分析档案集约化管理的必要性及优势

2016-11-25黑龙江省大庆油田第七采油厂基建管理中心高红英

办公室业务 2016年15期

关键词：集约化档案室利用

文/黑龙江省大庆油田第七采油厂基建管理中心　高红英

分析档案集约化管理的必要性及优势

文/黑龙江省大庆油田第七采油厂基建管理中心高红英

当前，面对全面深化改革的新形势新任务，对档案工作提出了新要求，要求进一步创新档案收集模式、管理手段、服务机制，进一步提高档案干部队伍素质。本文从创新档案管理模式入手，深入分析档案集约化管理的必要性，并结合实际情况，阐述该管理方式的优势。

集约化管理；降本增效；优势

一、前言

当今社会是信息社会，信息无处不在。它是资源，更是财富，只有实行系统控制，才能达到有效利用，实现科学管理。档案集约化管理，从节约与效率入手，体现了降本增效的思维理念。

二、档案集约化管理的必要性

（一）降本是创新档案管理模式的基础。

1.节约人力。作为一个独立的企事业单位，在进行政治、经济、生产等活动与社会各方面联系在所难免。由此而产生和形成的档案信息，它既是不能再生的潜在资源，又是事业发展的必备财富。例如：文书、科技、人事、声像、财务等档案，分别保管在相关部门由专职或兼职人员负责，管理水平参差不齐，规章制度的执行难以统一，工作质量不能保证，难以形成推动档案事业发展的合力。只有把各类档案信息都集中到档案部门，由专业技术人员管理，才能最大限度地发挥档案管理专业人才的优势。

2.节约物力。管理现代化是一个动态概念，他更多的是被赋予了时代的内容。必要的物质、设备已成为档案管理科学化、规范化中的不可缺少的硬件部分。而分散管理，有些专业设备重复或难以备齐；信息整理、存储等设备共用，又使档案信息的安全性难以保障，而集中统一管理档案信息，能对档案管理的现状和发展做出适时的统筹考虑，它可以根据单位的特点，利用情况及时整合各类档案信息，集中优势力量，主攻最迫切，最关键的问题，解决设备使用中的优化配置，减少档案信息中物化了的知识损耗，以达到物尽其用。

3.节约财力。从信息的收集、整理、归档、编研、利用等一系列工作中，各环节都含有科学管理的因素。因此，在技能的培训、设备的使用中，必然有一定的财力投入和知识、设备的更新。有限的资金能否用好，能否起“到“好钢用在刀刃上”的效果，能否及时捕捉到管理最好的方法、科技的最新动态。

（二）增效是档案集约化管理的必然结果。

1.集中统一管理能促进专业水平的提高。各类档案信息集中到专业人员手中进行管理，它突出的是规范化，各类档案千差万别，但它的管理思路是一致的。客观上，各类档案信息，数量大，范围广，利用的人多，整理、编研所花费的时间长，给档案人员造成很大压力；在主观上要求档案人员必须要自觉地钻研业务，潜心研究各类档案的特点、现状及发展，争取更多的学习培训机会，以掌握最新的管理方式、方法，通过对各类信息的了解和把握，从多角度开发、介绍、推广档案信息，增加信息中的含金量，实现信息间的互补，进而培养和挖掘自我创新的能力，在社会上找准发挥自己专业特长的位置。

2.集中统一管理，使档案部门真正成为信息源。各类档案信息在档案部门交叉汇总，统一对外提供利用，档案部门在此起到了信息集散地的作用。这既有利于信息的筛选和互补，更有利于形成综合性强的信息。

3.集中统一管理，在服务上凸现了“ 以人为本”的理念。科学管理的最终目的就是更好地为社会所利用，在服务层面上，表现为信息广泛，方便快捷，利用者可以在同一地点查阅了解到各类相关的信息，感受到专题汇编、特色检索、专业咨询、网上查找、浏览等“一站式”服务，它顺应档案信息形成到利用的自然过程，理顺了信息之间相互渗透、相互联系的关系，在节约档案信息管理投入各要素的同时，提高了档案信息的利用率。

三、档案集约化管理的优势

（一）确保了档案资源的完整和安全。一是方便扩大档案收集范围，将有用的档案收集齐全；二是可以避免档案重复收集，保证数据源的唯一性；三是能够将“死档案”变为“活档案”，建立动态有机的档案资源体系。在油田企业中，很多资料档案是具有联系性的，比如油田勘探开发类档案，反映地下形态、结构的资料与地面施工资料都有相关性，但是这些资料由两个不同的部门产生，分别存放在不同的档案室，如利用者需要就要分别去两个档案室查阅，既大大增加了借阅的难度，又浪费了大量的时间。

（二）减少了大量的重复投入和不必要的浪费。一是能够集中力量加强档案“八防”管理，实现档案库房精细管理；二是能够按照涉密档案标准，提升涉密档案管理水平。三是减少档案库房低水平建设，降低企业成本。目前油田企业三级单位的档案室虽然不大，但是大都有相应的配套设施，仔细算一下每个小档案室的投资不少于几十万，20个这样的档案室，就是几百万的资金投入，档案数量不多，借阅量不足库存的十分之一，是三级档案室普遍存在的现象。

（三）全面实现了档案信息资源的共享。一是能够将“档案库”变为“思想库”，为企业决策提供有力支持；二是能够方便用户查阅，提高用户满意度；三是能够促进档案数字化建设，提供便捷档案服务；四是有利于开发档案编研成果，提升档案价值。全面实现了档案信息资源的共享利用。将多个小档案室的档案资源进行合理整合，去除重复档案、密级档案，将有价值档案的电子件上载到公司局域网内，方便更多人查询利用。