是被动的，呆板的，不能随意，因此，只是按照领导的意图，照本宣科。还有的人认为，自己很有才干，对领导的授意不重视，只一味按照自己的理解来行文。以上两种情况都是对公文写作本质属性认识不够的表现。实质上，公文的权威性、工具性和规范性，就规定了公文在行文过程中的非自发性和非随意性。但是，这也不是说公文写作就是纯粹被动地表达领导的意图，而是应该在领导授意之后，主动地收集相关资料，了解国家相关方针政策，在此基础上进行公文写作。

（二）公文知识和理念陈旧。我国商业形式的不断发展，要求公文写作也要与时俱进。作为文秘人员，应该及时更新公文写作的相关知识和观念，根据社会的实际需要适时对公文形式进行创新，改变原有的模式，从内容和结构对公文写作进行创新，使现代公文更方便交流，从而提高工作效率。否则，原有陈旧的公文知识和理念只会让文秘人员难以把握公文的发展动态，更不能适应公文发展所带来的连动影响，在实际工作中，就会出现一些问题。比如：“申请报告”不是一种规范的公文，在最新的公文规范中，“请示”和“报告”才是规范性法定公文。如果文秘人员没有及时更新知识，还是按照习惯撰写公文的话，则非常容易出现不规范的现象：一是非法定文种，如总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复、准则、条例、规定、办法、细则、汇报等。二是重叠的文种，如请示报告、意见报告、请示函。三是生造的文种，如情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、批转、转发、申请。

（三）思想认识不够。由于思想认识不够，容易出现以下几种情况：一是很多人认为，公文的格式无所谓，只要能够准确表达内容，不影响实际工作中公文的执行就行了。这种思想很典型，也很普遍。因此会出现草率写稿、马虎审核、随手签发的不规范现象。二是有些人对学习公文规范不重视，不重视公文规范学习就会出现办文水平低的问题。三是有些文秘人员责任心不强，不深入基层调研，不了解实际情况，只是把自己关在办公室制作公文，结果造成公文脱离实际，影响领导正确决策。

（四）一些部门的权力因素影响到公文的规范性。按照国家行政公文处理办法的有关规定，公文中“请示”和“报告”属于上行文，只有请求上级单位予以办件或者向上级单位汇报工作采用上行文；“函”属于平行文，不相隶属的平行单位之间以公文沟通，用此种公文格式。但是，在实际工作中，尤其是企业单位对同业务工作有联系的平级、甚至级别还低于自身的相关权力部门行文时，如果用平行文，这些权力部门就会不乐意。他们认为企业的业务工作在自己辖区内，要请自己帮助完成某项工作，不用上行文，而是用平行文，这是不尊重他们的表现，就会直接影响到公文的执行。因此，很多时候出于无奈，不能规范使用公文格式，而写出不规范的公文。

二、加强公文写作规范性的改进措施

（一）注重知识积累，切实提高思维能力。一是要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想等党的方针政策，熟悉和掌握党的各项方针政策。二是要加强公文写作理论知识的学习，多读公文写作方面的书籍，多看规范化的公文，认真学习公文写作的相关规范。公文写作不像文学作品那样自由灵活，是要按照相关的规范来行文的，因此，无论是负责审批公文的领导，还是从事公文写作的文秘人员，都要认真学习国家相关部门出台的一系列公文写作规范。在写作过程中，要在内容上、格式上、语言风格上符合相关规范要求。特别是要对新出台的或者是公文写发展过程中出现的新生事物，进行认真研究。三是要学习相关业务知识，切实提高文化水平。在公文写作过程中，必然会涉及相关工作的具体业务知识，或者某一学科的相关知识点，作为公文起草人员，必须掌握了这些知识，才能够阐述清楚，表达准确。四是勤于练笔，切实提高写作水平。公文写作具有自身的特点，不管是文章的结构还是语言表达，都应该符合相关规范，如果只是学习理论是不够的，要在实际工作中，勤于练笔，不断积累写作经验，努力提高写作水平。五是重视范文学习。要从大量的公文中，挑选出比较规范的公文，作为范文进行研读，学习他们的经验，同时，根据自己的水平，从大量的公文中寻找毛病，探究出现毛病的原因。

（二）强化沟通，把握领导意图。公文大多是领导意图或者领导集体意图的体现，起草者只有充分了解领导意图，才能够拟出高质量的公文。因此，文秘人员应该特别注重写作过程中与领导的沟通。写作前，要留意领导人或者领导集体在下达公文写作任务之前的一些“征兆”，同时，通过跟随领导调研，听领导讲话，了解近时期以来领导人或领导集体的思想重点和工作打算。在写作过程中，起草人一定要抽时间让领导谈一下他的意图和想法，如果提纲写好了，最好能和领导共同审议一下，这样，在写作的时候就会更顺畅。初稿形成以后，要先征求主要领导的意见，让他审阅初稿，同时，与其他相关领导进行沟通。除此之外，公文正式签发后，在执行过程中，不管是领导还是撰稿人，都能了解到一些反馈信息，这时候，撰稿人也要和领导进行沟通，特别是对公文产生的负面效应进行分析，比如标准太高，执行起来有一定难度，对实际情况了解不够，话讲过头了等等，公文经过实践的检验之后，撰写者应该认真进行总结，绝对不能签发以后就不管不问。

（三）整顿作风，提高思想认识。从上述原因分析中，我们知道，各部门的权力因素也能够引起公文的有意识的不规范，领导或者文秘人员不重视公文的规范性以至于明明知道公文不规范，也不愿意下功夫加强一下，这些问题都反映了工作作风方面的问题。因此，要切实加强工作作风建设，通过宣传引导、出台相关文件，使各级各部门都能重视公文规范性的重要性，领导和公文撰写者都能够严格执行公文规范，避免因为权力或者思想认识不够而出现公文办理程序或者公文格式的不规范现象。