试论执法单位如何加强文书档案管理

2016-11-25四平市普通公路超限超载运输检测站贺飞

办公室业务 2016年14期

文/ 四平市普通公路超限超载运输检测站贺飞

试论执法单位如何加强文书档案管理

文/ 四平市普通公路超限超载运输检测站贺飞

执法单位的文书档案管理工作已经成为各相关单位以及社会广大民众所普遍关注的问题，加强文书档案管理不仅仅可以为执法单位的顺利发展以及执法工作的开展提供积极的支持，还能够确保法律授权工作的顺利开展。文中主要对执法单位的文书档案管理的重要性、强化文书档案管理的措施进行了分析与探讨，以期能够促进执法单位的文书档案管理工作的改进。

文书档案；执法单位；管理

执法单位中的文书档案的形成贯穿于从受理开始到审查、核准以及最后发布公告的各个环节，并在对执法单位的监督管理工作中形成。在执法单位的日常工作中，文书档案管理工作有着非常重要的作用，因此执法单位的年度报告以及日常监督管理中所形成的各种文件都应该及时地送交给档案管理人员，确保文书档案能够及时归档。

一、执法单位做好文书档案管理工作的重要性

（一）提供具备有法律效力的凭证。执法单位产生的文书档案是单位设立、变更以及开展各种活动的历史记载，同时也是真实反映执法单位开展各项执法活动以及开展法律授权工作整个过程的重要凭证。这些原始材料能够为执法单位以及其余各个相关部门查处违法违纪行为提供非常重要的依据，同时还可以在相关的诉讼之中发挥出非常重要的凭证作用。

（二）是国家档案的重要组成部分。在我国，开展档案工作的基本原则是：对国家全部档案进行集中统一管理，维护档案信息的完整和安全，为党和国家的各项工作提供有力支持。执法单位在我国的经济、政治以及文化活动中都有着非常重要的作用，特别是对于社会的发展有着相当重要的影响。执法单位文书档案作为执法单位发展变化情况的真实记录，是国家档案的重要组成部分。建立并保管好执法单位文书档案是对国家历史档案的一种重要补充。

（三）为社会大众提供重要的查询服务。社会主义市场经济体制逐步完善，市场体系也在这一过程中得到了完善。执法单位在社会经济生活中所发挥的作用也越来越重要。执法单位中的文书档案真实记录了单位的各项活动情况。这些档案资料根据相关规定进行合理地开发利用能够为社会各个方面提供具有巨大价值的信息服务。

二、执法单位加强文书档案管理的措施

（一）做好宣传教育工作，改善对档案管理工作重要性的认识。首先，需要做好对档案管理工作的宣传以及对相关法规的学习与贯彻工作，让单位上下都能够从思想上真正地认识到文书档案管理工作的重要性，进而营造出一种关心、支持文书档案管理工作的气氛，让各个部门相互之间能够加强配合、协调与支持，上下齐心协力做好文书档案管理工作。其次，要从领导干部开始，对文书档案管理事业的发展引起高度重视，将文书档案管理工作融入整体工作计划之中，定期对存在的问题进行分析，并及时进行指导与帮助，要从办公条件、人员配备以及学习培训等多个方面进行倾斜，为开展文书档案管理工作营造良好的外部环境。最后，需要树立档案管理是一项全局性、基础性工作的牢固意识，不能仅仅认为文书档案管理是档案管理工作者的任务，要认识到文书档案管理是整个单位的工作任务，每一个人都要遵守档案法规，每一个人都有义务、有责任提供、保管各种文书档案资料，避免让档案工作者去“孤军奋战”。

（二）强化队伍建设。要选拔一些具有较强政治意识、责任心以及良好专业技术能力的人才到执法单位的文书档案管理工作岗位上来。需要加强对执法单位文书档案管理人员的日常性教育以及管理，要鼓励他们用务实的工作态度以及扎实的工作作风，及时去收集与整理各种文书档案，并定期将这些档案移交到档案室中，以便于及时准确对文书档案归档整理，不出现疏漏的地方。

（三）强化各个部门之间的协调与配合。执法单位中文书档案管理工作不可能仅仅是依靠一个部门就能够做得很好，还需要执法单位中的其他各个部门的协作与配合。为此，需要不断增强各个部门之间的协调与配合，只有这样才可以保证执法单位的文书档案收集工作更加全面、完整，才能够保证执法单位的文书档案管理工作取得实效。

（四）打造完善的监管体系。执法单位想要确保文书档案管理工作可以顺利地开展，就需要让监督工作体系得到不断地完善，也就是需要针对文书档案管理工作中所可能出现的漏洞、疏忽去选择相对应的监督方法：首先，执法单位要建立起文书档案监督管理部门，要保证文书档案管理相关的各项工作都可以得到有效监督。其次，要能够对不同文件、数据来源的真实性进行有效的甄别，尽可能避免无效数据为管理以及领导阶层的预测带来误导，尽可能减少各种负面影响。最后，需要做好档案工作人员的监督，要利用制度、措施以及政策等多种方法来改善执法单位文书档案管理工作的有效性、真实性以及全面性，发挥出执法单位的作用。